Внедрение оргсхемы и базы знаний для торговой компании

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент

До сотрудничества с нами сотрудники уже работали в Битрикс24 на облачном тарифе. Работа компании основана на принципе "что не написано - того не существует", поэтому вся работа сотрудников и подразделений по задумке руководства должна была быть в системе. До настройки инструментов для сотрудников компании руководители сталкивались с ситуацией, когда сотрудники саботировали некоторые задачи или отказывались выполнять их, потому что это не входит в их обязанности. Чтобы в будущем недопустить таких проблем в план внедрения для компании были внесены следующие инструменты: настройка модулей админтехнологии "Оргсхема" и "Еженедельный отчет", онлайн обучение сотрудников компании работе с онлайн-офисом Битрикс24, организация базы знаний и создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач. 

Установка модуля админтехнологии "Оргсхема" и обучение работы с ним. Оргсхема достаточно большая и включает в себя все подразделения компании. Обучение необходимо для того, чтобы после установки модуля на портал ответственные за инструмент сотрудники могли самостоятельно заполнять его и видоизменять.

Оргсхема удобна для понимания структуры компании: с ее помощью можно посмотреть кто кому подчиняется, перейти к должностным инструкциям сотрудников и действующим оргполитикам. Модуль админтехнологии "Еженедельный отчет". Внедряем модуль и обучаем сотрудников. После установки в расширенном отчете по поставленным задачам руководитель сможет посмотреть завершенные и запланированные задачи, уникальные статистики и графики на основе этих данных. В модуле предусмотрено автоматическое добавление задач в отчет или в план на следующую неделю, руководителю остается перейти по активной ссылке и увидеть подробности.

Организация базы знаний

Проводим анализ имеющейся документации в компании предназначенной для использования сотрудниками в своей деятельности, структурируем информацию в базе знаний и обучаем администраторов ведению информации, а пользователей использованию информации в своей работе. Создаем регламент постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач в рамках компании.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

В первую очередь стояла задача решить проблему с ЦКП сотрудников для понимания роли каждого в процессе работ, после этого настройка модуля с отчетами, для прозрачной работы сотрудников с задачами в системе и организация базы знаний, где хранились бы все необходимые видеоуроки, инструкции и справочники, чтобы не допустить проблем с саботажем настроенных инструментов.

Оргсхема. Оргсхема в упрощенном виде может быть представлена в виде баннера или информационной доски, которая висит в холле компании. Она включает функционал подразделений компании (список должностей в каждом подразделении и их ключевые обязанности), результат деятельности каждого отдела и т.д. Изначально в портале Битрикс24 можно создать структуру компании, но благодаря доработанному модулю она представлена с ЦКП, филиалами и подразделениями. Модули админтехнологии доступны только в коробочной версии Битрикс24, поэтому до внедрения вся работа силами сотрудников была переведена на сервер компании.


Скриншот 1. - Оргсхема в уменьшенном масштабе

В модуле оргсхемы в структуру компании включен список должностей каждого подразделения и их ключевые обязанности, результат деятельности каждого отдела. Любую карточку на схеме можно отредактировать: изменить сотрудника, его ЦКП, права доступа.

Скриншот 2. - Оргсхема компании: должности и ЦКП сотрудников


С доработанным модулем в отчете по поставленным задачам руководитель видит завершенные и запланированные задачи, уникальные статистики и графики на основе этих данных. Руководитель может отсортировать задачи в порядке убывания и понять, на какую задачу было потрачено минимальное и максимальное количество времени. Виден прогресс выполнения задачи, на сколько % завершена задача в данный момент и сколько времени ушло на её выполнение.

Еще одна важная часть внедрения - организация базы знаний. База знаний - это сайт внутри Битрикс24 или внутренняя википедия - инструмент для структурирования актуальной информации о работе компании, продукции, клиентов, конкурентов, обучающих и регламентных вопросов.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Сейчас в работе компании активнее всего используется работа с отчетами и базой знаний. Сложностей с вовлечением сотрудников в работу не возникло, потому что после каждой настройки проводилось обучение сотрудников работе с инструментами, на все вопросы сотрудников - отвечали и настройки прижились в компании.

5. Преимущества от внедрения

После внедрения оргсхемы сотрудники решили внести некоторые изменения в структуре, поэтому на момент интервью работа с ней еще велась и рассказать о видимом результате было еще рано, но о том, какой из инструментов дал наиболее показательный результат в моменте, расскажем со слов клиента:

«Уже есть польза от базы знаний. Я уже загрузил в нее инструкции. Теперь они не лежат у меня на компьютере или у кого-то еще, не нужно их ходить сверять, терять время. Я говорю сотруднику: зайди в базу знаний, посмотри, там актуальные данные. Или взять любой департамент, руководитель начинает говорить сотруднику "Иди сделай", а ему в ответ отвечают "Это не мой функционал". В этой ситуации работает сам инструмент, а не доказывания чего-то. Сотрудника просто просят зайти и вспомнить свои должностные инструкции и проблем больше не возникает». Калабузар Калабузаров ВРИО исполнительного директора Food Point (ООО Кортай)

6. Отзыв о Битрикс24 и работе с подрядчиком:

«В плане сервиса сотрудники сработали очень хорошо. Хочу выразить отдельную благодарность Марии Акутиной за настройку базы знаний. Когда мы ее создавали с я научился делать ее сам. Это было интересно в плане повышения квалификации, и теперь могу лично отредактировать как захочу и обучить сотрудников, чтобы в дальнейшем поддерживали базу знаний в хорошем состоянии.

По началу мне казалось, что все очень тяжело, но на самом деле инструмент достаточно хороший, всему быстро учишься. В этом деле главное, чтобы была фантазия и моя фантазия была такой - теперь она воплощена в портале». Калабузар Калабузаров ВРИО исполнительного директора Food Point (ООО Кортай)



Благодарственное письмо от ВРИО исполнительного директора Food Point (ООО Кортай)

Видеоотзыв: https://youtu.be/DYw3a9fW-fs