Автоматизация обработки заявок на закупки в АО "ГПБ Комплект"

Краткая информация о клиенте
АО "ГПБ Комплект" - дочерняя компания АО "Газпромбанк". Комплексный поставщик для предприятий промышленной группы АО «Газпромбанк» и внешних независимых заказчиков. АО "ГПБ Комплект" имеет один офис в Москве.  Сотрудников, работающих в Битрикс24 в рамках этого портала семьдесят четыре.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Заказчик обратился к нам с рядом проблем:

• Нет унифицированного подхода к регистрации потребностей (потребности поступают из разных систем Банка, нет единого формата).
• Отсутствует единая система ведения закупочной деятельности Банка, которая бы позволяла проводить мониторинг закупок на каждом этапе.
• Системы Банка не имеют интеграции между собой, как следствие, раздробленность информации делает невозможным получение оперативных отчетов по закупочной деятельности.
• Большие риски утери информации в следствии отсутствия четкого понимания распределения ответственности за закупку на каждом её этапе, а также расплывчатые сроки исполнения потребностей.
• Заказчиком была поставлена задача по решению вышеописанных проблем и получение системы, которая могла эффективно работать с данными:
• Интеграция с системами Банка для автоматического регистрации потребностей и проверка на дублирования информации.
• Полноценный блок управления закупочной деятельностью (отслеживание потребности на каждом этапе закупочного процесса).
• Гибкий и удобный блок аналитической отчетности.

Какие критерии играли ключевую роль при выборе в пользу Битрикс24?
Функционал Битрикс24 полностью отвечает запросам заказчика, таким как:

• единая информационная система
• интеграция с 1С и другими системами
• обширные возможности кастомизации коробочной версии Битрикс24
• безопасное и системное хранение и использование информации

Почему клиент выбрал именно вашу компанию?
Клиент выбрал нашу компанию основываясь на отзывы в бизнес среде.

Процесс внедрения, особенности проекта
Для реализации этих задач была выбрана система Битрикс24 с интеграцией с внутренними системами заказчика на базе 1С. На первом этапе реализации проекта была настроена и автоматизирована воронка продаж. После была настроена детальная карточка сделки и карточка предварительного просмотра с дополнительными реквизитами. Следующим этапом, для воронки продаж был создан бизнес-процесс по автоматической постановке задач и заданий для менеджеров и участников проектов на каждом этапе. Данный бизнес-процесс был автоматизирован, система автоматически переключала этапы воронки продаж исходя из выполненных задач, прикрепления к ним проверочных документов или заполнения требуемых на данном этапе реквизитов в карточке сделки. Далее шел этап настройки аналитических отчетов и реализации интеграции с базой PowerBI для получения гибкой отчетности в режиме реального времени.
Дополнительно, для хранения и использования важной информации был настроен раздел «База знаний». Мы настроили базы знаний под разные запросы: дашборды (возможность открытия отчетов PowerBI внутри Битрикс24), документация, регламенты и инструкции.
Последнем этапом была настроена интеграция с базами 1С заказчика, чтобы было возможно на основании данных из Битрикс24 вести проверку контрагентов, вести согласования договорной документации и проводить закрывающие бухгалтерские документы.

Работа с решением. Достигнутые результаты
В опытную эксплуатацию система была запущена в течение первого месяца проекта, опытно-промышленная эксплуатация стартовала через три месяца, в промышленную эксплуатацию система была сдана через шесть месяцев с момента начала реализации проекта.
Активнее всего используется функционал CRM и База знаний.
С помощью CRM отображен жизненный цикл закупочной процедуры от этапа поступления потребности до подписания актов выполненных работ, настроенные карточки сделки используются для оперативного отслеживания исполнения потребности, бизнес процесс в сделках был автоматизирован, система автоматически переключает этапы воронки продаж исходя из выполненных задач, прикрепляет к ним проверочные документы или заполняет требуемые на данном этапе реквизиты в карточке сделки.
В Базу знаний пользователи регулярно обращаются за необходимой актуальной информацией.
В данный момент система находится в промышленной эксплуатации у заказчика, нами осуществляется техническая поддержка и развитие системы.

Преимущества от внедрения
После запуска системы пользователи отмечают удобство и простоту работы с сервисом Битрикс24:
прозрачный мониторинг жизненного цикла сделок в т.ч. отслеживание сроков;
удобный мониторинг процесса работы над задачами и в т.ч. отслеживание сроков;
быструю постановку задач;
своевременное информирование об изменении стадий и статусов задач и сделок;
простые инструменты сбора и хранения информации о проектах.
простой и удобный доступ к инструкциям, документациям, регламентам и отчетам PowerBI внутри Битрикс24
интеграция с базами 1С заказчика упростила проверку контрагентов, согласование договорной документации и проведение закрывающей документации

Отзыв заказчика о проделанной работе
После внедрения в нашу компанию многофункционального сервиса для автоматизации бизнес-процессов Битрикс24, заметно улучшились бизнес процессы, в том числе согласования отдельных элементов проектов и проектов в целом. Наглядно стало видно текущий статус по проектам, и как следствие оперативное вмешательство на тех или иных этапах реализации проектов. Платформа удобная, интерфейс понятен даже обывателю.