Рекламное агентство UPPRINT

Автоматизация бизнес-процессов в рекламном агентстве UPPRINT

Реклама сегодня важна для любого бизнеса. В современных реалиях каждая организация должна работать как часы, чтобы выжить на рынке жесткой конкуренции. Именно поэтому так важно заявить о себе своим потенциальным клиентам.

Сегодня рассмотрим кейс внедрения CRM-системы Битрикс24 в рекламное агентство.

Информация о клиенте

К команде Lidkom.ru обратилось рекламное агентство из Ижевска «UPPRINT». Организация занимается изготовлением наружной рекламы, брендированием, оформлением стендов и вывесок, полиграфией и печатью. Компания небольшая ‒ у нее есть офис в Ижевске и 15 сотрудников. В Битрикс24 работает 5 человек.

Особенности проекта

До того, как был внедрен Битрикс24, у Клиента не было никаких систем учета, все заказы велись в Excel-таблицах (google). Нашей команде необходимо было настроить воронку для заказов, которая будет взаимодействовать с дизайнером.

Клиенту необходимо было ставить автоматические задачи дизайнеру и отслеживать его работу. Дополнительно заказчик хотел уйти от «многооконности» в работу «в одном окне». Необходимо было видеть распределение задач на производстве – то есть очередь заказов, а далее вручную распределять по приоритету выполнения.

При использовании google – таблиц некоторые задачи терялись. Из-за этого сотрудники могли забыть про своего клиента на стадии согласования или изготовления макета.

В ходе сотрудничества было настроено 2 воронки: для менеджера (взаимодействие дизайнера и менеджера) и для производства, также были подключены открытые линии.

В результате внедрения компания стала работать по-новому:

1.    Режим «одного окна», то есть, куда бы не написал клиент сотрудники отвечают через Битрикс24. Это позволяет оперативно обрабатывать все входящие сообщения клиентов и повышает эффективность работы менеджера;

2.    Менеджеры обрабатывают заявки в Битрикс24. Система автоматически переводит заявки на нужного менеджера, это значит, что ни одна заявка не будет потеряна;

3.    «Прозрачная» работа дизайнера от постановки задания до выполнения. Теперь, работу дизайнера можно отследить, распределить очередность выполнения макетов и передать заявку со всеми данными в производство.

Проблем при внедрении не возникало.

При выборе CRM-системы Клиент смотрел на количество функционала. Заказчику нужны были не только воронки, но и задачи ‒ именно это стало ключевым фактором в пользу Битрикс24. Даже на 5 человек Битрикс24 выходил дешевле, чем пакеты конкурентов. При выборе исполнителя Клиент смотрел в первую очередь на стоимость выполнения работ, и уровень цен в компании Lidkom.ru оказался более подходящим. Был подключен пакет тарифа стартовый, который включает в себя весь функционал Битрикс24 с небольшими ограничениями и настроена воронка продаж.

Процесс внедрения

При работе над проектом в первую очередь решали проблемы взаимодействия отдела продаж и дизайнеров, второй задачей была необходимость организовать коммуникацию отделов продаж с клиентами.

В ходе реализации проекта единственная сложность, с которой пришлось столкнуться – организация обучения для сотрудников. Из-за небольшого количество персонала невозможно было обучить сразу всех, так как для компании это означало, что сотрудники не будут работать и заявки не будут обрабатываться.

Было принято решение провести обучение только для собственника и директора компании с записью видео. Далее видео отправили сотрудникам для ознакомления. Вопросы обучения курировали директор и собственник бизнеса, наша команда запрашивала обратную связь – нареканий не было.

Битрикс24 в компании используют постоянно. Весь необходимый для организации функционал: воронки, задачи, диск используют активно. В остальном функционал Битрикс24 больше, чем им нужно.

Результат внедрения:

Компания активнее всего использует один раздел ‒ CRM (лиды, сделки).

Чтобы наглядно увидеть, как CRM закрывает задачи бизнеса, приведем пример.

1.    Подключен контакт-центр (мессенджеры и пр.) ‒ все обращения клиентов приходят в Битрикс24.

2.    Поступает заявка от клиента ‒ она попадает в систему, менеджер отвечает из Битрикс24, получает вводные данные.

3.    После того как все получено, менеджер вводит данные в карточку и передает задание дизайнеру в виде задачи.

4.    Дизайнер выполняет макеты и согласовывает их с менеджером, все необходимые доработки обсуждаются внутри задачи.

Когда макеты согласованы происходит перевод сделки на стадию «Производство» и вся необходимая информация уходит в отдел производства без лишних данных.

Руководитель производства распределяет очередь заказов. По готовности планируется выезд на монтаж с помощью календаря.

В результате внедрения уменьшилось время ответа клиенту, так как раньше сотрудники компании работали в «нескольких окнах». Система помогла устранить проблему потери задач ‒ теперь менеджеры не забывают про заказы.

В процессе внедрения настроена коммуникация с клиентом ‒ менеджеры на 17% быстрее обрабатывают входящие заявки и реагируют на первое обращение клиента. Настроена коммуникация между отделами ‒ менеджерам не нужно постоянно уточнять на какой стадии выполнения находится тот или иной заказ, сотрудники просто могут посмотреть в Битрикс24 стадию заявки.