ООО ТК "ЭКСПЕРТИЗА"

 Краткая информация о клиенте:

Клиент: ООО ТК «Экспертиза»

Город: Одинцово

Направление деятельности: Проектирование, строительство и ремонт

Web: tk-mos.ru

Тариф Битрикс24: Компания

Количество сотрудников: 20-50

ООО ТК «Экспертиза» обслуживает рынок негосударственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий с самого его формирования.

Миссия команды: повысить экономическую эффективность инвестиционных проектов заказчика и реализовать стратегию правовой безопасности, обеспечивающую предупреждение и минимизацию финансовых рисков.

Группа компаний располагает экспертным советом, имеющим в своем составе юристов, высококвалифицированных специалистов и аттестованных государственных экспертов, имеющих значительный опыт в проведении инженерных изысканий, разработке конструкторских и инженерных решений, проектировании инженерных систем и коммуникаций, проектировании линейных сооружений, проектировании гражданских зданий и сооружений, проектировании промышленных объектов, судебной экспертизы.

Эксперты компании обладают опытом работы в отраслях от 15 до 37 лет.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Руководство компании хотело внедрить оперативное отслеживание текущих работ по проектам. Отсутствие прозрачности процессов не позволяло своевременно реагировать на сбои и быстро устранять ошибки.

Первоначальный список необходимого функционала:

• Чаты и обмен файлами между сотрудниками;

• Напоминания по задачам, автоматическая постановка задач;

• Автоматическое ведение сотрудника по понятным этапам работы в воронке;

• Автоматизированная сортировка входящей и исходящей корреспонденции;

• Возможность добавлять в Битрикс24 экстранет-пользователей (подрядчиков), которые будут иметь доступ к работе с задачами только соответствующего проекта.

Никаких опасений не было. Опираясь на высокие позиции в рейтинге партнеров Битрикс24, руководство ООО ТК «Экспертиза» решило работать с INVO Group.

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

В согласование бизнес-процессов и составлении схем компании участвовали: заместитель директора по координации проектов, заместитель директора по документообороту и главный инженер проекта.

Ключевые решения по проекту принимал директор компании. Также он вносил корректировки и принимал готовые работы.

С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения:

1. Основной сложностью и для заказчика, и для исполнителя была неопределенность цели работ. Задачи и желаемые воронки менялись в процессе внедрения. Но, в итоге, удалось прийти к общему видению проекта и настроить эффективную CRM-систему.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM:

1.1. Настроена воронка прямых продаж, которая позволяет вести продажи поэтапно, напоминает о выполнении задач и составлении документов. Воронка хранит историю взаимодействий с каждым клиентом.

1.2. Настроена воронка конкурсов, которая позволяет поэтапно вести продажи по тендерам.

1.3. Настроена воронка экспертизы, в которую сделка попадает автоматически, если клиенту нужна эта дополнительная услуга. Работа ведется поэтапно, с автоматической постановкой и контролем задач.

1.4. Настроена воронка инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику работать с задачами вне офиса, а руководителю – своевременно видеть результаты работы.

1.5. Настроена воронка технического контроля инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику вне офиса вести большой объем документации, не теряя и не пропуская документы. Минимизирует ошибки и человеческий фактор.

1.6. Настроена воронка проектирования, которая позволяет руководителю и другим сотрудникам (с соответствующими полномочиями) видеть актуальный этап сделки и её состояние в производстве.

2. Бизнес-процессы:

2.1. Настроен бизнес-процесс по автоматическому созданию папки клиента и папки сделки (внутри папки клиента) при создании новой сделки в Битрикс24.

2.2. Настроен бизнес-процесс распределения в производство, который, при выборе типа необходимых клиенту работ, позволяет автоматически направлять сделку в соответствующую воронку производства.

2.3. Настроен бизнес-процесс окончания производственных работ, который, при окончании работ, автоматически переносит сделку на следующую стадию и оставляет в ней комментарий: «Производство *** завершило свои работы. Можно подписать закрывающие документы».

2.4.  Настроен бизнес-процесс создания шаблона письма, который позволяет автоматически формировать и заполнять шаблон письма перед отправкой. Пользователь может вручную его редактировать при необходимости.

3. Списки:

3.1. Настроен реестр корреспонденции, который позволяет автоматизировать учет входящей и исходящей корреспонденции.

3.2. Настроен реестр документов, который позволяет вести точный и понятный всем сотрудникам учет договоров, актов и заключений гос. экспертизы.

3.3. Настроен реестр поступающих оплат.

3.4. Настроен реестр расходов, в котором ведется учет расходов на субподрядные организации.

4. Задачи (группы/проекты):

4.1. Настроена группа работы инженерных изысканий, которая концентрирует все задачи отдела в одном пространстве и позволяет добавлять подрядчиков (экстранет-пользователей) в систему Битрикс24 для работы только с конкретными проектами. Подрядчики не видят файлы, документы и другие задачи компании.

5. Работа с документами:

5.1. Настроен шаблон письма.

5.2. Настроен шаблон счета.

Шаблоны позволяют формировать документы моментально, исключают ошибки и человеческий фактор. При необходимости их можно редактировать.

6. Облачное хранение данных:

6.1. Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

7. Чат и видеозвонки:

7.1. Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

7.2. Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Результат от внедрения:

1. Все коммуникации сотрудников ведутся в едином портале.

2. Автоматическое формирование шаблонов писем и документов ускорило работу сотрудников со сделками.

3. Директор компании видит актуальное состояние сделок и производственных процессов в любое время.

4. Появилась возможность вести работу с подрядчиками в своей CRM, не рискуя конфиденциальными данными.

5. Все документы и данные находятся в виртуальном облаке.

Компания ТК «Экспертиза» уже начали пользоваться настроенной CRM. Работа по воронкам понятная и удобная.

Оценка клиента о сотрудничестве с INVO Group по 10-бальной шкале: 8

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• Отзывчивость бизнес-аналитика;

• Качество выполняемых работ;

• Готовность к сложным задачам.

В проекте бизнес-аналитик INVO Group учел пожелание клиента сделать процесс работы в CRM максимально похожим на нынешний до автоматизации, чтобы сотрудникам легче было привыкнуть к CRM.