Внедрение Корпоративного портала и Бизнес-процессов ООО «Неон»
Краткая информация о клиенте
Компания: ООО "НЕОН"
О компании: ООО «Неон» обладает большим опытом разработки проектно-сметной документации. Проекты успешно реализуются, повышая качество городского пространства.
Число сотрудников работающих в Битрикс24: более 100 человек
Город: Москва.
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
В компанию обратился Руководитель IT отдела Владислав с потребностью в помощи разворачивания коробочной версии и так же настройке Бизнес процессов в компании. На момент обращения:
Как принято в нашей компании, начали работу мы с проведения подробного аудита компании ООО «НЕОН». Детально проанализировав процесс, было принято решение для внутренней работы компании использовать стандартные возможности Битрикс24 (Чаты и звонки, Новости, Задачи, Почта).
Для реализации процессов согласования договоров, счетов использовать функционал бизнес-процессов в ленте новостей в Битрикс24.
После проведения аудита процессов компании, было составлено ТЗ, в котором подробно расписали логику и этапы каждого процесса.
Были определены следующие задачи внедрения:
Настройка структуры компании была реализована таким образом, чтобы на нее можно было опираться в Бизнес процессах и в дальнейшем при появлении новых сотрудников или уходе существующих не надо было перенастраивать все процессы.
В процессе согласования договора, при создании заявки заполняется ряд полей для согласования договора. У инициатора есть возможность при заведении заявки выбрать контрагента или завести его в справочнике компаний. При заведении контрагента, автоматически на общем диске создается папка для дальнейшего помещения в нее согласованного договора.
Далее в зависимости от того заполнил Инициатор поле объект, процесс уходит на согласование Руководителю строительного блока, Руководителю ПТО, Руководителю СДО. Каждый из руководителей проверяет заявку и может ее согласовать или отправить на доработку Инициатору.
Далее Юрист подготавливает макет договора и определяет необходимо согласования заявки Отделом Кадров.
Следующими шагами идут согласования Бухгалтерией, Финансовым директором, Руководителем компании, которые в своих действия так же могут согласовать заявку, отправить на доработку или отклонить заявку.
Потом Инициатор указывает каким образом надо отправить договор и адрес и процесс переходит к помощнику руководителя. Помощник в свою очередь выполняет задания по подписанию договора у руководителя, отправки его контрагенту и получения обратно подписанного экземпляра.
Далее помощник сканирует договор и прикрепляет к заявке и этот скан помещается в электронный архив.
Действие переходит к Юристу, который помещает оригинал договора в бумажный архив.
Процесс согласования счетов в ходе реализации состоит из этапов согласования Финансовым директором, руководителем компании. Есть возможность отправить заявку на доработку инициатору и последующим возвратом заявки на первый этап согласования.
Бухгалтер в действии отмечает что счет отплачен и процесс переходит к инициатору.
Инициатор выполняет ряд действий по получению товаров/услуг, и дальнейшей передаче закрывающих документов в бухгалтерию.
Бизнес процесс по ведению корреспонденции был разделен на 2 процесса: процесс по учету входящей корреспонденции и процесс по учету исходящей корреспонденции.
В процессе учета входящей корреспонденции, инициатор заводит заявку указывая краткое описание письма и прикладывает скан/скрин письма и отправляет заявку руководителю.
Руководитель изучает письмо, определяет кто будет ответственным за исполнение и необходим ли ответ на письмо. И заявка уходит на ознакомление и исполнение ответственным.
Если по письму необходим ответ, то в этом случае реализована возможность автоматического создания заявки на учет исходящей корреспонденции.
В заявке инициатор указывает данные для ответного письма. Следующим действие происходит автоматическое формирование шаблона письма. Инициатор его проверяет и отправляет на согласование руководителем.
После согласования руководителем процесс переходит к помощнику для распечатки письма, подписания у руководителя и отправки его адресату.
Процессы доверенности и приказы похожи по структуре. Инициатор при создании заявки заводит ряд определенных полей. После происходит формирование шаблона доверенности/приказа, который проверяет уже Юрист и ставит свою визу. Далее процесс переходит к Руководителю для согласования.
После согласования руководителем, процесс переходит к помощнику руководителя для подписания документов и передачи ответственным лицам.
Процесс Медиа-материалов заключается в том, что руководитель заводит заявку и определяет ответственного, кто будет производить съемку материалов.
Ответственный после выполнения съемки, прикрепляет к заявке материалы, они помещаются на Диск Битрикс24. И далее Руководитель уже их изучает.
Результат внедрения Бизнес процессов оказался следующим:
Руководитель остался доволен выполненной работой по настройке большого количества бизнес-процессов, организации работы сотрудников в рамках корпоративного портала и качественному обучению
Компания: ООО "НЕОН"
О компании: ООО «Неон» обладает большим опытом разработки проектно-сметной документации. Проекты успешно реализуются, повышая качество городского пространства.
Число сотрудников работающих в Битрикс24: более 100 человек
Город: Москва.
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
В компанию обратился Руководитель IT отдела Владислав с потребностью в помощи разворачивания коробочной версии и так же настройке Бизнес процессов в компании. На момент обращения:
- Нет единого места работы и коммуникации сотрудников внутри компании.
- Нет программного обеспечения, которое бы позволило производить процесс согласования договоров, счетов между сотрудниками компании.
Как принято в нашей компании, начали работу мы с проведения подробного аудита компании ООО «НЕОН». Детально проанализировав процесс, было принято решение для внутренней работы компании использовать стандартные возможности Битрикс24 (Чаты и звонки, Новости, Задачи, Почта).
Для реализации процессов согласования договоров, счетов использовать функционал бизнес-процессов в ленте новостей в Битрикс24.
После проведения аудита процессов компании, было составлено ТЗ, в котором подробно расписали логику и этапы каждого процесса.
Были определены следующие задачи внедрения:
- Создать структуру организации, разграничить права доступа в CRM
- Организовать удобное пространство для корпоративного общения сотрудников, постановки и контроля выполнения задач
- Обучить сотрудников правильной работе с порталом Битрикс24
- Согласование договора
- Согласование счета на оплату
- Учет корреспонденции
- Запрос Медиаматериаллов
- Доверенности
- Приказы
Настройка структуры компании была реализована таким образом, чтобы на нее можно было опираться в Бизнес процессах и в дальнейшем при появлении новых сотрудников или уходе существующих не надо было перенастраивать все процессы.
В процессе согласования договора, при создании заявки заполняется ряд полей для согласования договора. У инициатора есть возможность при заведении заявки выбрать контрагента или завести его в справочнике компаний. При заведении контрагента, автоматически на общем диске создается папка для дальнейшего помещения в нее согласованного договора.
Далее в зависимости от того заполнил Инициатор поле объект, процесс уходит на согласование Руководителю строительного блока, Руководителю ПТО, Руководителю СДО. Каждый из руководителей проверяет заявку и может ее согласовать или отправить на доработку Инициатору.
Далее Юрист подготавливает макет договора и определяет необходимо согласования заявки Отделом Кадров.
Следующими шагами идут согласования Бухгалтерией, Финансовым директором, Руководителем компании, которые в своих действия так же могут согласовать заявку, отправить на доработку или отклонить заявку.
Потом Инициатор указывает каким образом надо отправить договор и адрес и процесс переходит к помощнику руководителя. Помощник в свою очередь выполняет задания по подписанию договора у руководителя, отправки его контрагенту и получения обратно подписанного экземпляра.
Далее помощник сканирует договор и прикрепляет к заявке и этот скан помещается в электронный архив.
Действие переходит к Юристу, который помещает оригинал договора в бумажный архив.
Процесс согласования счетов в ходе реализации состоит из этапов согласования Финансовым директором, руководителем компании. Есть возможность отправить заявку на доработку инициатору и последующим возвратом заявки на первый этап согласования.
Бухгалтер в действии отмечает что счет отплачен и процесс переходит к инициатору.
Инициатор выполняет ряд действий по получению товаров/услуг, и дальнейшей передаче закрывающих документов в бухгалтерию.
Бизнес процесс по ведению корреспонденции был разделен на 2 процесса: процесс по учету входящей корреспонденции и процесс по учету исходящей корреспонденции.
В процессе учета входящей корреспонденции, инициатор заводит заявку указывая краткое описание письма и прикладывает скан/скрин письма и отправляет заявку руководителю.
Руководитель изучает письмо, определяет кто будет ответственным за исполнение и необходим ли ответ на письмо. И заявка уходит на ознакомление и исполнение ответственным.
Если по письму необходим ответ, то в этом случае реализована возможность автоматического создания заявки на учет исходящей корреспонденции.
В заявке инициатор указывает данные для ответного письма. Следующим действие происходит автоматическое формирование шаблона письма. Инициатор его проверяет и отправляет на согласование руководителем.
После согласования руководителем процесс переходит к помощнику для распечатки письма, подписания у руководителя и отправки его адресату.
Процессы доверенности и приказы похожи по структуре. Инициатор при создании заявки заводит ряд определенных полей. После происходит формирование шаблона доверенности/приказа, который проверяет уже Юрист и ставит свою визу. Далее процесс переходит к Руководителю для согласования.
После согласования руководителем, процесс переходит к помощнику руководителя для подписания документов и передачи ответственным лицам.
Процесс Медиа-материалов заключается в том, что руководитель заводит заявку и определяет ответственного, кто будет производить съемку материалов.
Ответственный после выполнения съемки, прикрепляет к заявке материалы, они помещаются на Диск Битрикс24. И далее Руководитель уже их изучает.
Результат внедрения Бизнес процессов оказался следующим:
- В компании появился продукт в котором можно полноценно проводить работу и коммуницировать между сотрудниками.
- Настроенная структура компании позволяет понимать подчинение сотрудников.
- Настроенная логика согласования договоров. Счетов, позволила в одном месте проводить согласования. Уведомления всегда напоминают ответственному, что у него есть действие на выполнение. Все задания процессов отображаются в отдельном пункте меню задания процессов.
- Процесс согласования позволил отладить последовательность действия при согласовании. Позволил понимать на каком этапе находится тот или иной договор.
- Процесс согласования счетов на оплату позволил вести учет этих счетов, проводить согласование счетов, понимать какие счета оплачены а какие на согласовании.
- Процессы по корреспонденции, доверенностям, приказам и медиа-материалам дали возможность электронно хранить информацию по заявкам, автоматически производить формирование шаблона документа, проводить согласования между сотрудниками.
- Обучение которое проходило в три этапа, позволило не загружая информацией сотрудников, доступно донести всю логику работы с процессами.
Руководитель остался доволен выполненной работой по настройке большого количества бизнес-процессов, организации работы сотрудников в рамках корпоративного портала и качественному обучению
Название проекта
Внедрение Корпоративного портала и Бизнес-процессов ООО «Неон»
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Строительство, ремонт и благоустройство
Тип проекта
Коробочная версия
Год публикации
2021
Узнать стоимость внедрения
