Внедрение коробочного портала для IT-аутсорсинга

О компании

ICL Services (до 2014 года – Russia GDC) — компания, занимающаяся IT-аутсорсингом и автоматизацией бизнес-процессов с 2006 года. Входит в топ-10 крупнейших ИТ-сервисных компаний России.

Количество офисов: 1 головной офис в г. Казани (город-спутник Иннополис), 8 дочерних офисов по России
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 10
Тип лицензии Битрикс24: Коробочная версия

Первоначальные задачи внедрения Битрикс24:

• Организация работы отдела маркетинга в системе
• Настройка портала (CRM, каналы связи) под нужды компании
• Автоматизация рутинных процессов

Разворот коробочной версии и настройка структуры компании

После приобретения коробочной версии Битрикс24, мы приступили к развороту портала на сервер. Данный этап работ включал в себя пять шагов:

1. Установка корпоративного портала
2. Исправление ошибок и оптимизация
3. Установка SSL-сертификата
4. Установка тестового корпоративного портала
5. Исправление ошибок и оптимизация тестового портала

Наши специалисты развернули корпоративный портал на новом сервере и подвязали SSL-сертификат, гарантирующий информационную безопасность посетителей сайта. Для контроля обновлений и проверки доработок (php-кода), развернули тестовый контур – копию «боевого» портала.

Структура компании

Следующий этап – настройка структуры компании и приглашение сотрудников на портал. Мы согласовали схему организации отделов и добавили двухуровневую структуру для отдела маркетинга ICL Services.

Структура компании помогает не только распределить рабочие обязанности, но и позволяет назначить права доступа для каждого отдела. Это важно для организаций, с высокими требованиями к безопасности данных.

Настройка CRM

Второй этап настройки портала мы разделили на четыре шага:

1. Оптимизация полей карточек сущностей – добавление пользовательских полей и редактирование штатных
2. Настройка воронок – добавление и редактирование стадий для лидов и сделок
3. Автоматизация воронки Лидов – разработка бизнес-процессов и настройка роботов для упрощения работы менеджера
4. Обучение пользователей работе с CRM по следующему ряду вопросов:

• Живая лента
• Сотрудники
• Чаты и звонки
• Задачи и проекты
• Десктопное приложение
• Почта
• CRM
• Отчеты

Мы продемонстрировали проведенные настройки куратору компании ICL Services, ответили на возникшие вопросы. Работа в Битрикс24 теперь систематизирована: неясные моменты освещены, обработка новых заявок упрощена, регулярные действия некоторых сотрудников – автоматизированы.

Подключение средств коммуникации к CRM

Следующий этап настроек – подключение открытых линий, почтовых ящиков и CRM-форм.

Коммуникация с клиентами в компании ICL Services происходит по нескольким каналам.

Для удобства работы с письмами мы подключили электронную почту сотрудникам организации. Чтобы заявки с официального сайта компании хранились в единой системе, мы настроили виджет, CRM-формы и онлайн-чат.

После интеграции портала и каналов связи эффективность менеджеров повысилась на 30%, как показывают текущие показатели компании. Меньше заявок стало теряться на стадии обработки лида, что положительно сказалось на прибыли организации.

Итоги внедрения

Благодаря выполненным настройкам, в корпоративном портале ICL Services:

• Оптимизирована работа отдела маркетинга – данные не нужно вносить с нуля вручную
• База клиентов хранится в единой среде – больше нет необходимости использовать таблицы Excel и Microsoft Dynamics CRM
• Переписка и заявки обрабатываются в рамках CRM, новые клиенты не теряются среди большого количества заявок
• Все сделки классифицированы по стадиям, что упрощает их обработку и повышает вероятность успешного завершения

В ходе работ по проекту мы дополнительно решили мелкие ошибки, возникшие в процессе внедрения:

1. Контроль дублей 
2. Ошибка с почтой
3. Устранение сбоев на портале
4. Ошибка при входе в портал
5. Настройка стороннего приложения

Впереди – переговоры об оказании услуг технической поддержки и интеграция с Microsoft Dynamics.