ООО "Аркуда"

Производственная компания «Yuken Kogyo Co., Ltd»: как оживить CRM Битрикс24 после неудачного внедрения?

Краткая информация о клиенте:

Клиент: ООО "Аркуда"

Город: Москва

Направление деятельности: Продажа, монтаж и обслуживание оборудования

Web: http://yuken.ru

Тариф Битрикс24: Старт+

Количество сотрудников: 5-10

Компания “Yuken Kogyo Co., Ltd.” — крупнейший производитель промышленной гидравлики в азиатском регионе. Один из лидеров в Японии по производству компонентов гидравлических систем широко применяющий в производстве инновационные разработки. На протяжении всей своей деятельности компания делает все возможное, чтобы заслужить мировое доверие и признание бренда Yuken. И в дальнейшем будет только увеличивать свои усилия для широкого распространения своего гидравлического оборудования в мировой промышленности, обогащая мир новыми технологиями и делая жизнь более удобной и красивой.      

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Раннее уже работали с Битрикс24, но, после первой настройки, портал работал неправильно, процессы были абсолютно неудобными, и пользоваться им сотрудники не хотели. Это только усложняло бы работу.

Так как работать «в записных книжках» всё же было сложно, решили найти нового подрядчика, который спасёт купленную CRM и потраченные на неё усилия и средства.

Так выбрали команду INVO Group, которая уже обладала успешным опытом внедрения Битрикс24 у компаний с похожим видом деятельности.

Первоначальный список необходимого функционала:

• Оцифровка процессов и документов;

• Вывод показателей эффективности работы;

• Хранение данных и документов в онлайн-облаке;

• Чаты и обмен данными в едином информационном портале;

• Автоматизированная постановка задач и контроль сроков.

Поначалу опасались, что с настроенным порталом будет неудобно работать. Сказывался предыдущий опыт неудачного внедрения. Но с INVO Group сотрудничество прошло успешно и CRM уже начинает работать.

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Заместитель директора (из Москвы)

• Роль в проекте: предоставление информации, согласование изменений, приём готовых работ.

• Что было важно: избавиться от хаоса неудачного внедрения и навести порядок в работе процессов.

Заместитель директора (из Иркутска)

• Роль в проекте: предоставление информации, согласование изменений, приём готовых работ.

• Что было важно: провести первоначально планируемые автоматизации и уйти от рутинных задач.

С каким сложностями столкнулись на этапе внедрения:

1. Было неудобно, когда состав команды внедрения сменился несколько раз. Пришлось потратить больше времени на повторное объяснение нюансов проекта. Можно было оставить одного бизнес-аналитика – он прекрасно справлялся со всеми задачами.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM:

1.1. Настроена воронка лидов, которая позволяет упорядочивать и квалифицировать новые заявки, вести подконтрольную работу с ними и следить за конверсией.

1.2. Настроена воронка продаж, которая позволяет вести продажи поэтапно, автоматически ставить задачи и контролировать сроки выполнения.

2. Контакт-центр:

2.1. Виджет на сайт, который позволяет собирать заявки с сайта и автоматически формировать из них новые лиды в Битрикс24. Исключает потерю заявок.

2.2. Подключена почта, которая позволяет принимать и отправлять письма прямо в Битрикс24.

3. Списки:

3.1. Реестр оплат, который позволяет отслеживать оплаты как по всем сделкам в целом, так и по каждому клиенту в частности.

4. Аналитика:

4.1. Настроен отчет по дебиторской задолженности, который позволяет контролировать сроки и процесс возврата дебиторской задолженности и напоминает о предстоящих выплатах.

5. Облачное хранение данных:

5.1. Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо;

6. Чат и видеозвонки:

6.1. Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

6.2. Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Результат от внедрения:

1. Сделки находятся не в памяти сотрудников, а в CRM;

2. Автоматизирована почтовая рассылка писем из Битрикс24;

3. Настроен «онлайн-офис» в Битрикс24;

4. Истории работы по задачам сохраняются и прикрепляются к карточкам клиента и сделки.

Пользоваться Битрикс24 только начинают, еще в процессе перехода, поэтому некоторые задачи пока выполняются «в записных книжках». CRM теперь настроена удобно и работает правильно.

Будут рекомендовать INVO Group для внедрения Битрикс24.

Оценка клиента о сотрудничестве с INVO Group по 10-бальной шкале: 7

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• Сверхурочная работа бизнес-аналитика;

• Доведение задач до конца;

• Подсказки при наведении порядка в регламентах;

• Пунктуальность сотрудников.

"Очень понравилось работать с бизнес-аналитиком Сергеем, который внимательно и оперативно помогал со всеми вопросами".