Цифровая трансформация Федерального ресурсного центра подготовки кадров
О клиенте
«Федеральный ресурсный центр» (ФБУ «ФРЦ») — это государственное учреждение, которое реализует государственный план подготовки управленцев для организаций народного хозяйства России. Организация содействует профессиональному и карьерному росту молодых руководителей. Ежегодно до 1000 человек, воспользовавшихся услугами Федерального ресурсного центра, переходят на работу в органы государственной власти и органы местного самоуправления.
Рассказываем, как на базе «Битрикс24» учреждению удалось автоматизировать внутренние процессы и «оцифровать» реализацию государственной программы.
Рассказываем, как на базе «Битрикс24» учреждению удалось автоматизировать внутренние процессы и «оцифровать» реализацию государственной программы.
Необходимость внедрения
«ФРЦ» работает с рядом образовательных структур и региональных центров. Центр является точкой коммуникаций специалистов, образовательных организаций и региональной комиссии. Однако, до запуска проекта у него отсутствовала единая платформа, которая могла бы объединить всех участников в цифровом пространстве.
Существующая в центре информационная система не отвечала возросшим потребностям организации и не могла быть масштабирована для новых задач.
Сотрудники были загружены большим объемом ручного труда и рутины, а подготовка отчетности отнимала у них слишком много времени и ресурсов. Сотрудники «ФРЦ» нуждались в инструменте сбора аналитики и статистики. Все это существенно снижало результативность работы «ФРЦ» и осложняло взаимодействие центра с другими участниками процесса.
Существующая в центре информационная система не отвечала возросшим потребностям организации и не могла быть масштабирована для новых задач.
Сотрудники были загружены большим объемом ручного труда и рутины, а подготовка отчетности отнимала у них слишком много времени и ресурсов. Сотрудники «ФРЦ» нуждались в инструменте сбора аналитики и статистики. Все это существенно снижало результативность работы «ФРЦ» и осложняло взаимодействие центра с другими участниками процесса.
Процесс внедрения
Для создания автоматизированной информационной системы была привлечена цифровая лаборатория Hopper IT.
Разработчик выбрал для реализации проекта платформу 1С-Битрикс. На ее базе Hopper IT создали для «ФРЦ» комплексную Автоматизированную Информационную Систему Государственного Планирования подготовки кадров (АИС ГП), которая охватывает все аспекты оценки, подготовки и обучения руководителей из самых разных организаций.
Система представляет собой мощное и масштабное решение по управлению кадрами. В основе — реестр специалистов, которые претендуют на руководящие посты в различных организациях. Процесс включения кадров в реестр происходит по инициативе работодателей или региональных комиссий, которые отбирающие подходящих кандидатов. Вместе с реестром подрядчиком были созданы личные кабинеты для всех сторон процесса.
Личный кабинет специалиста позволяет людям самостоятельно регистрироваться в системе, формировать заявки для участия в программах подготовки или стажировках. Кроме того, личный кабинет специалиста позволяет удаленно проходить промежуточную и итоговую аттестации прямо на портале, и сразу же получать электронный диплом о прохождении курса. С помощью системы можно получить доступ к методически материалам и другим важным документам, а участники учебных групп могут взаимодействовать между собой в формате социальной сети.
Личные кабинеты членов региональных комиссий несут другую функцию. В нем они могут проверить поданные специалистами заявки и одобрить или запретить участие в мероприятиях подготовки. В рамках портала у них появилась возможность создавать и редактировать конкурсные комиссии, согласовывать их, формировать и прикладывать подписанные документы. А отчетные документы теперь формируются автоматически по заданным формам.
Свой кабинет имеют и непосредственно сотрудники структурных подразделений «ФРЦ». В нем они в автоматическом режиме проводят процедуру распределения специалистов на различные программы и в 2 клика формируют дипломы тем, кто успешно прошел подготовку. Кроме того, с помощью системы сотрудники «ФРЦ» могут быстро оказывать поддержку сотрудникам региональных комиссий и образовательных организаций, если у тех возникают какие-то затруднения. А для того, чтобы разгрузить коллектив «ФРЦ», в личном кабинете были реализованы расширенные функции отчетности и средства аналитики.
Также были персонализированы личные кабинеты учебных заведений. С помощью них образовательные организации могут делиться с обучающимися методическими материалами или документами. В них можно информировать специалистов о мероприятиях или важных событиях, проводить внутренние опросы и хранить их результаты.
Кроме личных кабинетов, в систему были встроены дополнительные модули, которые обеспечивают возможность проведения аналитических исследований в автоматическом режиме. Например, специалисты комиссий могут увидеть на графике, каких именно компетенций не достает специалистам из определенного региона, проверить, сколько человек проходят обучение и стажировку по каждому конкретному направлению, оценить наличие кадрового резерва по отраслям и так далее. А модуль «Мои обращения» сделал коммуникации между всеми участниками процесса прозрачными и быстрыми — любой пользователь может направить обращение, отслеживать его статус и видеть решение и приложенные к нему документы.
Система представляет собой мощное и масштабное решение по управлению кадрами. В основе — реестр специалистов, которые претендуют на руководящие посты в различных организациях. Процесс включения кадров в реестр происходит по инициативе работодателей или региональных комиссий, которые отбирающие подходящих кандидатов. Вместе с реестром подрядчиком были созданы личные кабинеты для всех сторон процесса.
Личный кабинет специалиста позволяет людям самостоятельно регистрироваться в системе, формировать заявки для участия в программах подготовки или стажировках. Кроме того, личный кабинет специалиста позволяет удаленно проходить промежуточную и итоговую аттестации прямо на портале, и сразу же получать электронный диплом о прохождении курса. С помощью системы можно получить доступ к методически материалам и другим важным документам, а участники учебных групп могут взаимодействовать между собой в формате социальной сети.
Личные кабинеты членов региональных комиссий несут другую функцию. В нем они могут проверить поданные специалистами заявки и одобрить или запретить участие в мероприятиях подготовки. В рамках портала у них появилась возможность создавать и редактировать конкурсные комиссии, согласовывать их, формировать и прикладывать подписанные документы. А отчетные документы теперь формируются автоматически по заданным формам.
Свой кабинет имеют и непосредственно сотрудники структурных подразделений «ФРЦ». В нем они в автоматическом режиме проводят процедуру распределения специалистов на различные программы и в 2 клика формируют дипломы тем, кто успешно прошел подготовку. Кроме того, с помощью системы сотрудники «ФРЦ» могут быстро оказывать поддержку сотрудникам региональных комиссий и образовательных организаций, если у тех возникают какие-то затруднения. А для того, чтобы разгрузить коллектив «ФРЦ», в личном кабинете были реализованы расширенные функции отчетности и средства аналитики.
Также были персонализированы личные кабинеты учебных заведений. С помощью них образовательные организации могут делиться с обучающимися методическими материалами или документами. В них можно информировать специалистов о мероприятиях или важных событиях, проводить внутренние опросы и хранить их результаты.
Кроме личных кабинетов, в систему были встроены дополнительные модули, которые обеспечивают возможность проведения аналитических исследований в автоматическом режиме. Например, специалисты комиссий могут увидеть на графике, каких именно компетенций не достает специалистам из определенного региона, проверить, сколько человек проходят обучение и стажировку по каждому конкретному направлению, оценить наличие кадрового резерва по отраслям и так далее. А модуль «Мои обращения» сделал коммуникации между всеми участниками процесса прозрачными и быстрыми — любой пользователь может направить обращение, отслеживать его статус и видеть решение и приложенные к нему документы.
Особенности проекта
Чтобы созданная экосистема была эффективной, Hopper IT пришлось не только тщательно продумать все элементы, но и создать с нуля систему электронного документооборота, которой раньше в «ФРЦ» не было. Она позволила формировать, подписывать и хранить документы в безопасном хранилище и придавать юридическую значимость каждому действию людей в своих личных кабинетах.
Преимущества от внедрения
- Был полностью автоматизирован процессов конкурсного отбора специалистов, проверки усвоенных навыков и назначения учебных курсов.
- Более 2500 пользователей получили удобный инструмент для взаимодействия друг с другом.
- Среднее время распределения специалиста на учебную программу сократилось в 10 раз, теперь оно составляет всего 9 секунд.
- Сотрудники «ФРЦ» получили собственные BI-инструменты с широким функционалом, позволяющие получать сквозную аналитику.
- Был налажен диалог между всеми участниками, коммуникации между ними стали открытыми и удобными.
- Процессы учреждения стали управляемыми и прозрачными.
Отзыв заказчика о проделанной работе
«Внедрение системы стало для нас давно ожидаемым и необходимым шагом к прогрессу. Теперь Федеральный ресурсный центр обладает мощным и важным инструментом, переводящим нашу работу в новую цифровую плоскость. Мы уверены, что данная система станет надежным опорным пунктом для нашей работы, позволяющим нам эффективно планировать, оценивать и оптимизировать процессы подготовки кадров», — директор ФБУ «ФРЦ» Алексей Сергеевич Бункин.
Название проекта
Цифровая трансформация Федерального ресурсного центра подготовки кадров
Проект партнера
Hopper IT
Сфера бизнеса
Государственные организации
Тип проекта
Коробочная версия, SRM портал для поставщиков
Год публикации
2021
Узнать стоимость внедрения
