Битрикс 24 для компании Оптиком.

1. Краткая информация о клиенте

Компания «Оптиком» состоит из 16 человек, и ведет деятельность в сфере поставок телекоммуникационного оборудования. Основной офис компании находится в г. Новосибирск.  

2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Основной запрос от клиента состоял в необходимости систематизировать и автоматизировать процесс по работе с клиентами – начиная от получения заявки и участия в тендере до закупки оборудования и поставки его покупателю.

Клиент хотел начать вести базу заявок по тендеру и вовремя отслеживать результаты по ним, а также собрать единую базу клиентов.

Выбор нас в качестве исполнителей был сделан потому, что у нас есть опыт в описании бизнес-процессов с сфере госзакупок и мы смогли найти общий язык. 

3. Процесс внедрения, особенности проекта

Было проведено интервью клиента, составлена блок-схема процессов.

Настроили 5 воронок сделок, прописали этапы согласно требованиям и настроили бизнес-процессы.

   1.     Воронки 

Под каждый подпроцесс настроена отдельная воронка. Воронка «Отдел продаж» (самая длинная): менеджеры по продажам берут в работу клиента, оформляют новую заявку, при необходимости предлагают тестирование оборудования, составляют коммерческое предложение. Далее работа переходит в воронку «Тендерное сопровождение»: тендер-менеджер подает заявку, участвует в аукционе, подписывает контракт. После тендера начинается прохождение по этапам воронки «Закупка оборудования»: менеджер по закупкам оформляет заявку и контролирует поступление оборудования на склад. В воронке «Доставка оборудования» ответственный менеджер оформляет заявку на отгрузку оборудования клиенту и контролирует получение. Как только оборудование получено, начинается работа в воронке «Дебиторская задолженность» по запросу оплаты от клиента и контролю получения закрывающих документов. 

2.     Роботизация

Каждый этап воронки включает в себя от 1 до 3 роботов, это позволяет избавить менеджеров от рутины постановки задач, уведомления коллег о совершенных действиях и контролирования крайних сроков.

Роботы помогают как менеджерам, так и руководителям. В процессе настройки каждый робот обсуждался с собственником бизнеса, именно поэтому и стало возможно настроить их наиболее точно под задачи компании. 

3.     Бизнес-процессы

Помимо роботов были созданы несколько схем бизнес-процессов для автоматизации согласования документов и оплаты счетов.

Бизнес-процесс «Согласование счета» позволяет оперативно проверить документ и поставить задачу бухгалтеру на оплату и получение отчетных документов.

Бизнес-процессы «ОГО»/ «ОИК» позволяет менеджеру подать документы по обеспечению гарантийных обязательств/обеспечению исполнения контракта на согласование, поставить задачу бухгалтеру оплатить счет и собрать закрывающие документы. 

4.     Интеграции

Были подключены облачная телефония Mango Office и почты сотрудников. Почта позволила организовать быстрый доступ к переписке с клиентом в карточке сделки, что облегчило работу менеджеров. В облачной телефонии была настроена очередь распределения звонков и запись разговоров для контроля за работой менеджеров и удобства доступа к проведенным звонкам, если менеджерам необходимо вспомнить, какие договоренности с клиентом были обговорены.

   Инструменты Битрикс24, включая возможность использовать внешние интеграции, полностью закрыли потребности клиента по базовому первичному внедрению Битрикс24.

 4. Работа с решением. Достигнутые результаты

Спустя несколько недель после внедрения и начала работ в Битрикс24 руководители смогли получить отчеты по эффективности и загруженности сотрудников. 

Автоматические задачи и бизнес-процессы по согласованию документов помогли менеджерам структурировать свою работу по каждому проекту, сократив время на рутинные операции, значительно снизилось количество забытых счетов и зависших сделок. С помощью календаря и функционала задач менеджеры смогли научиться четко планировать свой рабочий процесс, вследствие чего повысилось количество закрытых за день дел.

Интеграция почтовых ящиков с Битрикс24 позволила менеджерам оперативно находить в переписке, которая доступна в карточке клиента, необходимую информацию и документы. Интеграция телефонии также позволила решить вопрос с быстрым доступом к информации для менеджеров и дала руководителям дополнительный инструмент для контроля эффективности сотрудников.

5. Преимущества от внедрения

 Благодаря внутренним чатам и ленте новостей систематизировалось общение между сотрудниками, работа ведется в рамках задач и дел в CRM. Сократилось время на согласование и оплату счетов и других документов по сделкам с помощью настроенных бизнес-процессов. Автоматические задачи и напоминания позволяют сотрудникам не отвлекаться на планирование дел, а заниматься общением с клиентами и непосредственным выполнением задач.

 6. Примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.

- В отделе тендерных закупок сократилось время на подачу заявок по тендерам, автоматические напоминания о дате проведения тендера помогли менеджерам меньше забывать про важные тендеры

- Использование внутренних чатов и новостной ленты оживило корпоративную жизнь компании, благодаря ведению задач сотрудники повысили свою эффективность.

7. Отзыв клиента о проделанной работе (отзыв опубликован на портале 2Гис)

Быстро, качественно настроили Битрикс. Помогли сформировать и прописать воронки продаж, настроить бизнес-процессы и задачи. Так же подготовили информативные инструкции, что упростило задачу обучения новых сотрудников.