Внедрение Корпоративного портала для проектно-строительной компании

Внедрение корпоративного портала для проектно-строительной компании АртДизайнСервис (г. Электросталь, МО)

Краткая информация о клиенте

Сфера бизнеса: Строительство, ремонт и благоустройство

Тип лицензии: Коробочная версия

Редакция продукта: Корпоративный портал - 50

Число сотрудников, которые работают в CRM: 12

С какими задачами обратился клиент:

Компания АртДизайнСервис проектирует, строит, модернизирует базовые станции сотовой связи в Москве, Московской области и других регионах России. 

Заказчик работает с операторами "большой тройки". У каждого из них своя система нумерации договоров, уникальные регламенты, индивидуальная специфика бизнес-процессов. CRM в компании внедряется впервые. До этого учёт проектов велся в Access. 

Первоочередные задачи:

• оцифровать бизнес-процессы, 

• простроить коммуникации между сотрудниками и отделами, 

• перевести функцию управления проектами в единую среду. 

Несмотря на небольшую штатную численность, у компании крайне сложные бизнес-процессы:

• контроль каждого этапа проекта, 

• взаимодействие с подрядчиками, заказчиками и представителями арендодателей по месту нахождения оборудования, 

• передача проекта от отдела к отделу, 

• финансовая отчётность и т.д.

Процесс внедрения

Для реализации проекта мы выбрали коробочное решение. В качестве инструмента учета рабочих проектов адаптировали функционал блока CRM. Для удобства восприятия весь цикл работы над проектом, от принятия решения "берём или не берём в работу" до сдачи объекта и сопроводительной документации, разделили на логические этапы.

В итоге получилось 7 последовательных основных и 6 вспомогательных воронок, которые запускаются в нужный момент при помощи бизнес-процессов. Один проект может пройти до 115 стадий, на большинстве из которых настроена автоматизация.

Автоматизировали:

• создание задач и уведомлений сотрудникам;

• контроль сроков нахождения задачи на каждой стадии;

• обязательность заполнения информации;

• смену ответственного сотрудника и наблюдателей.

Также были настроены:

• автоматическое создание папки проекта с деревом подпапок при переходе сделки на определенный этап;

• взаимодействие с универсальными списками для учета дополнительных сведений, которые излишне нагружают и без того перенасыщенные поля в карточке сделки (для этого введено 62 дополнительных пользовательских поля разных типов, не считая нескольких скрытых технических полей);

• сквозной бизнес-процесс для связи данных из разных воронок;

• счетчик количества запусков вспомогательных сделок внутри основной сделки.

Обучение сотрудников компании АртДизайнСервис проводили в онлайн-формате в несколько этапов:

• Базовое пользование ПК

• Изучение функционала Битрикс24: как зайти, что такое задачи, календарь, почта, диск и т. д.

• Презентация автоматизации, которую разработали наши специалисты. Разобрали алгоритм действий от момента принятия решения о работе до сдачи объекта и сопроводительной документации. Оставили домашнее задание, чтобы сотрудники смогли самостоятельно пройти по воронке и зафиксировать в комментариях все действия, которые сделали с заявками.

Результаты внедрения Битрикс24

• Руководитель может оценить работу сотрудников за счет контроля сроков нахождения задачи на каждой стадии

• Сократилось время на рутинные задачи благодаря настроенной автоматизации

• Отсутствуют ошибки в документообороте, учтена специфика работы с каждым оператором

• Коммуникация между отделами стала более продуктивной 

• Объединили компанию в единую информационную среду