Автоматизация продаж

Краткая информация о клиенте:

Компания It-Concept16 занимается комплексным оснащением интерактивным оборудованием образовательных учреждений: школ, детских садов и ВУЗов.

Необходимость внедрения Битрикс24:

Основная цель внедрения - максимальная автоматизация воронки: начиная с первого взаимодействия с клиентом, до получения закрывающих документов. В автоматизацию входили: уведомления, задачи, формирование шаблонов, автоматические расчёты.
Помимо этого было необходимо увеличить прозрачность работы сотрудников.

Работа с решением. Достигнутые результаты:

Сотрудники компании были обучены общему функционалу Битрикс24, работе с их воронкой CRM, использованию автоматизации и шаблонов.
Вся работа с клиентом (полный цикл) ведётся и контролируется через Битрикс.

Преимущества от внедрения:

В несколько раз сократилось время полного цикла работы с клиентом. Перестали теряться лиды и клиенты. Прозрачная работы позволила находить слабые места и оптимизировать процесс работы.

Пример использования системы:

Всего есть 2 воронки - "Прямой договор" и "Аукцион".
Воронка прямой договор:
Менеджер отдела продаж заводит заявку, и переводит сделку на стадию "Подготовка КП".
На этой стадии менеджерам по закупкам приходит задание на подбор оборудование, менеджер, который первый взял задание, становится ответственным по этой сделке. Этому менеджеру приходит задание, где надо прикрепить файлы по расчёту КП или задать уточняющий вопрос менеджеру ОП. После обсуждения КП (если необходимо), его составления и отправки как результата задачи руководителю приходит составленное менеджером КП. Руководитель может согласовать или отклонить КП - в случае отклонения менеджеру снова приходит задание на составление КП. После согласования КП руководителем, автоматически меняется стадия на "Согласование КП". Менеджеру ОП приходит задача согласовать КП в течении суток.

Если в КП будут внесены корректировки, то менеджер ОП запускает из карточки сделки бизнес-процесс «Корректировка КП» - который снова переводит сделку на стадию "Подготовка КП". Далее идёт процесс согласования и расчёта, который аналогичен вышеописанному. Получив согласование менеджер ОП переводит сделку в стадию «Подготовка пакета документов». Далее если договор прямой, то запускается бизнес-процесс по подготовке КП для прямого договора.
Менеджер ОЗ получит задание, куда он прикрепляет и отправляет на согласование руководителю, либо может задать вопрос менеджеру ОП.

Руководитель может согласовать либо отправить на доработку эти КП. После согласования менеджер ОП Получает задание составить договор. Менеджер ОП составляет договор и переводит сделку в следующую стадию «Подписание договора». Если сделка находится на стадии "Подписание договора" 2 дня, менеджер ОП получит уведомление и задание связаться с клиентом, руководитель также будет уведомлен. После получение подписанного договора, менеджер переводит сделку в следующую стадию «Проверка бухгалтером». Для отправки сканов запускает бизнес-процесс по проверке сканов договора бухгалтером. Бухгалтер получит задание, с файлами сканов, где он может утвердить или отклонить эти сканы (в этом случае задание придёт менеджеру ОП).

После выполнения задания бухгалтером, сделка автоматически переходит на стадию «Запрос счетов» . Менеджер ОЗ получает задание "получить счета и отправить их на согласование руководителю". Руководитель может согласовать либо отклонить счета. После согласования Бухгалтер получит задание "Оплатить счета". После оплаты сделка переходит автоматически в стадию «Оплачен, ожидание поступления". Так же Менеджер ОЗ получает задание о подтверждении получение товара на склад. После подтверждения сделка меняется на стадию "Отгрузка". На этой стадии менеджер ОЗ получается задание по отправке товара, после выполнение которого сделка переходит на стадию "Доставка". В плановую дату доставки Менеджер ОЗ получает уведомление о необходимости связаться с клиентом, уточнить факт получения товара. Если товар доставлен, менеджер ОЗ указывает дату фактической доставки, нажимает 
на кнопку "товар доставлен", сделка закрывается как успешная.

Отзыв заказчика о проделанной работе:

Внедрением довольны. Благодаря Битриксу получилось увеличить выручку компании и убрать хаос.
На данный момент активно работаем в системе и также понемногу её улучшаем.