Настройка коробочной версии Битрикс24 для общественной организации

Краткая информация о клиенте

Международный союз немецкой культуры – общественная организация немцев России, основанная в 1991 году. Объединяет более 450 центров немецкой культуры, центров встреч, общественных организаций немцев России. Реализует более 500 федеральных, региональных и местных проектов ежегодно. Входит с 1992 г. в состав Межправительственной российско-германской комиссии.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

До внедрения Битрикс24 процесс обработки новых клиентов был не систематизирован - лиды могли поступать через сайт, почту или телефон. Для хранения и классификации клиентов было решено установить CRM-систему. Свой выбор куратор МСНК остановил на Битрикс24. 

Сотрудники компании установили бесплатный тариф и тестировали функциональные возможности Битрикс. В процессе самостоятельного изучения инструментов системы пришли к выводу, что требуется помощь в настройке некоторых модулей и обучении сотрудников.

Задачи:

1. Консультация по покупке домена и подключению SMTP
2. Разворот коробочной версии Битрикс24 на сервере клиента
3. Установка SSL-сертификата
4. Приглашение сотрудников на портал, построение структуры компании
5. Настройка CRM: создание воронок продаж по направлениям работ
6. Настройка карточек сущностей: Сделки, Контакта и Компании
7. Перенос базы контрагентов из облачного портала с сохранением привязки
8. Добавление пользовательских полей и списков
9. Интеграция с почтовым сервисом. Разработка инструкции для сотрудников
10. Первичное обучение сотрудников работе в коробочной версии системы
11. Автоматизация: построение бизнес-процессов для упрощения работы менеджеров
12. Загрузка шаблонов документов

Процесс внедрения.

Внедрение происходило поэтапно и включало в себя 4 этапа. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Работа с решением. Достигнутые результаты.

Этап 1. Разворот коробочной версии и настройка структуры компании

После приобретения коробочной версии Битрикс24, мы приступили к развороту портала на сервер. Стандартно данный этап работ включает в себя пять обязательных шагов:

1. Установка корпоративного портала
2. Исправление возможных ошибок и оптимизация
3. Установка SSL-сертификата для безопасного подключения
4. Установка тестового контура для тестирования будущих обновлений и доработок
5. Исправление возможных ошибок и оптимизация тестового портала

Наши специалисты развернули рабочий портал и настроили его для дальнейших действий. Далее сделали бэкап корпоративного портала и установили тестовый контур.

Этап 1.2. Структура компании

Следующий этап настройки портала – создание структуры компании и приглашение сотрудников в систему. Куратор компании прислал нам диаграмму иерархии, согласно которой мы составили схему организации.

Далее мы добавили в систему сотрудников, заполнив следующие поля:

• ФИО

• Должность

• E-mail

• Связь с отделом

Для каждого пользователя мы сгенерировали пароль для доступа в систему. По итогу реализации составили Excel-файл со всеми сотрудниками и доступами в их Личный кабинет.

Этап 2. Настройка CRM

Третий этап настройки портала мы разделили на шесть шагов:

1. Создание воронок продаж по направлениям работ
2. Настройка карточек сущностей: Сделки, Контакта и Компании
3. Перенос базы контрагентов из облачного портала с сохранением привязки
4. Добавление пользовательских полей и списков
5. Первичное обучение сотрудников работе в системе
6. Загрузка шаблонов документов

Мы настроили CRM под логику работы организации. Менеджеры МСНК начали работу в новой системе с привычными этапами ведения клиента.

Дополнительно наши специалисты провели обучение сотрудников основным вопросам: Живая лента, Чат и задачи, Воронки и туннели продаж.

Этап 3. Интеграция с почтовым сервисом

Следующий этап настроек – интеграция с почтовым сервисом. Для сотрудников компании подключение почты было приоритетной задачей, после настройки CRM. В организации есть выделенный почтовый сервер.

Мы подключили почтовые ящики сотрудников. Разработали инструкцию для дальнейшей самостоятельной настройки. Связали почтовые ящики некоторых сотрудников в CRM (создание лидов из входящих писем).

После интеграции портала и почтового сервиса скорость обработки заявок повысилась на 20%. 

Этап 4. Автоматизация процессов компании

Заключительный этап настроек по проекту МСНК – автоматизация рутинных процессов на портале.

Мы реализовали четыре бизнес-процесса, упрощающих работу менеджеров в системе:

1. Заполнение анкеты участником по внешней ссылке, при помощи CRM-формы

2. Передача E-mail, адреса и региона контакта в связанный элемент

3. Согласование договоров с контрагентом (юридическое лицо)

4. Перенос поля из карточки Контакта в реквизиты, для корректного заполнения шаблона документа "Бухгалтерский список"

Благодаря настроенным бизнес-процессам часть задач и действий, не требующих участия менеджеров, выполняется автоматически.

Преимущества от внедрения

Благодаря выполненным настройкам, общественная организация Международный союз немецкой культуры:

• Получила работающую систему, упрощающую обработку заявок
• Хранит все данные клиентов в единой информационной среде Битрикс24
• Обрабатывает поступающие письма в рамках CRM, новые лиды не теряются
• Сортирует все сделки по стадиям, что упрощает их обработку

Мы продолжаем сотрудничество с представителями МСНК. Ежемесячно выполняем регламентные работы по обновлению портала. Впереди – завершающий этап настройки Битрикс24, включающий в себя сложную автоматизацию с доработками системы.

Примеры использования системы в рабочих ситуациях отдела

На данный момент портал активно используется не только отделом продаж, но и бухгалтерией - согласование договоров с юристами и руководством теперь проходит быстрее, благодаря настроенной системе документооборота внутри Битрикс24.

Отзыв заказчика о проделанной работе

"На данный момент у нас завершено 4 этапа реализации. Сотрудники компании ПУСК уже составили план на 5 этап и согласовали с нами предварительные трудозатраты. Планируем обязательно завершить последний этап работ!"