ООО «Вагрант»

Тендерная компания «Вагрант»: как автоматизировать победу в тендерах?

Краткая информация о клиенте:

Клиент: ООО «Вагрант»

Город: Норильск

Направление деятельности: Услуги для бизнеса

Тариф Битрикс24: Коробка

Количество сотрудников: 5-10

Компания «Вагрант» оказывает услуги тендерного сопровождения малому, среднему и крупному бизнесам.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Стали замечать, что менеджеры тратят много времени на обработку данных каждого клиента, информация хранится в разных приложениях и её невозможно достать быстро. Решили, что CRM устранит эти проблемы.

Программу для автоматизации подбирали очень тщательно целый год. Когда остановились на Битрикс24, в подрядчики выбрали компанию INVO Group, так как ее сотрудники первыми откликнулись на заявку, а презентация «зацепила» понятностью и простотой подачи.

Первоначальный список необходимого функционала:

• CRM для работы менеджеров в едином пространстве;

• Контроль правильного выполнения задач;

• Автоматическая рассылка писем;

• Контроль ведения текущих сделок.

Для небольших компаний автоматизация – затратный процесс. Переживали, что будет настроено много функционала, а CRM не заработает как надо и не даст ожидаемого эффекта прозрачности компании.

Но результатом внедрения остались довольны: все обещания, которые продавали менеджеры INVO Group, были выполнены.

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Собственник

• Роль в проекте: предоставление информации по процессам, согласование изменений, приём готовых работ.

• Что было важно: настроить контроль всех этапов получения тендера и своевременные уведомления по ним.

С каким сложностями столкнулись на этапе внедрения:

Была единственная сложность: описать процессы своей компании так, чтобы их можно было перенести в электронный вид. Убрать хаос.
Благодаря компетентности и отзывчивости сотрудников INVO Group, удалось осуществить эту непростую задачу.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM:

1.1. Настроена воронка тендеров, которая поэтапно контролирует ход выигрывания тендера, автоматически ставит задачи, контролирует сроки и делает напоминания.

1.2. Настроена воронка предоставления банковских услуг, которая позволяет поэтапно вести продажи, контролируя исполнительность сотрудников.

1.3. Настроена воронка регулярной отправки уведомлений клиентам, которая выполняет автоматические своевременные рассылки.

1.4. Настроена воронка дополнительных продаж, которая за несколько дней до окончания тендера напоминает менеджеру о продаже и в случае успеха формирует новую сделку в воронку предоставления банковских услуг.

2. Списки:

2.1. Реестр оплаты по подписке, который автоматически уведомляет менеджера о том, что срок оплаты подошёл.

2.2. Реестр счетов.

2.3. Реестр актов.

Реестры автоматически заполняются соответствующими данными из сделок и хранятся на облачном диске Битрикс24.

3. Задачи (группы/проекты):

3.1. Настроена группа «Банковские услуги».

3.2. Настроена группа подписания контрактов.

3.3. Настроена группа участия в торгах.

3.4. Настроена группа контроля сроков.

3.5. Настроена группа подачи заявок.

Все эти группы выступают «фильтрами» и сортируют задачи по темам. Это позволяет оперативно следить за сроками их выполнения и быстро выявлять ошибки на каждом этапе.

4. Работа с документами:

4.1. Шаблон акта на разовую услугу.

4.2. Шаблон договора на разовую услугу.

4.3. Шаблон счета на разовую услугу.

4.4. Шаблон акта на абонентскую плату.

4.5. Шаблон договора на абонентскую плату.

4.6. Шаблон счета на абонентскую плату.

Все шаблоны заполняются автоматически при нажатии кнопки.

5. Облачное хранение данных:

5.1. Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо;

6. Чат и видеозвонки:

6.1. Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

6.2. Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

7. Дополнительные модули, написанные самостоятельно для клиента:

7.1. Написан модуль автоматической отправки письма клиенту с перечнем подходящих ему товаров. Этот модуль автоматически создаёт наименование новых товаров, группирует их по сходному признаку и отправляет коммерческое предложение интересующемуся клиенту в заранее обозначенные сроки.

Результат от внедрения:

1. Руководитель стал лучше понимать фактическую работу своей компании.

2. Выявлены саботирующие сотрудники.

3. Появилась актуальная аналитика.

4. Автоматизированы рутинные процессы.

Цель внедрения достигнута – настроена CRM, которая автоматизирует рутинные процессы компании. Все сотрудники теперь работают на едином портале, и их работа стала прозрачной и подконтрольной для руководителя.

Оценка клиента о сотрудничестве с INVO Group по 10-бальной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• организованность и дисциплина всех сотрудников;

• настроили всё, что обещали;

• соблюдение сроков;

• конструктивность встреч.