Выполненные работы по внедрению Битрикс24 в компании ООО “Ника”

Компания ООО “Ника” занимается оптовой и розничной продажей окон, дверей, балконов в г. Тамбов, является дилером компании ООО “КПИ”.

На данный момент в компании 3 сотрудника

1 филиал в городе Тамбов, ведется подготовка к открытию второго филиала.

Руководство не имело возможности контролировать качество работы сотрудников, в связи с чем приходилось принимать непосредственное участие в работе отдела продаж.

Руководство компании планирует расширяться и готовится к открытию филиала в Москве, поэтому, помимо потребности в автоматизации процессов продаж, необходимо было учесть возможность дистанционного управления компанией.

Руководитель нашей компании как никто другой разбирается в особенностях дверного бизнеса, т.к. сам более 10 лет является владельцем сети дверных магазинов в г.Санкт-Петербурге и может не только поделиться опытом организации успешных продаж, но и подсказать как применить этот опыт при внедрении CRM-системы.

От клиента был получен запрос на построение воронки продаж, но по нашей рекомендации, дополнительно был автоматизирован процесс назначения и выполнения замера.

В связи с описанными потребностями, было предложено остановить свой выбор на CRM Битрикс24, т.к. система покрывает все текущие потребности компании, и в перспективе поможет руководителю не только контролировать работу сотрудников, но и заниматься решением административных вопросов.

В рамках текущего проекта были проведены следующие работы:

1. Был зарегистрирован портал https://nika-tambov.bitrix24.ru/, аккаунты сотрудников, настроены права доступа

2. Воронка “Розница” - предназначена для работы розничного отдела, который полностью принимает на себя весь входящий трафик посетителей торгового зала и заявок, поступающих из подключенных источников - телефония, сайт, WhatsApp (интеграция была настроена с источниками, которые были актуальны на момент настройки). 

3. Ранее в компании были приобретены корпоративные смартфоны и сим-карты, которые были выданы сотрудникам. Исходя из этого, было предложено подключить IP телефонию Uis и установить на имеющиеся телефоны приложение CallGear (софтфон), позволяющее совершать исходящие и принимать входящие звонки. Было настроено распределение входящих звонков между сотрудниками, а также включена функция записи всех разговоров.

4. Интеграция с WhatsApp позволила не только общаться с клиентами сразу из карточки сделки, но и отправлять информационные сообщения о дате и времени назначенных замеров, доставок и монтажей.

5. Для интеграции с сайтом были созданы и настроены CRM-формы, которые размещены на сайте. По заявкам, оставленным через эти формы, автоматически создаются сделки и контакты.

6. С помощью роботов настроена автоматическая постановка задач менеджерам, в зависимости от прохождения сделки по этапам.

7. Автоматизирован процесс замеров - назначение замера производится через поле типа “Бронирование”, что позволяет видеть свободно время в расписании замерщика. Замерщик получает задачу выполнить замер и загрузить фотографии замерного листа по ссылке. Ссылка ведет в автоматически созданную папку по данной сделке на общем диске. Кроме того, ссылка сразу записывается в поле сделки, что позволяет в любой момент ознакомиться с данными по замеру.

8. Настроено формирование договоров из сделки.

9. После успешного завершения сделки в воронке Розничных/Оптовых продаж, автоматически создается сделка в воронке сервис, где сотрудник получает автоматически задачи на оформление заказа поставщикам, назначение самовывоза или доставки, и монтажа.

10. Проведено обучение менеджеров по ведению сделок и обучение руководителя по контролю и управлению порталом.

На данный момент основными рабочими инструментами менеджеров являются разделы CRM - Сделки и Задачи.

Работа отдела продаж стала прозрачной - работа менеджера стала структурированной, он всегда видит на каком этапе сделка и что требуется сделать для успешного завершения, а руководитель может контролировать работу сотрудников, из результаты, и помимо автоматизации продаж, управлять компанией посредством постановки дополнительных задач.

С помощью Роботов, на каждом этапе сделки менеджер получает соответствующую задачу, а также реализован процесс обмена информацией с замерщиком.

В Маркете установлено приложение Chat2Desk, которое позволило добавить дополнительные активити в бизнес-процессы и в комплексе автоматизировать отправку клиентам уведомлений о назначенных замерах, доставках и монтажах.

Настроено формирование договоров из сделок.

Т.к. в компании ранее не было CRM-системы, мы провели ряд обучающих встреч с сотрудниками клиента: сначала показали функционал системы, логику ведения сделок, отстроенные процессы и дополнительные возможности. Затем создали чат поддержки, в котором отвечали на возникающие вопросы и через некоторое время провели встречу в формате вопрос-ответ, где разобрали оставшиеся вопросы. 

Кроме того, дополнительным инструментом вовлечения стали подключенные интеграции с телефонией и WhatsApp. Т.к. вся информация о звонках и записи разговоры подтягиваются в сделку, а также был ограничен доступ к WhatsApp и возможность не пропустить сообщения клиентов и общаться с ними была только из CRM.

Преимущества, которые можно измерить и оценить (например, скорость принятия решений в каком-то отделе заметно сократилась, или стало удобнее обсуждать вопросы, обмениваться документами в рамках проектных групп, меньше времени тратится на отслеживание выполнения задач)

Увеличилась скорость выполнения действий по сделкам, т.к. настроенные сроки выполнения автоматически появляющихся задач заставляют сотрудника быть более организованным.

Сократилось время обмена информацией с замерщиком - вся необходимая информация о назначенном замере отправляется автоматически, а после завершения замера специалист загружает фотографию замерного листа и после выполнения этого действия сделка автоматически переходит на стадию замер выполнен, таким образом, менеджеру не приходится тратить время на внутренние коммуникации, чтобы узнать состоялся ли замер и запросить замерный лист.

Сократилось время выполнения рутинных задач, что позволило разгрузить сотрудников. Появилось осознание, что они освобождены от лишних действий и система помогает им достичь успеха в своей работе.