Корпоративный портал для Российского футбольного союза

Корпоративный портал за 4 недели: как мы запускали интранет для РФС

Краткая информация о клиенте

Российский футбольный союз (РФС) — общероссийская общественная организация, которая занимается развитием и популяризацией футбола в Российской Федерации.

РФС является единственной признанной ФИФА и УЕФА организацией, обеспечивающей контроль за развитием футбола в России. В РФС входит более 80 региональных федераций и 8 межрегиональных объединений, в организации работают 300+ сотрудников.

Необходимость внедрения Битрикс24

Российский футбольный союз ставит амбициозные задачи по развитию футбола в РФ — популяризирует игру среди населения страны, реализует программы развития массового и детского футбола, реформирует детско-юношеские футбольные турниры. В начале 2020 года РФС запустил проект подготовки резерва «Наша смена». Его цель — создать систему, благодаря которой в профессиональном футболе каждый год будут появляться высококвалифицированные и конкурентоспособные футболисты. Уже запущена и успешно развивается Юношеская футбольная лига, создаются детские и региональные футбольные центры, которые готовят ближайший резерв.

Чтобы успешно реализовывать эти задачи, оптимизировать текущую работу и координировать взаимодействие всех подразделений, РФС решил создать интранет-портал на платформе Битрикс24.

В августе 2019 года РФС обратился в компанию Эм Си Арт. Сроки ввода продукта в эксплуатацию были сжатыми, поэтому партнёр выбирался с опытом лучших практик и знанием особых требований конкретной индустрии.

Основные задачи проекта:

• Объединить территориально удаленные подразделения в разных регионах;

• Сформировать единое информационное пространство;

• Создать систему внутреннего информирования;

• Реализовать управление персональными и совместными задачами;

• Предоставить сотрудникам актуальные сервисы и услуги.

Процесс внедрения

Мы хотели лучше понять, как устроена работа РФС, и получить полное представление о приоритетах заинтересованных сторон, поэтому провели несколько очных встреч в офисе РФС и подготовили «дорожную карту» внедрения.

В ходе проекта специалисты Эм Си Арт развернули и настроили программный продукт «1С-Битрикс24: Энтерпрайз», индивидуализировали дизайн портала в соответствии с брендбуком РФС и настроили стандартные функции.

В проектировании портала участвовали отделы единой информационной аналитической системы (ЕИАС), персонала, поддержки пользователей, информационной безопасности и проектный офис системы управления закупками. Для обучения пользователей мы подготовили подробные инструкции и руководства по работе с новыми возможностями и администрированию портала.

Работа с решением

Проектная деятельность. Представители РФС активно используют функционал Битрикс24 для ведения проектов: создают рабочие группы для решения различных типов задач, согласовывают бюджет и ресурсы, контролируют сроки и качество работы.

Система IT-поддержки. Внедрение системы запросов позволило ускорить решение различных технических вопросов в РФС.

Как это работает: пользователи портала оформляют заявки в Service Desk, которые маршрутизируются на IT-специалистов в соответствии с категорией запроса. Уведомления о статусе заявки приходят сотруднику на электронную почту. Руководитель IT-подразделения может в любой момент времени оценить скорость и качество выполнения заявок с помощью специализированного отчета.

Обмен файлами. Специфика работы РФС предполагает работу с большим объемом документации. Сервис «Битрикс24.Диск» упростил и ускорил данный процесс, позволил организовать удобное хранилище с распределением прав доступа, помог отслеживать версионность документов и фиксировать ознакомление с ними ответственных лиц.

Единый центр коммуникаций. На портале координируется работа всех структурных подразделений РФС, входящих в Союз региональных футбольных федераций и объединений, мужских и женских сборных разных возрастов по футболу, пляжному и мини-футболу. Все коммуникации проходят через портал: сотрудники находят здесь необходимую информацию, общаются в рабочих чатах как в письменном виде, так и с помощью аудио- и видеосообщений.

Организационная структура. На портале в удобном и наглядном виде отображается организационная структура Союза, списки контактов, телефонные справочники. В РФС входит более 80 региональных федераций и 8 межрегиональных объединений — было крайне важно создать для сотрудников удобный инструмент поиска необходимых контактов.

Календарь событий. На портале доступен единый календарь событий, который включает все мероприятия РФС. Удобные фильтры позволяют отсортировать события по месту проведения, типу мероприятия, типу команды, полу и возрастной категории участников.

Интеграции. Благодаря NTLM-авторизации сотрудникам РФС не нужно вводить дополнительный логин-пароль для доступа к порталу. Интеграция с Active Directory позволяет сохранять актуальным список пользователей, а интеграция с 1С:ЗУП — получать через портал расчетные листки, просматривать остаток отпуска и запрашивать справки.

Мобильное приложение. Благодаря мобильному приложению все сотрудники РФС имеют доступ к необходимой информации, где бы они ни находились.

Преимущества от внедрения

В результате всего за 4 недели мы создали удобный функциональный портал на платформе Битрикс24. Сотрудники активно используют его возможности со стационарных ПК и мобильных устройств. 

Портал выполняет как информационную функцию, так и упрощает решение повседневных задач. Благодаря новым возможностям существенно увеличилась скорость взаимодействия сотрудников и поиска необходимой информации, стало проще обсуждать проектные вопросы и работать с большим количеством файлов.

РФС планирует дальнейшее развитие возможностей портала и продолжение сотрудничества с Эм Си Арт.

Отзыв заказчика

Дмитрий Фёдоров, руководитель департамента цифровых технологий РФС: «На момент внедрения в РФС отсутствовала централизованная система для совместной работы компании. Мы понимали, что без таких простых инструментов, как телефонный справочник, управление задачами, общий диск и работа с группами, поддержать интенсивный рост организации невозможно. Мы решили внедрить уже готовый и апробированный в большом числе организаций продукт — «Битрикс24: Корпоративный портал». Команда Эм Си Арт реализовала этот проект в сжатые сроки, и сейчас мы продолжаем совместно его развивать, автоматизируя действующие бизнес-процессы компании на портале.»