Инфотех

1. Краткая информация о клиенте

Инфотех - лицей информационных технологий в городе Йошкар-Ола. Занимается обучением по направлению стилевой, визуальной и программной организации информации в электронном формате.

Компания состоит из руководящего состава, менеджеров и группы преподавателей. Общее количество сотрудников в CRM-системе Битрикс24 - 55 человек.

2. Необходимость внедрения Битрикс24: С какими задачами пришел клиент

Компания разделилась на 2 структурных подразделения: Инфотех и Инфосфера. Работать в едином пространстве для руководителей подразделений стало неудобно.

Разделение Контактов и Сделок по полям и направлениям не упростило ситуацию - Компании было не удобно отслеживать коммуникации и контролировать базу. Также, было сложно внедрять новых сотрудников и принимать решения по правам доступа, так как для просмотра статистики учеников доступ у сотрудников должен быть ко всей базе. В связи с этим, Компанией было принято решение разделить деятельность на 2 CRM-системы.

Для воспроизведения требуемых настроек в штате был специалист. Однако, оставалась задача по переносу базы подразделения Инфотеха на новый портал. За этим Компания обратилась к нам за помощью, так как с нами ранее уже производилось сотрудничество, в том числе по вопросу продления лицензии.

Основная цель проекта: разделение рабочего пространства для упрощения рабочего процесса с сохранением базы Контактов и оптимизация работы сотрудников.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

Данным проектом решались проблемы руководящего состава по вопросу контроля деятельности сотрудников и проблемы сотрудников по поиску информации.

Для импорта важно, чтобы настройки CRM на двух порталах совпадали (пользовательские поля, стадии Сделок и т.д.). Поэтому, настройки производились аналогично первому порталу. Однако, на первом портале было несколько замечаний, которые в момент переноса были учтены.

Разделение начиналось с подготовительного этапа с привлечением сотрудника со стороны заказчика. Опирались на желание на новом портале начать работу с учетом предыдущих ошибок и особенности импорта.

Так как при импорте Компаний Контакт подставляется по имени, основным действием подготовки являлась актуализация состояния базы, в том числе:

• Проверка корректности и актуальности заполненных данных:

• Наличие имени;

• Наличие названия Компании;

• Корректный номер телефона (в формате +7 (999) 999 99-99 либо 8 (999) 999 99-99);

• Отсутствие дубликатов:

• Объединение - при наличии дубликатов по ФИО, номеру телефона, почте или названию компании необходимо осуществить объединение;

• Изменение - при наличии дубликатов по ФИО, являющихся полными тезками (для корректной подстановки добавить цифру в имени).

Также, были учтены замечания к первому порталу. В основном, речь идет о поле “Класс”. Так как Компания занимается обучением, фиксация информации по обучающемуся предполагает фиксацию класса. Данное поле сотрудники с доступом к настройкам несколько раз дублировали (например, при добавлении CRM-формы).

В общей сложности, полей с одинаковой информативностью было 6. Типы данных полей были также разными: строка, список и число. Поля также заполнялись в разных форматах, например “10”, “10-й”, “в десятом”, “переходит в 10-й класс”, “10, остался на второй год” и т.д.

На новом портале данный момент был учтен: было создано одно поле в виде списка (со значениями: “1 класс”, “2 класс”, …, “11 класс”).

Внесение изменений также потребовалось в файле импорта. Для этого, в таблице Excel, полученной в результате экспорта, с помощью формул был отделен числовой класс со всех полей и записан в новое поле. Если поле с классом было пустое, проверялось наличие текстового варианта (“девятый”).

Из технических сложностей и нюансов:
В рамках проекта переносилась база CRM (в том числе Контакты, Компании, Сделки) с помощью функционала экспорта/импорта.

Сложности:

• При переносе данных многие связи теряются.

• Особое внимание уделялось номеру телефона, так как если номеров несколько, Excel воспринимает +7 в номере телефона как формулу и импортирует данные как “Е+...”.

Для учета данных моментов алгоритм импорта был следующий:

1. Импорт Компаний:

1. Файл импорта Компаний с одним номером телефона;

2. Файл импорта Компаний с двумя и более номерами и последующая проверка корректности;

2. Импорт Контактов:

1. Файл импорта Контактов с одним номером телефона;

2. Файл импорта Контактов с двумя и более номерами и последующая проверка корректности;

3. Проверка сопоставления с Компанией;

3. Импорт Сделок;

1. Проверка сопоставления Сделок с Компанией.

Для импорта и проверки было добавлено временное пользовательское поле “ID первого портала”, позволяющее найти сущность без привязки на старом портале по ID. Некоторые сущности все же остались без привязки. Для их связки был написан скрипт.

Обучение функционалу не требовалось, так как Компания уже знакома с функционалом Битрикс24 и вовлечена в процесс. Однако, после переноса была проведена консультация по функционалу фильтрации и по алгоритму проверки (сравнения) перенесенной базы с первым порталом.

Сложностей во внедрении не возникло.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

Для Компании решена задача с разделением деятельности на 2 CRM-системы и упрощением поиска информации.

Также, сотрудникам выданы рекомендации по дальнейшим настройкам CRM, в том числе созданию CRM-формы.

Пример использования функционала:

Сотрудник отдела продаж получает входящий запрос (Лид) и фиксирует информацию в пользовательских полях, записывает ученика на курс. С помощью робота направляется информационное письмо по процедуре принятия на курс и необходимости пройти тестирование в определенные даты. 

При наступлении даты тестирования сотрудник изучает список зарегистрированных лиц. После тестирования фиксирует результаты и направляет письмо с результатами. Если тестирование пройдено, ученик зачисляется на обучающую программу. Список также контролируется в разделе CRM.

5. Преимущества от внедрения

Основными преимуществами от внедрения можно считать налаженный и упрощенный процесс Компании.

Сотрудник не путается в фильтрации для поиска информации, а также точно понимает, в какие поля необходимо вносить информацию.

Также, Компания обладает актуализированной базой Контактов, что в дальнейшем позволит предложить пройти определенный обучающий курс.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе

С Заказчиком продолжается сотрудничество. Для получения обратной связи по текущим работам была отправлена CRM-форма. 

Исходя из заполненной информации, Компания довольна работой специалистов и рекомендовала бы нас своим коллегам и партнерам.