Цифровизация Майкопского государственного технологического университета

О клиенте:
Майкопский государственный технический университет сегодня — это не только университет, но еще и высокоэффективный образовательный и научно-исследовательский центр Адыгеи. Его по праву можно считать одним из ведущих технологических вузов юга России, он признан во многих странах мира. История вуза начинается в 1993 году, и на сегодняшний день он представляет собой многопрофильный и многоуровневый образовательный комплекс.
Сегодня в МГТУ насчитывается 12,5 тысяч студентов, учащихся, аспирантов, докторантов, преподавателей и сотрудников. В структуру вуза входит 12 факультетов, 8 учебно-лабораторных корпусов.
Необходимость внедрения
У одного из крупнейших вузов юга России не было опыта цифровизации, необходимость которой стала очевидна в период коронавирусных ограничений. В первую неделю перехода в режим «онлайн» почти 30% вузов наблюдали сбои и испытывали сложности в работе. А каждое десятое учебное заведение и вовсе не смогло обеспечить необходимую инфраструктуру. Администрация МГТУ посчитала важным пройти цифровую трансформацию и преодолеть трудности, с которыми сталкивался вуз до ее начала.  

Необходимость внедрения 
У вуза не было полноценного информационного портала, где могли бы получать необходимую информацию студенты, абитуриенты и преподавательский состав. Существовала острая необходимость своевременно оповещать о мероприятиях, передавать новости университета и отдельных подразделений, размещать объявления в онлайн режиме.
Не было возможности дистанционного приема документов для поступающих в вуз. Это значительно увеличивало время и ресурсы, затраченные на работу приемной комиссии. К тому же абитуриент не всегда мог лично предоставить необходимые документы в указанные сроки, из-за чего вуз терял талантливых студентов.
У МГТУ не было единой платформы для дистанционного образования. Не хватало нужных инструментов, позволяющих не прерывать обучение даже тогда, когда невозможно очное присутствие студентов. Не было единой базы учебных пособий, доступных студентам онлайн.
На согласование документов и научных статей уходило много времени и ресурсов, тогда как зачастую решение таких задач требует высокой оперативности. Это не давало вузу полноценно развиваться и повышать качество научной работы.
Вуз нуждался в едином электронном пространстве для коммуникации студентов и преподавателей. Уточнить расписание, узнать новости или записаться на события Студенческого пространства — эти и многие другие функции были доступны студентам только офлайн.
Ректор ФГБОУ ВО «Майкопский государственный технологический университет»: «Единое информационное пространство для вуза сегодня — это необходимость. Опыт пандемии продемонстрировал недоработки в этом направлении, которые требуют оперативного решения. Динамика развития МГТУ не позволяет игнорировать процессы цифровизации, необходимо взаимодействие абитуриентов, студентов, преподавательского состава и всех систем вуза в режиме онлайн».Перед специалистами IT-лаборатории HOPPER IT было определено несколько масштабных целей:Оцифровать процессы и сделать цифровизацию серьёзным конкурентным преимуществом вуза.
Сделать коммуникации вуза со студентами и абитуриентами проще и прозрачнее.
Обеспечить студентам возможность дистанционного обучения и разгрузить сотрудников приемной комиссии.
С помощью удобства IT-технологий повысить привлекательность вуза для абитуриентов, студентов и преподавательского состава
Специалисты HOPPER IT проанализировали имеющиеся проблемы и запрос на цифровизацию процессов взаимодействия в МГТУ, обозначили слабые места и предложили наиболее подходящее решение — единый информационный портал на базе 1С-Битрикс. Система была дополнена необходимыми модулями и функциями.

Процесс внедрения
Лаборатория HOPPER IT создала для МГТУ единое цифровое пространство, в котором удобно учиться и работать. Для этого интегратор разработал ряд необходимых модулей.
Модуль «Набор». Представляет собой электронную приемную комиссию. С помощью модуля будущий студент может в несколько кликов подать документы на поступление, а затем в личном кабинете скачать нужные шаблоны документов, отслеживать статус заявок и получать сообщения от сотрудников приемной комиссии.
Модуль «Дистанционное обучение». Позволяет действующим студентам получать образование удаленно, без личного присутствия. Представляет собой единую базу учебных материалов и платформу для дистанционного обучения.
Портал для студентов. Точка онлайн-поддержки студентов, в которой они могут оперативно получить всю необходимую информацию. С помощью модуля студенты могут контролировать процесс обучения, участвовать в студенческой жизни и получать дополнительное образование. Представляет собой личный кабинет студента, напоминающий собственную социальную сеть. В нем есть новостная лента с возможностью комментирования, личный календарь, сообщества, которые объединяют учащихся в учебные группы. Студент может посмотреть имя любого преподавателя, узнать расписание, скачать нужные файлы, получить информацию о социальной поддержке, стипендиях, трудоустройстве.
Портал для преподавателей и сотрудников вуза. Представляет собой единое электронное пространство для работы и общения педагогов, в том числе и со студентами. Объединен с аналогичным порталом студентов, но имеет ряд важных функций, недоступных студентам. Например, преподаватель может ознакомиться с организационной структурой вуза, узнать контакты коллег, поделиться интересным материалом. Кроме того, с помощью модуля сотрудники вуза получили доступ к электронному документообороту и оцифрованным кадровым процессам. Теперь чтобы согласовать учебный план или отправить служебную записку требуются считанные секунды. Также быстро происходит и согласование научных статей, что способствует развитию научной деятельности в вузе.
Весь функционал единого портала доступен не только с десктопа, но и в мобильной версии. Кроме того, обращения теперь принимаются, обрабатываются и сводятся воедино из различных каналов, в том числе из социальных сетей и чат-ботов.

Результат внедрения
Единое корпоративное пространство позволило облегчить коммуникации 12 000 студентов и преподавателей вуза на одной цифровой площадке. Это значительно упростило процесс взаимодействия и получения обратной связи от учащихся.
Настроена работа электронной приемной комиссии, что облегчает процесс подачи, приема и обработки документов и оптимизирует работу приемной комиссии вуза.
Оптимизировано управление научной деятельностью. Автоматизированы HR-процессы и АХО, налажен электронный документооборот. Согласование документов и научных статей ускорилась в среднем в 5 раз.
Созданный раздел для абитуриентов повысил привлекательность вуза среди учеников школ. Школьники еще на этапе выбора профессии и вуза могут взаимодействовать с системами вуза: получать информацию о курсах, проведении дней открытых дверей, скачать примеры экзаменационных тестов.
Цифровизация позволила МГТУ стать современным вузом, открытым к коммуникациям всех уровней. Теперь процессы вуза удобны и прозрачны для всех участников.