crm.expert-proof.ru

Кейс: Организация документооборота для независимых негосударственных судебно-экспертных учреждений

Информация о клиенте:

«Лаборатория экспертных исследований»» — это группа независимых негосударственных судебно-экспертных учреждений, расположенных в различных регионах страны. Проводят более 150 видов экспертиз и исследований. 

• 12 лет на рынке экспертиз

• 24/7 поддержка клиентов

• 150+ экспертов в штате

• 30 000+ проведенных экспертиз

Клиент обратился к нам со следующими задачами:

1. Организовать полный документооборот компании по экспертизам в Битрикс24;

2. Организовать контроль отправки, получение, фиксация ответа документво на бумажном носителе

3. Отслеживать расходы по сделкам

4. Учет материально технического обеспечение. Контроль сроков истечения лицензий, сертификатов и т.п.

Этапы работы:

Интеграция источников коммуникации с клиентами

Компания использует несколько видов коммуникации с клиентами:

• E-mail;

• WhatsApp;

• Telegram

• Сайт.

Все источники были подключены к Битрикс24.

Подключили e-mail сотрудников с возможностью отправки и получения писем через Битрикс24. А также сохранением писем в карточке клиента.

Так же, внедрили на сайт виджет Битрикс24. Подключили форму обратной связи и форму обратного звонка. Все обращения попадают в Битрикс24 в лиды, на ответственных менеджеров. 

Настройка воронок и сущности Битрикс24.

Настроили ворону лидов по статусам. Добавили следующие роботов оповещения о новых лидах и необходимости брать их в работу. Так же робот уведомления руководителя, о том, что лид не взять в работу, при условии, что лид находится на стадиях более 1 часа.

Настроили Добавили стадии некачественных лидов, для дальнейшей аналитики.

Настроили карточку лида в соответствии с нуждами клиента. Ко всем стадиям настроены пользовательские поля и фильтры.

Настроили воронки сделок по 9 направлениям. Направления были разбиты на судебные и внесудебный исслодвания. Были настроены роботы-оповещения. Так же организован процесс согласования документов/информации с руководителем.

Достаточно сложно прошла настройка карточек сделок, т.к. для каждого направления они были разные и количество пользовательских полей доходило до 100.

Бизнес-процессы:

1. Учет расходов по сделке. Из общей стоимости сделки вычитаются все расходы внесенные в соответствующие поля и рассчитывается маржа.

1. Сложная нуммерация: дата/номер/вид обращени/вид исследования/. Все составляющие номера подтягиваются из соответствующих полей.

Результат

Для лаборатории экспертных исследований организовали полный документооборот в Битрикс24. Регистрация всех входящих обращений, распределение их по направлениям, с автоматической сложной нумерацией. Настроили 9 воронок для контроля экспертиз по разным направлениям. Для каждого направления создали индивидуальную карточку сделки, Решилась основная проблема, отслеживание переписок на бумажных носителях, получение их лицами участвующими в процессе. 

Так же организовали учет материально-технического обеспечения. Отслеживания сроков обновлений лицензий, сертификатов сотрудников и другого обеспечения со сроками истечения.