Портал для ООО "Литона"

ООО «ЛИТОНА» ведет свою деятельность с 2008 года и специализируется как оператор аутсорсинговой деятельности. В целях оптимизации затрат, компания предлагает профессиональный логистический сервис поставок продуктов питания и организацию комплексного бытового обслуживания жизнедеятельности вахтовых поселков, включая обеспечение питания сотрудников, услуги прачечной, а также уборку административно-бытовых помещений и эксплуатацию объектов. География этих объектов достаточно обширная: от центральной России до Западной Сибири. Портал используется 64 сотрудниками.

Компания обратилась к команде “Консалт Инфо” с целью внедрения корпоративного портала для объединения коммуникации между сотрудниками, которые находятся в различных городах России. Также компании необходимо было упростить бизнес-процессы отдела бухгалтерии. Эти задачи должны быть выполнены посредством одного корпоративного портала Битрикс24.

В рамках внедрения были проведены работы:

1. Общая настройка корпоративного портала

Настроена структура компании и приглашены сотрудники на портал.

Настроена иерархия папок на общем диске. Выполнена загрузка документов компании на диск. 
       

        2. Настройка CRM

В соответствии с требованиями настроены карточки CRM. В компании добавлены пользовательские поля: Договор (прописывается договор, по которому с этой компанией работают), Объект (с которым работают по договору), Адрес отправки оригиналов документов, Тип заказчика (1, 2 уровень). 

В контактах: Тип заказчика (1, 2 уровень), Звонок по возражению (да/нет), Добавочный номер телефона. В лиде - Звонок по возражению (да/нет).

Подключена телефония ОАТС Билайн. Настроена лидогенерация по телефонии - по всем входящим с новых номеров создается лид.

         3. Настройка Бизнес-процессов в ленте

• Стандартный процесс “Счет на оплату” доработан под нужды бухгалтерии. Счет согласуется с руководителем финансово-экономического отдела, плюс у него есть возможность выбрать банк для оплаты, и бухгалтером по банку. 

• Табель рабочего времени (Табель рабочего времени направлен в службу управления персоналом, проведена сверка табеля, запрос на недостающие первичные кадровые документы в соответствии с запросом специалиста по кадровому администрированию, корректировка табеля и согласование с управляющим объектами, бухгалтером по зп)

• Начисление аванса. (Произвести начисление на основание табеля учета рабочего времени, Согласование реестра на выплату аванса, задание на выплату через банк)

• Замещение/совмещение отстутствующих работников (б/л, вакансия, отпуск) (Предоставление служебных записок на замещение/совмещение)

• Премирование по КПР. (формирование бланков КПР, их согласование с руководителями, ознакомление руководителем сотрудников с результатами КПР)

• Внеплановый аванс. (предоставление скана заявления, проверка суммы, согласование заявления, задание на передачу на оплату)

• Закрытие зп за месяц. (сверка начислений, согласование отчета по начислению и реестра оплат, задание на оплату
  
  

         4. Вовлечение сотрудников

Было проведено обучение сотрудников, разделенное на несколько этапов. Первым этапом было обучение основным возможностям корпоративного портала - по блокам чаты, новости, задачи, группы и проекты, диск. Дальнейшим этапом было углубленное изучение использования задач и бизнес процессов, в ходе которого сотрудники пробовали использовать функционал на практики.

По итогам внедрения проанализировано, что наиболее часто используемым функционалом является:

1. Чаты. Сотрудники коммуницируют между собой в чатах один на один и в групповых чатах. В частности задают вопросы по работе портала в чате с ИТ специалистами.
   

2. Задачи. Руководители ставят задачи подчиненным сотрудникам, таким образом о необходимости их выполнения нельзя забыть. Например, от главного директора поступают задачи “Отчет по просроченной дебиторской задолженности”, “Ежемесячный график плановых инвентаризаций ТМЦ”, куда добавлены руководитель проекта, бухгалтера и руководитель финансово-экономического отдела. Так сотрудники бухгалтерии в курсе, какие документы и к какому сроку нужно подготовить.
   

3. Бизнес-процесс “Счет на оплату”. Все счета компании, по которым требуется согласование, проходят по этому процессу. Рассмотрим пример работы. Сотрудник отдела логистики должен согласовать счет на доставку продуктов, он запускает БП “Счет на оплату”, где заполняет необходимые поля по счету. Эта информация отправляется руководителю финансово-экономического отдела, где он проставляет банк и определяет, одобрить или отклонить счет. Далее Бухгалтер по банку так же утверждает оплату. Процесс прозрачен - логист видит, в каком статусе его счет на протяжении всего бп. 

Преимущества от внедрения:

• Налажена коммуникация между сотрудниками: технический специалист из Архангельска может обсудить текущие вопросы с руководителями из Москвы.

• Систематизированы и регламентированы процессы бухгалтерии.

• Сотрудники бухгалтерии мотивированы в выполнении своих обязанностей.

• Поддержание стратегии компании “Сохранить трудовой коллектив, поддерживать благоприятный психологический климат, способствующий своевременному выявлению проблем и их эффективному решению”.