РУСТА

О компании:

“Руста” — это логистическая компания, которая была создана на базе «Совтрансавто-Москва» и белорусского предприятия «Веставто». Компании 75 лет, она оказывает услуги в области городских, внутрироссийских, крупногабаритных, мультимодальных, ADR перевозок, оказания услуг таможенного брокера. В штате компании — более 50 человек.

Проблема клиента:

В компании был установлен Битрикс24, но полноценно им не пользовались. В работе были сложности, которые требовали оптимизации и автоматизации процессов:

1. Когда менеджеру поступал клиентский запрос на просчет, ему необходимо было вручную отправить этот запрос на просчет каждому логисту, затем проконтролировать эти письма, собрать ответы, консолидировать их и выбрать тот вариант, который будет зафиксирован в коммерческом предложении для клиента (самый выгодный, самый быстрый, самый подходящий и т.п.). Было очень много писем и затянутой переписки. Менеджеры терялись, что, кому и по какому клиентскому запросу они отправили, на что и от кого получили ответ.

2. На каждый клиентский запрос в компании происходит формирование договоров, которые проходят большую очередь согласования и проверок. В процесс вовлечено большое количество людей, и он был сильно затянут по времени.

Что мы сделали: 

1. Для понимания работы с заявками мы настроили лиды, сделали возможность в самом начале работать 2-м сотрудникам, которые будут распределять потоки этих лидов (с сайта, почты, телефонии) на ответственных менеджеров. 

2. Далее, если лид оказывается потенциальным клиентом, ответственный менеджер ведет “Сделку”. В самой сделке мы выстроили стадии, по которым проводим клиента, чтобы у менеджера, ведущего клиента, было понимание, отправлен ли запрос логисту по данному клиенту, получен ли ответ, сформировано ли КП или мы находимся на стадии согласования договора. 

3. Внутри этих стадий менеджер разбивает весь заказ на услуги и они автоматически в рамках бизнес-процессов отправляются выбранным логистам в нужную компанию. Менеджер заполняет первичные данные: откуда-куда, вид транспорта, дата завершения расчета и т.д. и выбирает внутреннюю компанию, куда этот запрос нужно отправить, и система назначает задание ответственному сотруднику, который делает просчет по этой услуге. 

4. Когда все запросы отправлены, автоматически формируется реестр, в котором видно, запрос каких услуг сделал менеджер. Каждой услуге соответствует столько компаний, сколько выбрал менеджер. О каждом добавлении в реестр менеджер получает уведомление. Реестр формируется внутри сделки, его можно выгрузить в Excel, обработать и отправить клиенту. 

5. Когда все логисты дадут ответы, поменяется стадия, менеджеру придет финальное уведомление о необходимости выставить КП. 

Результат:

Мы выстроили четкую универсальную логическую цепочку для всех услуг компании. Произведенные настройки помогли значительно сократить временные затраты сотрудников на выполнение тех же самых задач. 

Преимущества от реализованного проекта: 

Упростили отправку запроса, получение ответа, понимание, что все готово. Менеджеры теперь экономят уйму времени на обработку информации. Сократилось и время просчетов, клиенты компании стали получать КП гораздо быстрее.

Пример использования системы в рабочей ситуации:

Логистам дважды приходит напоминание о необходимости сделать просчет: за 1 день и за 2 часа до назначенного срока. Ответственный менеджер тоже получает уведомление за 2 часа, чтобы успеть “пнуть” логистов. 

Впечатления клиента:

Сотрудничество с компанией продолжается. Разрабатываем бизнес-процесс по формированию пакета документов и согласованию договоров.