ROOMBOX • რუმბოქსი
RoomBox занимается стортельство жилых и офисных помещении из железных контейнеров. Компания расположена Тбилиси . В RoomBox есть отдельный отдел продаж.
Задачи для решения которых обратились к нам.
Основная задача с которой к нам обратилась компания были:
1. Построение отдела продаж и её автоматизация в CRM, что подразумевало под собой:
· Автоматизировать процесс принятия заказа, распределения и обработку отделом продаж.
· Автоматизировать так-же воронку по привлечению новых заявок
· Автоматизировать процесс сбора отзывов от клиентов для расчета NPS и улучшение качества сервиса
· Подключение телефонии с записью звонок и встроенным голосовым меню
· Подключение корпоративной почты
· Подключение соцсетей и мессенджеров ( Messenger, Direct, Facebook и Instagram Comment )
· Автоматическая постановка задача и гибкой системой контроля
· Автоматизация документооборота
· Построение аналитики и отчетов, которая будет отображать показатели в реальном времени ( Отчетность велась в Excell )
· Сделать систему на грузинском языке ( насколько это возможно )
2. Упрощение работы с многозадачностью и контроля процесса исполнения
3. Детальный контроль за звонками ( записи звонков, аналитика )
4. Обучение сотрудников
Процесс внедрения, особенности проекта
В первую очередь мы провели собеседование со всеми руководством и руководителями отделении.
Параллельно наши другое сотрудники начали заниматься корректированием внутреннего интерфейса под грузинский язык, так-как это бы важный пункт в запросе клиента
Далее была проведена автоматизация воронки с применением роботов и триггеров
Подключили телефонию и наше приложение для интеграции SMS сервиса
Подключили социальный сети и установили виджет на сайте www.roombox.ge
Далее были подключена корпоративная почтовые сотрудников
Автоматизировали работу с такими документами как: инвойс, акт сдачи и приема работы, договор.
После демонстрации автоматизированных процессов в CRM руководителям отделов , были добавлены и некоторые доработки, пока не дошли до полного соглашения.
Далее были проведены обучающие тренинг для персонала.
Через пару дней после каждого тренинга проводится встреча в жанре Вопрос-Ответ. Так-же первое время публиковали рейтинг самых активных пользователей Битрикс24
Для топ-менеджмента были проведены отдельные презентации и выстроена отдельная аналитика и отчеты.
Работа с решением. Достигнутые результаты
На данные момент активнее всего сотрудники пользуются CRM-ом для ведения сделок, контакт-центром для общения через соц.сети и почту, а так-же телефонией для коммуникации через звонки. Также одним из самых популярных инструментов в компании это внутренние чаты и звонки.
Основная сложность была в формулировке технического задания в которую добавлялись все новые запросы по мере внедрения.
В компании используются CRM-формы для принятия заказа с сайта и сбора отзывов от клиентов.
Теперь при обращении клиента через соц.сети, мессенджеры, почту или телефонию автоматический создается сделки и контакт. Менеджеру ставятся задачи позвонить и уточнить первичную информацию у клиента. У сотрудников прописаны права доступа, что позволяет концентрироваться только на своих сделках и контактах и не отвлекаться на ненужные вопросы. Так-же реализована возможность работы с документами прямо с сделках. На определенных стадиях система сама отправляет клиенту смс с уведомлением, что работах над их заказом завершена.
Первое время у сотрудников нет мотивации работать с какой либо системе, но после прописания регламентов и объяснения, что использую Битрикс24 они могу быть более продуктивнее и получать бонусы, то желание работать увеличивается, а потом они уже привыкают к этому как бытовым вещам.
Преимущества от внедрения
До внедрения было огромное количество пропущенных звонков, которое было сложно контролировать, так-как они отображались на стационарном устройстве, теперь все отображается в Битрикс24. Теперь все пропущенные и потерянные звонки корректно отображаются в статистику звонков.
CRM-формы позволяют собирать базу контактов, которая в дальнейшем может используется как для рассылки так для предложения новой услуги.
Работать с продажами стало проще так-как менеджер видит все сделки, дела, задачи пишет и звонит клиенту – Раньше то было в Excel или на бумаге, что создавало для руководителя сложность по контролю за сделками
Благодаря функции фокусировки внимания менеджеры знают на какие сделки обращать внимания и не тратят уйму времени на поиск сделок
Благодаря правилу “Если задача не стоит в Битрикс24 её можно не выполнять” – стало легче контролировать множество задач как своих так и делегированных.
Менеджеры отвечают на все сообщения из разных соцсетей с единого пространства.
Благодаря распределению прав доступа к базе контактов и сделок, сотрудник который уходит или которого увольняют с работы не может скачать базы и уйти с ней, хотя раньше он мог скачать файл и все.
В базе знание мы предоставляем специальную грузинско язычную видео-инструкцию по работе в Битрикс24, которую мы сделали для наших клиентов.
Руководитель отдела продаж благодаря гибкой аналитике детальную аналитику по звонкам и сообщениям.
В базе знаний мы специально записали обучающие видео на грузинском языке, чтобы сотрудники всегда смогли быстро просмотреть видео о разных возможностях Битрикс24, если они забудут об этом.
Так-же мы оказываем постоянную поддержку по вопросам Битрикс24
Отзыв заказчика о проделанной работе
Сотрудники Room Box оставили свой отзыв на нашей Facebook странице и готовы нас рекомендовать.
С каждым заказчиком мы оформляем договор, согласно которому заказчик может не платить оставшуюся сумму за внедрение пока мы не выполняем все пункты которые обещали в договоре.
Наши деловые отношения продолжаются, так-как компания регулярно улучшает и обновляет свой бизнес процессы.
