Первый медико-логопедический центр

Как логопедическому центру автоматизировать все процессы по работе с клиентами и персоналом на базе Битрикс24?

Краткая информация о клиенте:

• Клиент: Первый медико-логопедический центр ООО

• Город: Владимир

• Направление деятельности: Специализированный современный центр для детей и взрослых с нарушениями речи любой сложности

• Web: http://1medlogoped.ru/

• Instagram: https://www.instagram.com/1medlogoped/

• Тариф Битрикс24: Команда (облако)

• Количество сотрудников: 10

Структура Центра основывается на принципах комплексного, индивидуального, многопрофильного подхода к диагностике и коррекции речи.

Первый медико-логопедический центр оказывает широкий спектр логопедической помощи:

• Диагностика и консультация логопеда, дефектолога, АВА-терапевта, миофункционального терапевта, психолога.

• Индивидуальные, подгрупповые и специальные занятия с логопедом, дефектологом, психологом для детей.

• Индивидуальные логопедические занятия для взрослых.

• Индивидуальные занятия с применением логопедического тренажера «Дельфа-142».

• Индивидуальное занятие с применением АВА-терапии.

• Логопедический массаж.

• Индивидуальное занятие с применением аппарата Forbrain.

• Миофункциональная коррекция.

• Занятия по коррекции дисграфии и дислексии.

• Программный комплекс Fast ForWord.

• Аудио тренировки Томатис.

• Логоритмика.

• Развитие общей, мелкой и артикуляционной моторики.

• Развитие речи.

• Подготовка к школе (обучение чтению по логопедической методике, подготовка руки к письму, математика, окружающий мир).

• Дистанционные занятия по Skype.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Компания до внедрения Битрикс24 работала через Google документы, но в определенный момент пришло понимание что это сильно тормозит все процессы и надо что то менять.

Собственник компании обратился к нам с четким запросом: Хочу автоматизировать бизнес-процессы по работе с клиентами и внутри компании. 

Первоначальный список необходимого функционала:

• Автоматизация работы с клиентами;

• Ведение электронного расписания занятий с клиентами (чтобы знать кто и когда должен прийти, и к какому специалисту записан);

• Перенос всех медицинских карточек клиентов в электронный вид;

• Не терять входящие звонки от клиентов (чтобы все входящие автоматически фиксировались и ставилась задача на перезвон);

• Автоматизация расчета заработной платы;

Собственник точно решил что будет реализовывать все задачи на базе Битрикс24 и начал искать подходящего подрядчика.

После изучения предложений от компаний рекомендуемых Битрикс24, выбрал INVO Group, так как посчитал что это самый оптимальный вариант в соотношении Цена/Качество, так как предложения Московских компаний были дороже. 

Плюс, ему показались наиболее лояльными и удобными наши условия по дальнейшему сопровождению после внедрения.

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Операционный директор

• Роль в проекте: выступал в качестве главного заказчика, предоставлял всю необходимую информацию, согласовывал технические задания и конечный результат

• Что было важно: наибольший фокус внимания уделял на внедрение электронного расписания

Директор мед. центра

• Роль в проекте: предоставляла информацию по алгоритмам работы персонала, карточкам клиентов.

• Что было важно: чтобы все было максимально удобно в работе.

С каким сложностями столкнулись на этапе внедрения:

1. Для реализации функционала онлайн расписания у Битрикс24 не было подходящего решения и готового приложения.

2. Разработка приложений не является профилем INVO Group, мы стараемся весь функционал реализовать стандартными инструментами Битрикс24, и  берем такие задачи только в крайнем случае.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

• Модуль CRM

1. Воронка продаж - весь процесс продаж систематизирован, разбит на этапы и перенесен в Битрикс24, там где можно настроена автоматизация.

2. Карточка контактов/сделок - вся необходимая информация о клиентах, состоянии их здоровья, записи звонков, письма, сообщения в мессенджерах автоматически сохраняются в системе.

3. Фиксация занятий - система автоматически фиксирует информацию о всех проведенных и предстоящих сеансах с каждым клиентом.

• Контакт центр

1. Интеграция с Viber - все сообщения через мессенджер от клиента автоматически сохраняются в Битрикс24 и менеджер отвечает по ним прямо в карточке.

2. Интеграция с телефонией через приложение “Мои звонки” - все звонки поступают в Битрикс24 и сохраняются записи звонков.

• Списки

1. Реестр оплат - по каждому клиенту можно посмотреть все покупки за любой период.

2. Реестр абонементов - можно посмотреть информацию по всем проданным абонементам, количество оставшихся сеансов и срок действия

3. Реестр зарплат - автоматически считается зарплата по каждому сотруднику (оклад+%+KPI) и сохраняется в отдельные списки.

• Работа с документами;

1. Автоматическая генерация шаблона логопедической характеристики по каждому клиенту, на основе данных из карточки в Битрикс24

• Чат и видеозвонки;

1. Все сотрудники компании общаются внутри Битрикс24 через чат и видеозвонки

• Аналитика

1. Руководитель имеет доступ к статистике по основным показателям каждого сотрудника или отдела за любой период, и может принимать управленческие решения на основе цифр.

Дополнительно написали приложение для Битрикс24 с онлайн календарем, конкретно для компании, которое позволяет:

1.  Посмотреть количество прошедших и предстоящих сеансов с пациентами по каждому врачу

2. Посмотреть с какими пациентами предстоит сеанс;

3. Какой тип сеанса (разовый или по абонементу);

4. В каком кабинете проходит сеанс;

5. За 3 часа до сеанса приложение автоматически отправляет СМС клиенту с напоминанием о сеансе

Результат от внедрения:

Все задачи поставленные перед нами были решены, компания получила готовую систему для планирования встреч с клиентами, в которой автоматизирован процесс получения денежных средств, списаний занятий с абонементов, вся клиентская база в одном месте с заполненными карточками, и можно всю информацию посмотреть (занятия, деньги, врачи и т.д,) + Автоматический расчет заработной платы.

Как это скажется на объемах продаж и прибыли компании пока сказать сложно, так как с момента завершения проекта прошел всего 1 месяц. 

На данный момент руководитель выделил следующие моменты:

1. Ушли от вайберов/ватсапов и вся переписка по работе ведется в Битрикс24;

2. Перенесли всю постановку задач в Битрикс24;

3. Все новости компании и развитие корпоративной культуры делается на базе Битрикс24;

4. Руководитель всю информацию о работе компании видит в одном месте и может получить быстрый доступ к ней.

Мы договорились связаться с компанией через 6 месяцев, чтобы повторно получить обратную связь по результатам.

Оценка клиента о сотрудничестве с INVO Group по 10-бальной шкале: 8

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

Понравилось практически все:

• было достаточно быстро, 

• оперативно выходили на связь, 

• создали чат проекта, где могли обмениваться всей информацией по вопросам внедрения