Внедрение Битрикс24 в компанию "Ишь Мишь"

1. Краткая информация о клиенте

Сфера деятельности

«Ишь, Миш!» — это большая команда digital-спецов, которая много лет помогает брендам быть в контакте со своей аудиторией. Сначала работали только в соцсетях, но теперь не ограничиваются SMM — выстраивают коммуникацию на любых площадках.

Число сотрудников

В настоящий момент в компании работает 23 сотрудника. Компанией был выбран тариф с возможностью совместной работы 50 сотрудников.

Количество офисов/филиалов, география

Территориально компания располагается в Екатеринбурге, однако работает и с выездными кейсами.

2. Необходимость внедрения Битрикс24.

Поскольку компетенции агентства выросли, выросла и команда. Руководство компании поняли, что могут работать не только в соцсетях, и стали контент-бюро. Теперь их продукт — стереоконтент: коммуникация, разложенная по разным каналам.

Поскольку теперь компания «Ишь, Миш!» предоставляет услуги SMM, включающие в себя все сопутствующие работы по проектированию и созданию контента, руководителям проектов компании приходится плотно работать с функционалом задач и проектов, направление который увеличилось пропорционально увеличению списка компетенций.

Основной задачей Заказчика было снижение трудозатрат сотрудников на регулярные действия (постановка задач, планирование мероприятий и т. д.). Компания нуждалась в решении, которое помогло бы вести работу с проектами в простой CRM-системе.

Для реализации этой задачи руководство «Ишь, Миш!»  обратилось в компанию «LID.Group», в свою очередь мы помогли им найти решение на базе «Битрикс24» и настроить его для регулярных задач компании.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

Наиболее необходимым пунктом внедрения была настройка CRM. По запросу заказчика было реализовано три направления сделок:

1. «Продажи»;

2. «Производство»;

3. «Регулярные проекты».

Тем самым позволив клиенту удобно разделить сделки, и своевременно уведомлять покупателей о стадиях ведения их запроса.

1. Воронка «Продажи».

Воронка включает в себя набор стадий сделок на этапе продаж клиенту, до момента подписания договора и получения предоплаты за формирование концепции SMM-компании. В данной воронке реализованы следующие бизнес-процессы:

— Формирование команды из списка сотрудников по ролям с последующим формированием проекта, в рамках которого далее ставятся все сопутствующие задачи.

— Постановка задач на всех участников проекта для подготовки КП клиенту. БП создает головную задачу и индивидуальные подзадачи.

— Формирование договора, доп. соглашения и счета на предоплату

— Автоматическая отправка трек-номера и даты отправления оригиналов документов клиенту через e-mail.

— Формирование сделки в направлении «Производство» с переносом всех необходимых данных из родительской сделки и сохранением связи.

2. Воронка «Производство».

В канбане данной воронки реализован весь процесс по разработке и созданию концепции клиентам, защите результатов перед ними и запуск проекта в регулярную работу, в случае успешной реализации первого этапа.

Сделки в текущем направлении формируются автоматически при переходе сделки продажи в соответствующую стадию. Направление «Производство» имеет большое количество задач для команды, при этом структура этих задач имеет строгую иерархию и последовательность, что несет значительные трудозатраты РП, поэтому реализованы БП:

— Формирование концепции. Ставится головная задача с информацией, хранящейся в сделке. К головной задаче ставится ряд подзадач на каждого узкого специалиста. Только после завершения всех подзадач, ставится дополнительная задача, решение которой невозможно без результатов работы всех специалистов – сбор всех концепций ответственным креативным менеджером в единый документ. После завершения задачи креатором, головная задача передается на проверку и согласование с менеджером по продажам.

— Формирование контент-карты. БП формирует головную задачу и подзадачи к ней. Ряд подзадач, связанных напрямую с текстовой частью, имеют следующие за ними задачи – на проверку копирайтером и дизайнером. После завершения всех задач ставится задача на формирование единого документа.

— Формирование счета на постоплату и акта выполненных работ. После формирования документов сделка продажи и производства переходят в статус ожидания оплаты.

— Запуск регулярного проекта. Создается сделка в направлении «Регулярные проекты» с переносом всех связей и данных из предыдущих связанных сделок.

3. Направление «Регулярные проекты».

После формирования и согласования концепции и контент-карты с шаблонами контента, проекты переходят в регулярную фазу ежемесячного производства и публикации контента. Данное направление отражает все этапы регулярных работ – от ежемесячного брейншторма команды на весь месячный период, до подписания документов клиентом.

Реализованные процессы:

— Актуализация команды и сроков текущего периода. БП предлагает список сотрудников набранной ранее команды с ролями руководителю проекта, который может внести изменения или подтвердить, а также внести данные о сроках (датах) реализации стартующего периода. На основании этих данных позже поступают уведомления и напоминания РП и другим ответственным.

— Подготовка к брейншторму. Автоматическая постановка задач всем участникам с формированием мероприятия в календаре.

— Формирование контента. Постановка головной задачи и подзадач узким специалистам. Направления, по которым необходимо создание задач, определяется в ходе брейншторма и выбирается РП при запуске процесса. В итоге запускается до 15 задач каждому из специалистов, после завершения которых ставятся новые задачи. Постановка новых задач зависит от того, реализованы ли смежные задачи, например: после выполнения задач оператором и продюсером ставится задача монтажеру. После завершения всех задач по производству поступает задача на согласование с клиентом, по завершению которой ставится задача контент-менеджеру на публикацию контента.

— Подготовка отчета. В день окончания сроков текущего этапа ряду специалистов ставятся задачи на подготовку отчета в течение трех дней. По истечению трехдневного срока задача на подготовку закрывающих документов поступает РП.

В самих направлениях сделок была произведена настройка роботов для лидов, сделок и задач, которые автоматизировали большинство менеджерских задач, тормозящих процесс ведения сделок:

— Уведомления ответственному через 1 день после поступления лида, если он находится в стадии "Не обработан"

— Автоматическая постановка задачи Креатору на формирование агентского брифа. Задача требует подтверждения завершения.

— Уведомление ответственному через 1 день после перехода в стадию "подписание документов", если стадия не сменилась

— Уведомление директору и ньюбизу через 2 дня после перехода в стадию "подписание документов", если стадия не сменилась

— Автоматическая отправка уведомления заказчику с информацией об отправке оригиналов документов (с указанием трека и даты)

— Уведомление ответственному через 3 дня после перехода в стадию "Ожидание предоплаты", если стадия не сменилась

— Уведомление ответственному через 5 дней после перехода в стадию "Ожидание предоплаты", если стадия не сменилась

— Автоматическая смена ответственного на Ньюбиза при переходе сделки в статус «Передано в продакшн»

— Автоматическая отправка смс заказчику с информацией о передаче работ в производство

Автоматизация уведомлений покупателей позволила освободить сотрудников от траты лишнего рабочего времени, а также не забыть о важных делах и сделках.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

Наиболее эффективным решением Битрикс24 для компании стало внедрение CRM. Это позволило удобно разделить все сделки по соответствующим направлениям, избавив команду от информационного шума и наглядно продемонстрировав эффективность менеджмента проектов.

Каждый сотрудник может удобно отслеживать свои задачи и повышать свою продуктивность.

Тендерные сделки перестали терять дедлайн за счёт своевременного напоминания от роботов.

Автоматические формирования документов и отчётов существенно сняли лишнюю нагрузку с сотрудников, тем самым подарив ещё больший комфорт в ведении дел компании.

5. Преимущества от внедрения

Автоматизация большого количества работ позволила компании выйти на новый уровень ведения бизнеса. Доступ ко всей необходимой аналитике, открыл компании возможность рационального перераспределения финансовых ресурсов для увеличения КПД своего производства.

Оценив работу на примере отдела производства, можно сделать следующие заключения:
 — Увеличилась скорость обработки заказов, что привело к повышению клиентоориентированности компании. Важно отметить, что скорость обработки заказов увеличилась за счёт внедрения наглядного прогресса сделок в CRM.

— Своевременные напоминания от роботов позволили соблюдать все поставленные дедлайны и помочь в реализации сроковых проектов.
 — Внедрение портала принесло также нематериальные выгоды менеджерам и продюсерам теперь гораздо приятней работать с проектами, ведь всю возможную бумажную работу приняли на себя роботы и бизнес-процессы. А в творческом коллективе комфорт в работе сотрудников важен как никогда.
 — В связи с чем повысилось качество ведения проектов по инжинирингу
 — Полученная аналитика позволила принимать более качественные управленческие решения, способствующие увеличению эффективности предприятия в целом.

6. Пример использования системы в рабочих ситуациях

Так как студия «Ишь, Миш!» является творческим объединением основной задачей стояло структурирование творческого потока и своевременный контроль ведения проектов. Самым ярким примером можно считать то, как поменялась работа отдела продаж и отдела производства творческого контента.

Продажи:

Уведомления отправляются автоматически и в потоке заказов постоянно удаётся соблюдать дедлайн. Задачи на формирование КП ставятся автоматически, что не тратит время сейлсов. Документы формируются автоматически по шаблону, избавляя творческий коллектив от рутинной монотонной работы. Ссылки с отделом производства всегда обратно связанны, поэтому доступны в просмотре из двух воронок.

Производство:

В отделе результат ещё более позитивен. На этом этапе за проект берутся уже гораздо большее количество людей, поэтому структурирование в этом случае ещё более актуально. На этапе производства проджектам необходимо вести контроль всех своих проектов, а в разных проектах очевидно разные команды, а эти команды ещё нужно сформировать, с каждой командой нужно провести бриф и допбриф, сформировать контент-карты, отправить на согласование документы, отправить проект на формирование презентации. Все эти процессы помимо грамотного ведения требуют уделения большого количества времени на рассылки и формальные особенности, но благо роботы и бизнес-процессы, написанные специально для компании «Ишь, Миш!», справляются с этими задачами не хуже людей.

Если обобщить преимущества от внедрения во всех отделах, то можно представить, что у компании «Ишь, Миш!» появился свой виртуальный секретарь, который без промедлений выполняет свои задачи 24/7, никогда не болеет и не уходит в отпуск.