ООО ПЛАНЕТА КЕЙТЕРИНГ

Группа компаний «Maison Dellos»: как усовершенствовать процессы компании?

Краткая информация о клиенте:

Клиент: ООО «Планета Кейтеринг»

Город: Москва

Направление деятельности: Организация питания

Web: https://maison-dellos.com

Тариф Битрикс24: Команда

Количество сотрудников: 20-50

ООО «Планета Кейтеринг» — это компания, отвечающая за развитие холдинга «Maison Dellos». Основным направлением деятельности является получение и организация крупных тендерных контрактов по оказанию услуг питания на спортивных и деловых мероприятиях.

Maison Dellos – ресторанный Дом Андрея Деллоса, объединяющий гастрономические рестораны премиум-класса в Москве, Париже и Дохе, сеть кафе домашней кухни «Му-Му», галерею «Турандот», центр эстетики и косметологии «Посольство красоты» и другие сервисы.

В структуре холдинга – несколько сервисов: Dellos Catering, Dellos Delivery, Dellos Air. Еще одно подразделение – галерея «Турандот», объединяющая ювелирный бутик Buccellati, центр косметологии и эстетики «Посольство красоты», представительство косметического бренда Method Cholley, антикварную галерею «Турандот Антик», цветочную галерею «Турандот».

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Долгое время процессы компании работали хорошо и привычно. Однако, мир вокруг не стоит на месте, конкуренты проводят автоматизацию и рутинные процессы «ставят на конвейер».

Руководство ООО «Планета Кейтеринг» пришло к выводу - сейчас самый удачный и комфортный момент для компании, чтобы провести модернизацию процессов и автоматизировать достижение целей.

Первоначальный список необходимого функционала:

• Оцифровать деятельность компании;

• Коммуникации всех сотрудников на едином портале;

• Контроль выполнения задач;

• Ускорение согласования документов;

• Быстрая выгрузка актуальной отчетности.

Новое всегда пугает. Привычка - штука сложная. Было внутреннее сопротивление прежде, чем менять привычные процессы. Но, стало понятно – перемены, действительно, необходимы для развития компании.

INVO Group выбрали по рекомендации холдинга «Maison Dellos». Предпроектное исследование понравилось, убедило, поэтому приступили ко внедрению.

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Руководитель отдела внедрения

• Роль в проекте: предоставление информации, корректировка процессов, приёмка готовых работ.

• Что было важно: не пропускать подачи на тендер, автоматизировать рутинные задачи.

Генеральный директор

• Роль в проекте: согласование стратегических задач внедрения.

• Что было важно: контроль работы сотрудников.

С каким сложностями столкнулись на этапе внедрения:

«Планета Кейтеринг» не готовы передать свои почтовые источники на внешние сервера, поэтому почта в Битрикс24 пока работает не так, как нужно. Бизнес-аналитик INVO Group уже ищет другие пути решения. Вопрос, обязательно, будет доведён до положительного результата.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM:

1.1. Настроена воронка лидов, которая позволяет собирать все новые заявки и автоматически формировать из них лиды в Битрикс24, просматривать конверсию.

1.2. Настроена воронка «Тендеры-продажи», которая позволяет автоматизировать процесс от подачи заявки на тендер до подписания акта: заявки подаются вовремя, автоматически ставятся задачи и контролируются сроки их выполнения.

2. Бизнес-процессы:

2.1. Настроен процесс согласования договора.

2.2. Настроен процесс согласования расчета.

CRM самостоятельно ведёт процесс согласования: передаёт документы согласующим в заранее предусмотренном порядке. Подписание документов проходит быстро, без дополнительных согласований в почте.

3. Интеграции:

3.1. Настроена интеграция с телефонией, которая позволяет совершать и принимать звонки прямо в Битрикс24, записывать разговоры и прослушивать записи.

4. Аналитика:

4.1. Настроен отчет «Тендеры, по которым не успели подготовить документы».

4.2. Настроен отчет «Количество проигранных тендеров и их причины».

4.3. Настроен отчет «Количество успешно завершенных тендеров».

4.4. Настроен отчет «Несогласованные тендеры и сделки и их причины».

4.5. Настроен отчет «Общее количество тендеров».

5. Облачное хранение данных:

5.1. Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

6. Чат и видеозвонки:

6.1. Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

6.2. Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Результат от внедрения:

1. Коммуникации с клиентами ведутся на едином портале;

2. Сохраняется история взаимодействия по каждой сделке;

3. Контролируются и соблюдаются сроки ведения тендеров;

4. Ускорено согласование документов;

5. Деятельность компании прозрачна для руководителя.

Сотрудники уже начинают работать в CRM, поэтому скоро появятся новые подробности пользования автоматизированным порталом.

ООО «Планета Кейтеринг» однозначно будет рекомендовать INVO Group другим компаниям.

Оценка клиента о сотрудничестве с INVO Group по 10-бальной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• Выполнены все поставленные задачи;

• Соблюдены сроки каждого этапа внедрения;

• Профессионализм бизнес-аналитика.

"Понравилось работать с бизнес-аналитиком Еленой – приятный человек, профессиональный сотрудник. Вникает во все вопросы, понятно объясняет технические подробности".