Система подбора персонала на базе Битрикс24 для Mining Element

Краткая информация о клиенте

Компания Mining Element — дочерняя структура финского производителя запасных и изнашиваемых частей для горнорудного оборудования Element Group. Номенклатура компании насчитывает 60 000 уникальных наименований, а дилеры поставляют детали Element в 38 стран.

Необходимость внедрения Битрикс24

До внедрения системы на Битрикс24 HR-специалисты компании использовали специализированную программу для рекрутмента — функционально она их устраивала, но редко обновлялась и имела сложности с кастомизацией и англоязычным интерфейсом. Представители Mining Element решили внедрить ATS (applicant tracking system, система по управлению кандидатами), чтобы перенести возможности программы на портал и доработать решение под свои потребности.

Представители Mining Element уже были знакомы с Битрикс24 — ранее компания внедрила управление задачами, CRM и SCM-систему на этой платформе. Заказчики продолжили создание единого интегрированного пространства и выбрали Битрикс24 для реализации ATS.

Основные задачи проекта:

• Обеспечить удобную и структурированную работу с базой кандидатов и предусмотреть разграничение прав доступа;

• Интегрировать систему с внутренними сервисами, предусмотреть возможность «наращивать» ее функционал 

• Реализовать возможность мгновенного импорта резюме и профилей кандидатов со свободно распространяемыми персональными данными — с сайтов для поиска работы и других ресурсов;

• Добавить аналитику данных и возможность выгружать отчеты;

• Разработать дружественный интерфейс системы и добавить англоязычную версию.

Процесс внедрения

С помощью системы мы решали, в первую очередь, проблему автоматизации деятельности HR-департамента — необходимо было разработать единую систему для рекрутеров, где те смогли бы эффективно управлять процессами подбора персонала во всех регионах присутствия компании, а также иметь гибкую систему для построения аналитики.

Процесс рекрутмента очень напоминает механику продаж: «менеджерами» являются HR-специалисты, «лидами» — кандидаты на должность, а закрытие вакансии — это «сделка». Мы предложили следующее решение: использовать сущности CRM Битрикс24 и разработать систему подбора персонала (ATS) на её базе.

В системе доступны несколько ролей:

• Заказчик — руководитель подразделения и инициатор заявки на подбор;

• HR-директор согласует заявки и назначает ответственного рекрутера, курирует процесс найма и имеет доступ ко всем данным в системе;

• Рекрутер занимается подбором кандидатов;

• Суперадминистратор имеет максимальные права на управление системой.

Работа с решением

Заявка на подбор. Ее оформляют руководители подразделения или сотрудники HR-отдела. Они заполняют специальную форму, после чего заявка уходит на согласование HR-директору. Ответственный сотрудник мгновенно получает системное уведомление о новой заявке — на портале или по электронной почте (в зависимости от настроек).

После одобрения заявка автоматически преобразуется в вакансию на портале. Когда HR-директор назначит рекрутера, ответственного за вакансию, карточка кандидата перейдет из статуса «Новая» в статус «В работе». В дальнейшем все стадии работы с заявкой можно просматривать в разделе аналитики.

Вакансии. Открытые вакансии отображаются в виде стандартного списка или в представлении «Канбан» — на виртуальной доске со стикерами-вакансиями и статусами их обработки.

Вакансии можно отфильтровать по нескольким параметрам:

• по департаменту;

• по нанимающему руководителю;

• по рекрутеру, ответственному за вакансию;

• по стадии обработки;

• по количеству дней в работе и др.

В карточке вакансии доступен таймлайн взаимодействий с кандидатами: переписка, история и итоги собеседований, комментарии и т. д.

Поиск по базе кандидатов. В процессе поиска рекрутер взаимодействует с базой кандидатов, в которой хранятся резюме и контактные данные всех потенциальных соискателей. Для отбора кандидатов достаточно ввести запрос в строку поиска — система тут же покажет отфильтрованные данные.

Виды поиска по базе:

• полнотекстовый;

• поиск внутри загруженных файлов;

• поиск по тегу или нескольким тегам из карточки кандидата;

• комбинированный поиск с фильтрами из заполненных полей карточки.
  
  

Карточки кандидатов, подходящих под требования, можно прикреплять к карточке вакансии, причем один кандидат может быть прикреплен к нескольким вакансиям.

Рекрутер может пополнить базу несколькими способами — создать карточку кандидата вручную (при этом система проверит наличие дублей) или воспользоваться автоматическими способами.

1 способ. Собрать информацию о кандидате с помощью расширения Chrome

Мы разработали расширение для браузера Google Chrome, которое позволяет собрать информацию о кандидате с сайтов для поиска работы (hh.ru и linkedin.com). После установки расширения и его синхронизации с Битрикс24 достаточно открыть в браузере резюме подходящего кандидата и нажать «Добавить резюме в базу» — встроенная нейросеть автоматически проанализирует информацию на странице и распределит по соответствующим полям в карточке.

Кроме того, нейросеть умеет распознавать текст на любом сайте — например, если рекрутер получил сведения о кандидате в Фейсбуке или ВКонтакте, то с помощью расширения он может импортировать текст сообщения сразу в систему. Карточка кандидата появится в базе автоматически — рекрутеру нужно лишь распределить текст из блока «Описание» по соответствующим полям.

2 способ. Отправить файл с резюме на выделенный почтовый адрес или загрузить на Битрикс.Диск

Файл с резюме попадает к рекрутеру разными путями: например, кандидат может отправить информацию на электронную почту, руководитель — написать в мессенджере, а сам сотрудник — найти файл в папке на компьютере. Переносить данные из файла в карточку кандидата долго и неудобно, поэтому мы автоматизировали этот процесс.

Рекрутер может отправить файл с резюме на специальный e-mail или загрузить на Битрикс.Диск — в течение нескольких секунд система преобразует информацию из файла в карточку кандидата.

Карточка кандидата. В каждой карточке отображаются не только все данные из резюме, разнесенные по соответствующим полям, но и таймлайн взаимодействий — легко понять, когда состоялся первый контакт и на каком этапе сейчас находится работа с кандидатом.

Формирование резюме и оффера. Создание карточек кандидатов из файлов с резюме работает и в обратную сторону — мы разработали бизнес-процесс, с помощью которого вся информация из карточки конвертируется в документ.

Бизнес-процесс запускается на портале сразу при создании новой карточки (любым способом). Документ формируется с помощью модуля «Генератор документов» по созданному шаблону и сохраняется в папке кандидата на Диске.

Аналогично устроен и бизнес-процесс генерации оффера: когда рекрутер находит подходящего кандидата на вакансию, он выбирает на вкладке «Vacancy/Status» стадию «Offer (made)» и тем самым запускает генерацию документа, который появится в таймлайне карточки. Так как рекрутеры ищут кандидатов по всему миру, перед созданием оффера они могут выбрать язык, на котором нужно сформировать документ.

Отчеты по вакансиям и рекрутерам. Для HR-директора мы разработали отчеты, которые позволяют оценить эффективность работы рекрутеров — в целом по отделу и персонально.

Отчёт «Hiring Funnel» (воронка найма) показывает общую статистику по работе рекрутеров — количество новых кандидатов в базе, сформированных офферов, проведенных собеседований и т. д.

В фильтре можно выбрать интересующую вакансию — система сформирует диаграмму, который покажет все взаимодействия рекрутеров с соответствующими кандидатами.

Здесь же с помощью фильтров и поиска можно сформировать отчет по рекрутерам — он поможет узнать, сколько вакансий в работе у конкретного сотрудника и его статистику за выбранный период.

Преимущества от внедрения

Внедрение системы позволило объединить и структурировать подбор персонала в компании — весь процесс от формирования заявки на подбор до приема сотрудника на работу прозрачен и автоматизирован. С помощью внутренней базы кандидатов и разработанных инструментов ее пополнения значительно уменьшилось время на закрытие вакансии, а встроенная аналитика данных позволяет контролировать работу рекрутеров и оценивать их эффективность.

Mining Element продолжает развивать проект самостоятельно — дальнейшую доработку функционала ведут внутренние специалисты по Битрикс. В планах компании — доработать систему и использовать ее не только для рекрутмента, но и для адаптации сотрудников после трудоустройства.

Отзыв заказчика

Полина Пасько, HR-директор Mining Element: «На данный момент совместно с командой Эм Си Арт мы продолжаем внутреннюю настройку системы, поэтому результаты проекта пока не оцифрованы, однако сотрудники компании уже успели положительно оценить потенциальную эффективность от полноценного внедрения системы».