Корпортал "БИЗНЕС-ОТЕЛЬ КАРЕЛИЯ"

Корпоративный портал — как инструмент управления отелем? Неожиданно, не правда ли? Единое информационное пространство для всех сотрудников от руководства до горничных. Свои профили работы для метрдотелей, барменов, портье, сотрудников кухни и технического персонала.

Как это у нас получилось

«Карелия» — это бизнес-отель в полном понимании этого слова. Кроме заботы о разных посетителях от групп иностранных туристов и делегаций до любителей семейного отдыха, на территории отеля так же проводятся конференции и семинары, деловые завтраки и презентации, работает ресторан и бар. Параллельно ведётся множество процессов подготовки мероприятий, поддержания в идеальном состоянии имущества отеля, производство закупок и работа с мнением посетителей.

Руководство отеля жаждало получить инструмент, который позволил бы регламентировать все эти процессы, собрать в едином пространстве такие разнородные информационные потоки, сделать общение между сотрудниками и обмен жизненно важной информацией действительно оперативным и круглосуточным.

Распутывать этот клубок мы начали с общения с руководителями служб и отделов. В ходе опросов мы смогли выделить основные потребности и предложили свои практики эффективного решения задач. При этом нам было очень приятно общаться с этими людьми. Это тот самый случай, когда энтузиазм и неравнодушие позволили проекту свершиться.

Что мы сделали

Первое и, пожалуй, самое главное, что удалось сделать — запустить свободное общение сотрудников на Портале. Обучение и консультации, помноженные на энтузиазм, дали высокий уровень вовлечённости людей, сняли барьер для общения и позволили людям свободно делиться информацией друг с другом. Используя группы, мы решили вопросы организации профессиональной коммуникации портье и барменов. Людей, работающих посменно и организующих сервис круглосуточно, нужно было связать в единый процесс информирования, дабы все ответственные были в курсе происходящего и происходившего на участке.

Так же мы автоматизировали заявки в сервисные службы и обработку обращений посетителей. Организовали хранение и согласование документации, электронный документооборот, что облегчило общую работу и взаимодействие административных подразделений компании (бухгалтерии, кадровой службы, руководства).

С помощью системы постановки и контроля задач разные службы отеля могут взаимодействовать друг с другом в режиме он-лайн (без лишней беготни и звонков), уточнять задания и контролировать их исполнение. Что значительно сокращает время реакции с каждой стороны и выполнения поручений.

Различные внутренние вопросы сотрудников сейчас обсуждаются в группах, устраиваются голосования по темам. Все это повышает мотивированность сотрудников к работе и общий положительный настрой.

Результаты

Значительно повысилась эффективность взаимодействия сотрудников разных направлений работы, портал помогает быстрее выполнять поставленные задачи, сократить временные затраты на общение, получение обратной связи и достижение конкретных результатов.