Внедрение Битрикс24 в коворкинг "СОЛЬ"

1. Краткая информация о клиенте

Соль – это офисы и event-пространства от создателей лучшего офиса в мире по версии международного издательства inc.com, компания занимается предоставлением рабочих мест в коворкингах, арендой офисов, организует мероприятия на необычных площадках, лофты, фотогалереи, крыши, белоснежные залы и пляжи.

В настоящий момент на портале компании работает шесть сотрудников, тариф Профессиональный.

Офис Соль находится в центре Екатеринбурга, но деятельность компании также распространяется на Москву.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

При обращении компания использовала для работы онлайн-таблицы, мессенджеры и электронную почту. Предоставленного функционала для организации полноценной работы было недостаточно, работать приходилось во множестве окон, отсутствовала возможность контроля руководителем и аналитики процессов.

Руководство компании обратилось в студию «LID.Group» с запросом о необходимости автоматизации процесса продаж, оптимизации работы менеджеров, контроля работы менеджеров со стороны руководителя, прозрачности и наглядности коммуникаций как с клиентами, так и внутри компании, необходимостью омниканальных коммуникаций с клиентами.

Выбор Битрикс24 был обусловлен полным набором инструментов для ведения бизнеса и полноценной презентацией возможностей с нашей стороны.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

Ввиду того, что на этапе переговоров потребности компании не включали сложных автоматизаций и интеграций, обоюдно было принято решение о проведении экспресс-внедрения.

На первом этапе был проведён аудит бизнес-процессов компании с их детальным анализом, после чего мы сразу приступили к выполнению работ.

В процессе внедрения выполнены следующие работы:

1. сформирована структура компании;

2. выполнены настройки воронок Лидов и Сделок, полей карточек Контактов, Компаний, Лидов, Сделок с учётом специфики работы компании, связанной как со сдачей в аренду офисов, предоставлением рабочих мест в коворкингах, так и организацией мероприятий.

3. интегрированы каналы взаимодействия с клиентами: Telegram, WhatsApp, Instagram, Facebook, интегрирован сайт на Tilda;

4. интегрирована телефония Mango;

5. произведена настройка роботов для автоматизации процесса продаж:

5.1. автоматические уведомления менеджеров о:

- создании новых Лидов, Сделок;

- задержках в обработке Лидов, ведении Сделок;

- необходимости коммуникации с клиентом в указанную дату и время встречи;

5.2. автоматические уведомления руководителю о необходимости контроля работы менеджеров:

- при длительной обработке Лидов, ведении Сделок;

- при проигранных Сделках;

6. разработаны и созданы шаблоны автоматического формирования договоров в зависимости от сегмента (юридическое, физическое лицо), услуг, локаций с автоматических занесением в договор необходимых данных: название мероприятия, сроки аренды, номера помещений, этажи, адреса помещений, паспортные данные арендатора, условия аренды и многое другое;

По итогам внедрения был проведён мастер-класс с детальной проработкой процесса с менеджерами и руководством. Также была проведена дополнительная встреча для разбора возникших у сотрудников вопросов в ходе работы на портале компании.

4.   Работа с решением. Достигнутые результаты

Менеджерами компании активно используется функционал CRM: ведение Лидов и Сделок, создание Контактов и Компаний, коммуникации с клиентами через открытые линии, формирование договоров.

5.   Преимущества от внедрения

Внедрение CRM положительно отразилось на эффективности работы менеджеров, автоматическое формирование Лидов из подключенных каналов связи исключило потери клиентов, обеспечен контроль работы со стороны руководителя для принятия своевременных решений, изменения стратегии. Упростилась с точки зрения эргономики коммуникация с клиентами, общение происходит в «одном окне» через открытые линии Битрикс24. Увеличилась скорость формирования документов, снизились ошибки, вызванные человеческим фактором.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе

Руководство компании отмечает удобство единой базы заказчиков и контрагентов, в которой хранятся все собранные данные, контроля работы отдела продаж, прозрачности динамики и результатов работы подчиненных, учета и анализа статистики движения Лидов и Сделок, общения с клиентами в одной системе, быстрого и автоматического формирования документов.