CRM для сети автошкол АБВ (г.Киров) с автоматизацией отдела продаж.

1.    Краткая информация о клиенте

·       Академия Безопасного Вождения - это автошкола Кирова, в которой применяются абсолютно новые подходы в обучении водителей, дающие гораздо более высокие результаты, по сравнению с традиционными.

• число сотрудников, работающих с Битрикс24: 10
• количество офисов/филиалов, география: г.Киров, 4 офиса

2.    Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.

Задача 1: телефония

До внедрения Битрикс24, в компании была разрозненная телефония, использовались различные операторы связи, в том числе, сотрудники использовали свои сотовые номера, в офисах применялась собственная АТС, запись разговоров велась не стабильно.

В ходе внедрения Битрикс24 в компанию АБВ было произведено сведение разрозненной телефонии компании в одну единую телефонию на базе Битрикс24., при этом все телефонные номера были сохранены, в том числе мобильные номера сотрудников. Включена запись всех разговоров, создание лидов по всем входящим звонкам в отдел продаж и сотрудникам отдела продаж.

Задача 2: продажи.

Разработана воронка и алгоритм обработки лидов и сделок. Настроена автоматизированная конвертация лидов в контакты и сделки при наличии всех необходимых данных для осуществления дальнейшей работы.

Настроена автоматизация продвижения сделки по стадиям, исправление ошибок менеджера, проставление корректной стоимости сделки при выборе нужных услуг. Менеджер прямо в сделке получает инструкции: что нужно сделать со сделкой для ее дальнейшего эффективного продвижения по воронке.

В случае задержки лида или сделки руководитель менеджера получает уведомление о необходимости помощи менеджеру.

Таким образом, в компании была обеспечена система контроля продаж, фиксация лидов и контроль скорости обработки лидов и сделок.

Менеджер всегда видит актуальную информацию об оплатах ученика. Для различных услуг предусмотрена различная схема рассрочек. Ученик должен вовремя оплачивать очередной платеж. Все это отражается в сделке (информация об оплатах поступает из 1С).

Настроена корректировка ошибок менеджера. Так, например, если ученик ранее обращался за услугами и уже есть его паспортные данные, то повторно их не нужно запрашивать, они автоматически будут заполнены в сделке. Суммы рассрочки автоматически заполняются в зависимости от выбранных услуг.

Задача 3: документы.

Менеджер из сделки формирует необходимые для ученика документы в том числе: заявление с QR кодами на вступление в группу обучения, договор, платежки для оплаты с рассрочкой, с QR кодами для оплаты через клиент-банк.

Задача 4: Интеграция с 1С

Все финансовые операции в том числе обмен с банком в компании производится через 1С, поэтому было необходимо чтобы новые клиенты попадали в 1С, а из 1С поступала информация о поступлении оплат от клиентов.

Задача 5: интеграция с социальными сетями

Ученик должен получать уведомления о расписании занятий и вождении в социальные сети. Для этого сделана интеграция с чатами социальных сетей в которых ученик получает уведомления.

Все обращения новых контактов в социальные сети генерирует новый лид который должен быть обработан в этот же день и сконвертирован в контакт и сделку. В случае неуспеха - руководителю поступает отчет о причинах провала.

Задача 6: корпоративная почта.

Вся корпоративная почта в домене переведена в Битрикс24. Обмен сообщениями с новым контактом и сообщения с сайта генерируют новый лид, который незамедлительно поступает в работу менеджеру.

Задача 7: контроль рабочего времени.

Несколько офисов компании вызывают потребность контроля рабочего времени. Настроен график работы и контроль за его соблюдением. Звонки поступают менеджеру только после начала рабочего дня. Поступление звонка руководителю сигнализирует о недостаточности ресурсов в офисе или в отделе продаж.

Задача 8: задачи

При наличии нескольких офисов остро встает вопрос с постановкой и контролем выполнения задач. Это прекрасно решается через группы и задачи в группах. Отлажен алгоритм работы над задачами, уведомления о несвоевременном выполнении, о скором окончании крайнего срока выполнения задачи.

Задача 9: формирование групп

Группы учеников (списик учеников) автоматически формируются из успешно выигранных сделок. Отдел обучения (производство) получает из Битрикс24 готовые списки учеников с полными контактами. Также руководители отдела обучения видят заполнямость групп, а менедежры не добавляют избыточное количество учеников в группу если группа уже достаточно заполнена.

Клиент выбрал именно нашу компанию, потому что мы делали клиенту новый сайт и он уже знал, что мы делаем работы качественно и в срок.

3.    Процесс внедрения, особенности проекта.

В первую очередь решались проблемы отдела продаж.

    Процесс внедрения шел в три этапа:

1.       Подготовка к интеграции

·         Развернуть Коробочную версию Битрикс24 на отдельном сервере

·         Перенести со старой версии Компании, контакты, лиды, сделки

·         Отключить старую копию коробочной версии Битрикс24

2. Типовая настройка портала Битрикс24 (при необходимости)

·         Внесение базовых настроек в систему (выбор режима работы системы, установка названия компании и адреса портала, указание режима работы компании, выбор формата имени клиента, автоподключение Диска в Задачах/Проектах).

·         Внесение настроек в разделе CRM (формат адреса - Россия, отключение автосоздания записей звонков в календаре).

·         Создание орг. структуры предприятия в Б24 (отделы, подотделы).

·         Приглашение пользователей в систему.

·         Назначение руководителей отделов и руководителя компании в созданную ранее орг. структуру.

·         Добавление сотрудников в бизнес-пользователи (если требуется).

3. Высокоуровневый процесс

Старт бизнес-процесса происходит в момент контакта с клиентом и заканчивается успешной или проваленной сделкой.

4.    Работа с решением. Достигнутые результаты.

Работа со сделками по воронке продаж  используется чаще всего.

5.    Преимущества от внедрения

Работа отделов стала более прозрачной, уменьшилось время заключения успешной сделки, улучшилась обратная связь за счет оперативного реагирования на запросы клиента.

6.    Привести примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.

Воронка сделок Стадия С1 - Взять в работу.

 Цель стадии:

Проинформировать менеджеров о появлении новой сделки.

Текстовое описание:

Процесс запускается когда сделка попадает на стадию.

Система проверяет сделку и допускает на стадию только те сделки, по которым назначен ответственным бот помощник и тип контакта является правильным для обработки (не “не покупатель”).

Всем сотрудникам отдела продаж отправляется сообщение о появлении новой сделки и необходимости взять её в работу. Менеджеры берут в работу сделку перетащив на следующую стадию. Тот, кто перетащил сделку назначается ответственным за неё.

Через 10 минут если никто не взял сделку в работу - РОПу отправляется сообщение о необходимости принять меры.

Если сделка не покинула стадию в течение 8 рабочих часов - отправляется сообщение директору.

7.    Отзыв заказчика о проделанной работе.

Мы уже работали с этим Исполнителем раньше и знаем как качественно он подходит к разработке ТЗ, чтобы точно и в срок выполнить необходимые нам задачи и улучшить нас бизнес с помощью digital технологий. Увеличилась скорость закрытия сделок в отделе продаж, интеграция с 1с упростила работу бухгалтера, а интеграция с социальными сетами позволяет нашим клиентам всегда быть в курсе предстоящих занятий за счет автоматического информирования системой.