Внутренний корпоративный портал «Россети Московский регион»

В 2019 году ПАО «Россети» приступило к ребрендингу организаций холдинга. Так «Московская объединённая электросетевая компания» (МОЭСК), которая в него входила, переименовалась в ПАО «Россети Московский регион».

Сменой названия дело не ограничилось.

• корпоративный портал организации должен был соответствовать обновленному брендбуку
• планировался переход на российское ПО
• было принято решение оптимизировать рабочие операции — использовать для этого новую техническую базу

Рассказываем, как «1С-Битрикс24» помог энергетической компании запустить корпоративный портал и автоматизировать процессы.

О заказчике

ПАО «Россети Московский регион» (входит в ПАО «Россети») — одна из крупнейших распределительных электросетевых компаний России

Основные виды деятельности: передача электроэнергии, подключение потребителей к сетям на территории Москвы и Московской области. Услугами организации пользуются более 19 млн человек. В штате — около 15 000 сотрудников.

О ситуации

Ребрендинг стал поводом для замены корпоративного портала. Но дизайн не единственное, что нужно было исправить.

В основе старого интранета лежало решение на базе SharePoint, которое было сложно и долго дорабатывать.

Функционал тоже оказался недостаточным:

• сотрудники решали вопросы по электронной почте, а не на портале — была нужна площадка для общения в группах
• настройка доступа к информации, которую размещали в интранете, имела ограничения
• у специалистов HR-службы не было инструмента для автоматизации работы с персоналом

Рутинные операции, которые легко оптимизировать, они выполняли вручную:

• отправляли по электронной почте расчетные листы и справки
• выпускали карты
• информировали об отпуске

Поэтому компания «Россети Московский регион» решила запустить новый корпоративный портал на базе российского софта, который бы отвечал требованиям брендбука и закрывал потребности компании.

Задачи

Разработчикам из команды ООО «Хоппер ИТ» предстояло:

• создать и внедрить доступный для всех сотрудников корпоративный интранет-портал
• автоматизировать процессы, связанные с подготовкой, сбором, анализом и распространением аналитических и прочих справочных данных
• упростить доступ к информации, размещенной на портале
• повысить эффективность внутренних коммуникаций и сделать прозрачной организационную структуру

Выбор платформы

Для запуска нового корпоративного портала разработчики выбрали «1С-Битрикс24: Энтерпрайз».

Преимущества решения:

• ПО входит в реестр Минкомсвязи Российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных — для государственных компаний это важно
• функционал, который решает все задачи корпоративного портала
• Оптимальная стоимость по сравнению с другими платформами
• встроенные функции, которые обеспечивают информационную безопасность
• большая производительность системы на высоконагруженных проектах
• высокая скорость работы
• гибкость: решение можно кастомизировать, разрабатывать новые модули

Ход работ

Проект стартовал в феврале 2020 года. Он состоял из нескольких этапов.

Подготовка.

• формирование проектной команды
• сбор необходимых данных
• исследование. Сотрудники «Хоппер ИТ» проинтервьюировали ключевых представителей «Россети Московский регион». Результаты помогли уточнить требования к корпоративному порталу и легли в основу проектирования
• рабочие сессии с функциональными заказчиками
• подготовка необходимой документации

Проектирование и разработка.

Команда «Хоппер ИТ»:

• сформировала проектное решение
• описала концепцию ролей и полномочий

Затем приступила к работе. В процессе обнаружились сложности:

• Жесткие требования к информационной безопасности
  Разработчики выполнили все необходимое по настройке системы защиты данных. Предоставили документацию и сертификаты «1С-Битрикс» о том, что решение соответствует требованиям Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК)
• Подготовка к высоким нагрузкам — чтобы при большом количестве пользователей страницы с динамическим контентом загружались быстро
  Чтобы портал работал корректно, разработчики оптимизировали скорость подгрузки контента на странице с организационной структурой компании и в телефонном справочнике. Сделали поуровневую загрузку данных. Сначала на странице отображаются верхние департаменты и их сотрудники. Затем пользователь кликает на нужное подразделение, «проваливается» дальше и получает релевантный контент, который постепенно подгружается
• Обнаружился и пользовательский нюанс
  Основным корпоративным браузером был Internet Explorer, который не подходил для нового портала. Сотрудники перешли на более быстрые и надежные Google Chrome и Mozilla Firefox

Чтобы работникам компании было проще освоить новое решение, команда «Хоппер ИТ»:

• Подготовила руководство пользователя, такой же документ для администратора и прочие инструкции
• Разработала программу обучения сотрудников
• Оперативно отвечала на обращения работников «Россети Московский регион»
• Устраняла ошибки и улучшала портал по запросам пользователей

Решения

Новости

Оперативная информация о компании и филиалах — первое, что видят сотрудники на портале. Каждая новость включает:

• заголовок
• анонс
• обложку и категорию
• теги
• интерактивные элементы: количество просмотров и «лайки»

Лента выводится на главной странице. Тексты доступны в одноименном виджете и разделе. Новости компании видят все пользователи портала, новости филиалов — только его работники, если иное не указано в настройках. У каждого текста есть теги. С их помощью сотрудники выделяют из общего потока новостей то, что им интересно. Дополнительную информацию работники ищут по дате и ключевым словам.

Это специальный раздел портала, куда любой сотрудник может загрузить файл. Работник сам настраивает права доступа — определяет, кто из отдельно взятых коллег или целых групп и подразделений увидит документ. Сотрудники, которые получили доступ к файлу, могут:

• скачать его в заданном формате
• поделиться ссылкой с коллегами
• отправить документ на ознакомление

Этот модуль помогает собирать обратную связь и анкетировать сотрудников.

Выборку можно сузить до работников определенного филиала и группы пользователей.

Каждый опрос состоит из перечня вопросов и вариантов ответа — их количество настраивается произвольно. Респонденты при необходимости могут выбрать несколько доступных опций.

Результаты опросов сохраняются в базе данных. Их можно оттуда извлечь для аналитической обработки.

В модуле предусмотрена настройка, которая выводит результаты опроса на портал.

Предназначен для освещения мероприятий, у которых есть четкая привязка к дате. Добавлять в календарь можно разовые события или задавать их периодичность, указывать время начала и окончания.

На портале отображаются события на месяц. Сотрудник может посмотреть детальную информацию по каждому мероприятию.

В календаре обозначены дни рождения работников — эти данные поступают из внешней кадровой системы на базе SAP.

Пользователь может фильтровать информацию о мероприятиях и днях рождения коллег. Например, по филиалу, в котором они работают.

Отображает сведения о заслугах сотрудников в формате — изображение и описание достижений.

С помощью этого модуля сотрудники:

• Ведут личные переписки с коллегами
• Создают открытые групповые диалоги, в которые могут вступить любые работники компании
• Заводят закрытые чаты на несколько человек
• Видят, прочитал ли собеседник сообщение

Предназначены для объединения сотрудников:

• Чтобы исполнять поручения
• Запускать проекты
• Вести прочие активности

Корпоративный портал позволяет:

• Создавать рабочие группы и подключать к ним коллег
• Управлять задачами для участников: ставить их и назначать ответственных и исполнителей, указывать сроки, разбивать на подзадачи, настраивать напоминания и выполнять другие менеджерские операции
• Размещать файлы для общего пользования

В функционале заложены:

• Диаграммы Ганта для планирования следующих шагов
• Счетчик для учета суммарного времени, потраченного на выполнение работы
• Инструмент контроля, который показывает статус задач
• Решение для отправки уведомлений участникам группы

Модуль помогает быстро находить материалы и файлы на страницах портала:

• По атрибутам
• Полному тексту
• По форме слова

Зона поиска на портале ограничена правами доступа, которые есть у пользователя.

Личный кабинет

Для авторизации пользователь использует СНИЛС. Вход подтверждает по SMS.

У «Личного кабинета» настроена интеграция с внешней кадровой системой на базе SAP.

Благодаря этому сотрудник получает доступ к:

• Расчетному листу
• Текущему банковскому зарплатному проекту
• Программе страхования
• Плановому графику отпусков, в котором видно, основной это отдых или дополнительный, фактические даты и остатки неиспользованного отпуска

В личном кабинете сотрудник может заказать:

• Различные справки
• Копии трудовой книжки
• Прочие кадровые документы

Для работников HR-службы на портале есть инструмент, который помогает персонально рассказывать о программах страхования и рассылать предложения по зарплатному проекту. Эта информация отображается сразу в личном кабинете сотрудника.

Теперь все согласования проходят автоматически.

Портал позволяет настроить перечень и порядок лиц, которые должны подписать обходной лист.

При этом учитывается организационная структура компании и штатная принадлежность увольняющегося работника.

Согласующий получает электронное письмо с уведомлением, что ему предстоит ознакомиться с обходным листом.

В модуле предусмотрены две опции:

• Согласование. При этом фиксируется время и ФИО работника
• Отказ. В комментарии к нему можно указать причину

Обходной лист можно распечатать. Причем шаблон включает информацию об электронном согласовании.

Организационная структура
Отображается в виде дерева и поддерживает поуровневое углубление пользователя в интересующую ветвь: от департамента — к отделам.

У каждого элемента структуры есть название, руководитель и список работников.

Данные всегда актуальны, потому что автоматически подгружаются из внешней кадровой системы на базе SAP.

Телефонный справочник
На портале отображаются контакты всех сотрудников с сопроводительной информацией:

• ФИО
• Фотография
• Организация
• Филиал
• Подразделение
• Должность
• Адрес и кабинет
• Номера телефонов
• Электронная почта

Данные подгружаются автоматически, но администраторы при необходимости могут вносить изменения.

Сотрудникам легко найти коллегу по ФИО, должности и любому другому параметру, который указывается на портале.

У каждого сотрудника есть персональная страница — профиль.

Работник может по своему вкусу настраивать:

• Оформление
• Отображаемый контент
• Перечень уведомлений

Редактировать личную информацию. Скрывать дату рождения, чтобы она не отображалась в общем календаре.

В этом модуле сотрудник видит свое положение в организационной структуре в формате «Мои руководители», «Мои коллеги», «Мои подчиненные».

Работники могут оценивать коллег по различным критериям: ответственность, оперативность, качество работы и другим.

Теперь доступ к актуальной информации и сервисам компании есть у всех сотрудников. Даже тех, кто работает не в офисе: инженеров и электромонтеров.

Результаты

Проект запустился в короткие сроки — через шесть месяцев после старта.

• Корпоративный портал стал единым хранилищем данных и источником актуальной информации для 15 000 сотрудников компании «Россети Московский регион»
• Работники с интересом начали проводить опросы, собираться в группы — портал стал новой площадкой для общения коллег
• Это одно окно для получения персональной информации и доступа к сервисам: заказу справок, статусу отпуска и другим
• Портал оптимизирует работу HR-службы. Это оказалось особенно полезным, когда сотрудники не могли приходить за документами в офис во время карантина

Проект продолжает развиваться.

Команда «Хоппер ИТ» предоставляет техническую поддержку и работает над улучшением портала.