Как мы создали 15 бизнес-процессов в Битрикс24 и как решили проблемы отдела HR и настроили работу с соискателями для комфортной работы Школы безопасных инвестиций
Как мы создали 15 бизнес-процессов в Битрикс24 для комфортной работы Школы безопасных инвестиций
1. Краткая информация о клиенте
Клиент - FIN-RA Школа безопасный инвестиций, г. Санкт-Петербург https://fin-ra.ru/
Основное направление работы - обучение безопасному инвестированию с нуля и созданию капитала. Самая популярная онлайн-школа по инвестициям в РФ (Discovery Research Group).
2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент?
В компании на момент начала сотрудничества с “КИТ Медиа” уже была CRM, использовали активно. Но настройкой занимались самостоятельно. Поэтому возник запрос на профессиональную настройку всей работы компании в портале Битрикс24.
У Клиента встал вопрос о настройке бизнес-процессов согласования внутренних документов сразу в CRM, так как он знал, что в Битрикс24 это возможно.
Изначально в компании стали заниматься данным вопросом самостоятельно, но поняли, что это очень трудоемко и требует работы специалистов. Приходилось согласовывать все вручную, нуждались в автоматизации. Документы долго зависали на различных этапах согласования.
Какие главные задачи должна была решить настройка бизнес-процессов в Битрикс24?
1. Четкая работа с заявками
2. Удобство согласования документов, оплат
3. Сбор обратной связи от сотрудников
3. Процесс внедрения, особенности проекта
Изначально мы подготовили Техническое задание на 13 Бизнес-процессов, далее приступили к работе.
В первую очередь Клиент хотел как можно скорее сделать бизнес-процессы “Заявка на поиск кандидата” и “Запрос на юридическую консультацию”.
Далее мы постепенно приступили к настройке остальных.
Некоторые БП у Клиента уже были настроены, но требовались правки, в результате которых мы получили 13 бизнес-процессов:
1. Согласование отпуска сотрудника
2. Согласование оплаты счета
3. Запрос на оплату дополнительных работ
4. Запрос на юридическую консультацию
5. Заявка на поиск кандидата
6. Согласование оплаты по номеру карты
7. Оплата реестра по заработной плате
8. Возмещение затрат
9. Согласование ЗП
10. Оформить возврат клиенту
11. Подписание документа
12. Хочу учиться! - запрос оплаты обучения
13. Что улучшить? - форма отправки предложений по улучшению
У Клиента уже были настроены некоторые из этих бизнес-процессов, но они по непонятным Клиенту причинам, зависали на гендиректоре (гендиректор ввиду своей занятости не мог постоянно участвовать в БП, и согласование некоторых вопросов таким образом занимало слишком много времени).
Как решили: в некоторых БП поменяли гендиректора на другого сотрудника. А в БП, в которых осуществлялся автопоиск Руководителя - мы решили немного изменить схему так, чтобы гендиректор оставался в ветке, но при этом не мог определиться ни у одного сотрудника, как руководитель, чтобы не затормаживать процесс согласования (так, например делали в БП “Согласование отпуска”).
Помимо этого перед нами стояла задача на настройку двух шаблонных каскадных задач - они предполагались ставиться вручную на новых сотрудников. Однако, в Битрикс24 шаблонные задачи на новых сотрудников настроить нельзя. А так как задач было довольно много (более 30) - Клиенту было бы неудобно заходить в каждую и менять в ней ответственного на нужного сотрудника. Было принято решение сделать бизнес-процесс, который при запуске запрашивает Имя сотрудника (с привязкой к его профилю в Битрикс24) и уже после указания и запуска ставятся те же самые каскадные задачи, в которых Ответственным становится указанный сотрудник. Клиента такое решение более чем устроило - простота и скорость добавления. Так мы получили 15 БП вместо 13-ти.
4. Достигнутые результаты
Все бизнес-процессы реализованы, протестированы вместе с Клиентом и работаю корректно. Теперь работа с заявками идет четко и без перебоев, согласование документов, оплат и прочих ситуаций происходит быстро, без задержек, проще стало получать обратную связь от сотрудников.
5. Примеры использования системы в рабочих ситуациях
Бизнес-процессы помогли ускорить работу многих отделов, вести ее более структурированно, не терять и при этом не испытывать сложностей, благодаря четко прописанной работе каждого процесса.
Например, процесс "Хочу учиться!" был создан для согласования с руководством запроса оплаты обучения сотрудника. Инициативный, желающий обучиться сотрудник может заполнить поля бизнес-процесса (описание обучения, стоимость, длительность и т.д.) и отправить заявку на согласование руководителю. Руководитель оценивает целесообразность такого обучения, а также возможность реализации запроса сотрудника и согласовывает либо отклоняет запрос сотрудника. В случае согласования ставится задача на подготовку сотрудника к обучению.
Процесс "Увольнение сотрудника" предполагает автоматизацию процесса увольнения сотрудника и согласования увольнения со всеми заинтересованными подразделениями. Заполняется стартовая форма запроса (увольняемый сотрудник, его подразделение, дата увольнения, какие сервисы и программы использовал и т.д.), далее запрос уходит на согласование, после чего начинается постановка задач на удаление у сотрудника доступов к указанным программам, расчет сотрудника и его увольнение по регламенту.
Эти и другие настроенные бизнес-процесс минимизируют временные затраты на ожидание ответа, согласования, а также упрощают процедуру проведения процесса в целом. Не нужно кучи бумаг, долгого хождения по кабинетам, множества созвонов и переписок в почте. Особенно это удобно ввиду того, что у компании большое количество сотрудников, работающих удаленно, из разных городов.
6. Отзыв заказчика о проделанной работе
Большая благодарность команде “КИТ Медиа” за создание бизнес-процессов в Битрикс24 для нашей компании.
Все задачи выполнялись в срок, оперативная обратная связь и помощь по сложным для нас вопросам. Всегда была видна заинтересованность специалистов “КИТ Медиа” в качественной работе, а не “поскорее бы сделать и забыть”.
Так держать, огромное спасибо за сотрудничество! Рекомендуем компанию “КИТ Медиа”, как надежного партнера по настройке Битрикс24.
Как решить проблемы отдела HR и настроить работу с соискателями в центре инвестиционной грамотности
1. Краткая информация о клиенте
«Центр инвестиционной грамотности «ФИН-РА» - автономная некоммерческая организация дополнительного профессионального образования, специализируется на обучении частных инвесторов, работают онлайн.
Число сотрудников, работающих с Битрикс24 превышает 100 человек. Главный офис находится в г. Санкт-Петербург, но большая часть сотрудников трудится удаленно из дома.
Битрикс24 клиент использует уже довольно продолжительное время, больше для внутренних коммуникаций и работе с бизнес-процессами
2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент?
- Базы кандидатов хранились в разных местах, работа велась в экселе, в связи с чем было много ручной работы
- Потеря данных о соискателях, аналитика занимала много времени, отсутствие автоматизации
В первую очередь решались проблемы отдела HR. Настраивали работу с соискателями.
Технических сложностей не возникло, все решилось стандартным функционалом.
Для обучения и вовлечения пользователей решили делать внедрение спринтами - на встречах обсуждали вместе вопросы, слушали и прислушивались к представлениям клиента, показывали ему варианты настроек, которые смогут удовлетворить запрос. Некоторые настройки делали “в режиме онлайн”, т.е. прямо на встрече с клиентом с демонстрацией экрана, чтобы клиент не только учился работать с инструментами, но и понимал, как их настраивать. После всех настроек было проведено обучение всего отдела в режиме демонстрации экрана с прогоном различных вариантов действий в той или иной ситуации
Внедрили следующие индивидуальные решения для клиента:
- Выполнили настройку смарт-процессов для ведения созданной Вакансии по стадиям отдельно от “сделок” с соискателями. Эти вакансии можно прикреплять в карточку сделки и впоследствии отфильтровывать, чтобы понимать, на каком этапе находится поиск сотрудника по той или иной вакансии, сколько соискателей находится в работе, какая активность и т.д.
Также настроен смарт-процесс Анкеты соискателей так же для того, чтобы:
- иметь возможность отобрать кандидата на должность еще при анкетировании, не создавая сделок (это сделает конверсию более точной),
- не мешать их со сделками (т.к. анкеты какое-то время должны просто копиться в одном месте, а потом их берут в работу в зависимости от актуальности вакансии),
- иметь возможность прикреплять их в сделку (чтобы на любом этапе работы с соискателям, например, перед собеседованием) была возможность посмотреть, какие ответы соискатель давал на анкету.
4. Достигнутые результаты
Т.к. мы настраивали в первую очередь воронки HR и занимались импортом текущей базы соискателей, то инструментом, которым активнее всего пользуются сейчас, это те самые воронки. Также особое внимание уделяется смарт-процессу Вакансии, в котором создаются карточки открытых вакансий в компании.
Внедрение решило основные задачи в управлении базой соискателей и процесса поиска новых сотрудников компании, поставленные Клиентом, а именно:
- Ведение базы соискателей в одном месте - Битрикс24;
- Построение работы с соискателями в соответствии с заданными регламентами, создание и разделение воронок найма и их автоматизация;
- Совершение коммуникаций с потенциальными сотрудниками из одного окна и хранение в единой карточке;
- Сбор аналитики по базе соискателей: отслеживание источника прихода, аналитика по воронкам найма, вакансиям, кадровому резерву, анкетам.
Настройка карточек в CRM, смарт-процессы вакансий и анкет соискателей и четко выстроенные воронки позволяют хранить необходимые для найма данные и иметь удобный структурированный доступ к ним.
- Вся база в одном месте - не нужно теперь собирать ссылки из большого количества экселей и искать нужного человека.
- Наглядно видно, на какой стадии находятся как соискатели (собеседования, тестирование и др,), так и вакансии в целом (найден сотрудник или еще нет).
- Уходит меньше времени на отправку информации соискателю - в 70% случаев это делает робот, в остальных случаях предусмотрены шаблоны писем, которые очень легко и быстро можно открыть в интерфейсе отправки письма кандидату.
- Меньше времени также тратится и на работу с карточками в целом - некоторые метки в них также проставляет робот (например, “Тип контакта”; “Тип сделки”; отметка о том, что соискатель добавлен в “ЧС”; перенос в “Кадровый резерв” и обратно и др.).
- Автоуведомления (например, об окончании испытательного срока, о том, что с соискателем назначено собеседование и др.) помогают не забывать о важных моментах, связанных с кадровыми перестановками и поиском.
До настоящего момента наша компания пользовалась Битрикс24, но только для внутренних коммуникаций и в работе с бизнес-процессами.
Как Компания мы постоянно растем и развиваемся, а следовательно, находимся в поиске новых сотрудников. В связи с этим у нас возникла необходимость решить определенные сложности в работе отдела HR, а именно - настроить работу с соискателями, которая велась в основном с использованием Excel в ручном режиме. Это приводило к частичной потере данных вследствие человеческого фактора, требовало достаточно много времени, аналитические возможности при такой схеме работы были минимальны. Внедрение решило основные задачи в управлении базой соискателей и процесса поиска новых сотрудников.
Мы выбрали компанию КИТ МЕДИА потому что ранее они нам уже настраивали бизнес-процессы и довольно успешно отработали, как и в этот раз, поэтому мы им доверяем и рекомендуем в качестве партнера по внедрению Битрикс24.
