Дорожно-строительная организация ЮАХ (Организация участия в тендорах/исполнение)

1. Краткая информация о клиенте

ЮАХ-сервис – Дорожно-строительная компания. Оказывает комплексные услуги полного цикла в сфере строительства дорог, зданий и благоустройства участков

Сфера бизнеса: строительство (дорожно-строительная компания)

Тип проекта: Облака

Редакция продукта: Команда (сейчас Профессиональный) 

Подключены отделы: дирекция, бухгалтерия, производственно-технический отдел (ПТО), тендерный отдел, 

Роли: директор, бухгалтер, юрист, сметчик, тех .дир, главный инженер,

Число сотрудников, которые работают в CRM: 19

Количество офисов/филиалов: 1 

2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами обратился клиент

У компании ЮАХ-сервис это было первичное внедрение Битрикс24. Главным запросом при обращении была организация тендерных процессов и прямых продаж в компании

ЮАХ-сервис знакомы с первичным интерфейсом Битрикс24 в рамках другой, смежной по отрасли, компании. Главным критерием при выборе платформы для внедрения была возможность организовать тендерный процесс, исполнение контракта и работу взаимодействия сотрудников между различными отделами

Было неважно, кто участвует в процессе работы, необходимо, чтобы сам процесс был непрерывный, чтобы под него мог подстроиться любой человек

Нашу компанию выбрали благодаря тому, что у нас уже был успешно внедрен Битрикс24 в смежную компанию, после презентации мы приступили к внедрению в рамках данной организации

Перед настройкой мы провели толковый предпроектный анализ, чтобы описать текущие процессы и подобрать удобные решения в Битрикс24

3.Процесс внедрения, особенности проекта

Перед настройкой портала Битрикс24 наш бизнес аналитик глубже погрузился в компанию и выявил вот такие проблемы:

• нет единого места для хранения документов

• квалификация выбранного тендера происходит не по регламенту

• непонятно, на каком этапе сейчас подготовка к участию в тендере 

• не организованы внутренние коммуникации между сотрудниками

• процесс перехода сделки с этап в этап происходит долго 

После настройки портала Битрикс24

В компании ЮАХ-сервис все действия с тендерами фиксировались в бумажном виде, каждый сотрудник организовывал работу по-своему и поэтому было непонятно, на каком этапе находится тендер, какие документы готовы, что согласовано, а что нет. Процесс согласования между сотрудниками и генеральным директором длился долго

Весь тендерный процесс мы организовали с помощью слияния автоматизированных воронок. Процесс согласования тендера и документов теперь происходит по единому регламенту. В отдельном списке можно просмотреть все сделки, которые требуют согласования и таким образом ни один сотрудник не пропустит документ, который требует его внимания

В рамках заявки теперь видна вся информация: коммуникации, комментарии. Система помогает автоматизировать процесс выполнения задачи, приходят напоминания, в фильтрах добавили поля, по которым сотрудникам легче искать информацию о тендерах, заявках, сделках

С помощью диска мы организовали хранение документов в едином месте, теперь сотрудники могут найти нужную информацию без особых усилий

Так же появилась возможность вести учет сроков заявок, отправленных на тендер - можно фиксировать сроки и контролировать заявки

Технических сложностей не возникло, так как процесс внедрения нам был хорошо знаком

После внедрения наши сотрудники выезжали для офлайн обучение в компанию ЮАХ-сервис. Так сотрудники организации лучше усвоили процессы использования интерфейса Битрикс24

Руководитель отдела, который занимался внедрением Битрикс24, был инициатором внедрения и использовал все внедренные функции по максимуму

Сложностей во внедрении не возникло, так как новый процесс облегчал сотрудникам работу и был понятен в освоении

Какие сценарии автоматизировали

• Сценарий тендерного процесса

Какие решения использовали

• Роботы

• Триггеры

• CRM-воронки

• Бизнес-процессы

• Интеграции:  WhatsApp, почта 

CRM

Весь тендерный процесс мы организовали с помощью слияния воронок (ниже мы рассмотрим подробно некоторые из них). Теперь квалификация выбранного тендера происходит по регламенту, этапы заявки на тендер и согласования видны всем сотрудникам. Так же в процессе воронок мы настроили небольшой бизнес-процесс, как будет проводиться обеспечение заявки - либо за “собственные средства” (гарант), либо “банковская гарантия” (банк является поручителем), это важный этап в согласовании заявки

Мы настроили автоматическое появление сделки. Этот процесс происходит каждый месяц. Определенного числа каждый месяц компания должна производить расчеты, готовить документы и получать оплату от клиента, пока не исполнит весь контракт. Например, есть контракт на 10.000.000 с разделенными платежами по 1.000.000 каждый месяц и в течение 10-ти месяцев клиент должен вносить платеж. Теперь появление такой сделки происходит автоматически, сотрудники не забудут принять платеж

Теперь можно увидеть все договоры в одном месте и найти нужный документ без каких-либо проблем. Под каждую компанию создается отдельная папка для хранения документов - ссылка на папку компании фиксируется в сделке в папке “клиенты”. Доступ к ней либо по ссылке, либо дублируется в комментариях и закрепляется. Так же можно сделать выгрузки из реестра договоров, например. Посмотреть, какие этапы они проходили и кто был ответственный

Автоматизация документооборота - после внесения требуемых данных в документ, его сохраняют и автоматически запускается процесс согласования договора с юристом - можно отследить статус подписан не подписан договор

Внутренние согласования - бывает, что приходят договоры, которые необходимо согласовать с юристом. Для этого сделали отдельную папку, которая предусмотрена в тендерном процессе и называется “согласование документов”, в ней будут храниться все документы, которые требуют внимания юриста

Теперь все отчеты, все документы по сделкам хранятся в облачном хранилище. Это значит, что риск потери документов сводится к нулю. Документы можно редактировать и отправлять коллегам на доработку 

Обучение

Обучения мы проводили очно в г. Батайск. Наши специалисты приезжали в компанию ЮАХ-сервис и обучали сотрудников

Сложностей с вовлечением сотрудников в работу с Битрикс24 не возникало, так как данное внедрение облегчило работу компании и процесс был понятен в освоении

4. Работа с решением. Достигнутые результаты от внедрения Битрикс24

Активнее всего используется функциональность тендерного процесса и документооборот.

С помощью этого интерфейса решаются самые важные задачи по участию в тендерах и ведению сделок

Примеры использования системы в рабочих ситуациях

В данном пункте хотелось бы углубиться в процессы и рассказать подробнее о двух самых важных воронках из тех, которые мы реализовали

После того, как ответственный сотрудник находит подходящий тендер, он создает сделку, далее она идет по следующим этапам:

“Подготовка”: сотрудник добавляет “новый тендер” (создает лид), указывает первичную информацию (номер закупки, название, сроки подачи заявки, сроки проведения закупки, сумму обеспечения, сумму контракта, название компании (кто запрашивает тендер))

Далее идет этап “расчет”: автоматически создается задача с постановщиком и ответственным, в которой надо провести расчет по заявке. Провели предварительный расчет, завершили задачу

“Согласование”: заявка должна пройти согласование с руководителем (генеральным директором) и если готовы работать - то фиксируют заявку как качественную, если нет - то как неквалифицированный лид

После этого завершается обработка лида и на основании положительного результата создается сделка в определенной воронке по сделке

• тендеры 

• продажи

• исполнение контракта

• субподряд

Воронка “тендеры”:

1. Этап “произвести расчеты” - при создании сделки автоматически создаются задачи для нескольких отделов с ответственными лицами. После того, как ответственное лицо провело расчеты, документы о расчетах подкрепляются на диск компании

2. Когда задачи в 1 этапе завершаются, сделка переходит на следующий этап “согласовать участие” - после более детального расчета необходимо провести еще одно согласование - для этого задача отправляется всем участвующим в процессе сотрудникам (юрист, бухгалтер…) + вся информация о согласованиях дублируется в задаче. После того, как сделка прошла по всем сотрудникам, результат согласования приходит генеральному директору

3. После согласования участия сделка переходит на этап “оплатить заявку” - необходимо выбрать как будет проводиться обеспечение заявки - либо за “собственные средства” (гарант), либо “банковская гарантия” (банк является поручителем)

4. Далее сделка переходит на этап “подать заявку” - после всех расчетов рисков необходимо разместить заявку на площадке тендера. Для этого надо подготовить документы, техническую часть, поэтому на этом этапе так же создаются автоматические задачи для лиц, участвующих в процессе

5. После подачи заявки сделка перемещается на этап “участие в аукционе” - 

переходим на торги, где рассматривают наше предложение и предложение конкурентов

6. После выигрыша в аукционе этап “исполнение обеспечения” - снова вносим информацию об обеспечении, выполняем автоматические задачи

7. Далее переходим к этапу “заключение контракта” - автоматически создается задача, что необходимо сделать, чтобы заключить контракт

8. Этап “подпись заказчика” — это значит, что мы выполнили все первичные обязательства и можем перейти на этап “завершить сделку”

Воронка “исполнение контракта”

После того, как завершили сделку в воронке “тендеры” она попадает в воронку “исполнение контракта”

Здесь первый этап “подготовка проекта к запуску” - так же создаются автоматические задачи, после их выполнения сделка перемещается на этап “исполнение” - после этого идет этап “подготовка актов” - здесь готовим документы, проводим расчеты - далее “подписать акт” - “получить оплату” - “завершить сделку”

После этого автоматически создается следующая сделка с задачами на этапе “исполнение”

5.Преимущества от внедрения Битрикс24

• Работа с тендерами теперь организована с самого начала

• Организовали процесс согласования документов, заявок

• Скорость обработки тендера увеличилась за счёт подключенных каналов к CRM

• Процесс работы стал прозрачным, система сама подсказывает, что необходимо сделать на определенном этапе

• Появилась возможность оперативно найти информацию как по клиентам, так и по внутренним процессам

• Повысилась мотивация к работе

• Сократилось время на рутинные задачи

• Коммуникация между отделами стала продуктивной и заметно сократилось

• Автоматизирован документооборот

• Полное устранение хаоса в обработке тендеров

• Минимизировали кол-во использования сторонних программ и сервисов

• Объединили компанию в единую информационную среду

6.Отзыв заказчика о проделанной работе

Заказчик положительно отозвался о проделанной работе, так как мы привели все отделы к единому регламенту, где каждый подчиненный и руководитель точно знают, что им делать в рамках определённой ситуации

Руководитель отдела компании ЮАХ-сервис был доволен проделанной работой нашей компании, так как получил: инструменты контроля, возможность в режиме реального времени контролировать тендер и сделки, перестали теряться согласованные документы, все этапы работы соблюдаются

В дальнейшем планируется работа с этим клиентом не планируется. Мы внедрили самый основной и важный процесс