Технический Центр "Регион 89"

Технический центр «Регион 89»: как бухгалтерия на аутсорсе автоматизировала сдачу налоговых отчетов?

Клиент: ООО «ТЦ «Регион 89»

Город: Салехард

Направление деятельности: Финансовые услуги

Тариф Битрикс24: Команда

Количество сотрудников: 10-20

Технический центр "Регион 89" оказывает бухгалтерские услуги юридическим лицам на аутсорсе.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Спектр услуг компании расширился, и стало сложно контролировать качество работы. Хотелось иметь быстрый доступ к текущим проектам и возможность управлять ими.

Первоначальный список необходимого функционала:

• Единый рабочий портал;

• Постановка задач для подчиненных;

• Автоматические напоминания по задачам.

Руководитель опасался, что сотрудники не привыкнут к электронному рабочему порталу и будут по старинке записывать информацию о сделках в блокноте. Но, благодаря системе обучения персонала INVO Group, опасения были сняты.

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Собственник

• Роль в проекте: предоставлял информацию, согласовывал изменения, принимал работу;

• Что было важно: перевести всю компанию на удаленную работу, чтобы можно было ставить задачи и контролировать деятельность сотрудников.

С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения:

1. Необходимо было автоматизировать сложный процесс, в котором некоторым сотрудникам приходили бы напоминания о сдаче отчета. Программа сама должна была определить, по какому проекту и в какой день делать напоминание.

2. Небольшим препятствием было отсутствие у клиента первичного понимания, что такое СRM и как в них нужно работать.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. СRM:

1.1 Настроена воронка первичных продаж, которая концентрирует сделки в одном месте и позволяет видеть конверсию.

1.2 Настроена воронка по контролю дебиторской задолженности, которая своевременно напоминает сотрудникам о задачах по возврату средств.

2. Бизнес-процессы:

2.2 Настроен сложный бизнес-процесс, который автоматически напоминает определённым сотрудникам о сдаче отчета. Дату сдачи и проект, по которому необходим отчет, определяет система Bitrix 24 и выставляет напоминания.

3. Контакт-центр:

3.1 Настроена интеграция с WhatsApp, которая позволяет принимать и отправлять сообщения в рабочем портале Bitrix 24.

3.2 Настроена интеграция Telegram, которая позволяет принимать и отправлять сообщения в рабочем портале Bitrix 24.

3.3 Настроена интеграция Instagram, которая позволяет принимать и отправлять сообщения в рабочем портале Bitrix 24.

4. Диск:

4.1 Настроено электронное хранилище, в котором для каждого клиента есть папка и в ней хранятся документы и данные связанные с ним.

5. Списки:

5.1 Настроены списки иностранных сотрудников каждого клиента ТЦ «Регион 89», которым необходимо продление рабочей визы. В списках было настроено автоматическое напоминание о приближении даты продления.

6. Задачи (группы/проекты):

6.1 Настроены уведомления для сдачи отчетности по НДС, НДФЛ, налогу на прибыль, УСН, которые напоминают подготовить документы к определенной дате.

7. Работа с документами:

7.1 Настроен шаблон договора, поля которого заполняются автоматически.

8. Учет рабочего времени;

9. Облачное хранение данных;

10. Чат и видеозвонки;

Результат от внедрения:

1. Работа отделов стала прозрачной и оцифрованной.

2. Сроки по важным документам автоматически контролируются программой.

3. Работать стало проще и быстрее.

4. Руководитель может принимать важные стратегические решения на основе актуальных показателей.

Пока в программе работает преимущественно руководитель, сотрудники постепенно привыкают заносить данные в одну систему.

Оценка клиента о сотрудничестве с INVO Group по 10-бальной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• готовность решать сложные задачи;

• настроен весь первоначально ожидаемый функционал;

• быстрая реакция на вопросы;

• интересные предложения по усовершенствованию процессов;
  

• доведение задач до конца.

Очень запомнился бизнес-аналитик Дмитрий, который был максимально вовлечен в работу, выполнял её качественно и дал понимание, как работать с CRM.