СМИС Эксперт
1. Краткая информация о клиенте
Компания «СМИС Эксперт» была создана в январе 2015 года. На момент создания компании ее основатели обладали 8-летним опытом работы в области создания систем мониторинга. Компания «СМИС Эксперт» разрабатывает и внедряет современные системы мониторинга, повышающие безопасность и эффективность эксплуатации объектов недвижимости.
Компания «СМИС Эксперт» предлагает современные цифровые инструменты - от программных комплексов до OEM программных продуктов для транспорта, конвертации и обработки данных, применяемых в составе комплексных проектов по созданию распределенных систем управления, межсистемной интеграции, мониторингу и промышленному интернету вещей (IIoT).
Сотрудники от 25 до 100
2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.
Компания обратилась в Пинол для автоматизации бизнес-процессов, а также для более качественной работы клиентской службы.
3. Процесс внедрения, особенности проекта.
Задача
Наши специалисты выполнили:
1. Создание бизнес-процесса из ЖЛ
2. Запуск пилотного процесса
3. Обучение сотрудников компании «СМИС Эксперт»
4. Оценка и устранение ошибок бизнес-процесса
5. Настройка процесса закупок:
- Бизнес-процесс «Подготовка к закупке»
- Бизнес-процесс «Запрос КП. Согласование закупки»
- Бизнес-процесс «Оплата счетов»
- Бизнес-процесс «Получение товаров»
- Бизнес-процесс «Комплектация и сборка»
- Бизнес-процесс «Отгрузка готовой продукции»
Кладовщик получает задачу "Получение товаров" с кнопкой "Приступить". После ее нажатия создается следующая задача с кнопками "Выполнено" и "Запросить согласование сборки".
- Если атрибут "Наличие комплектных изделий" был отмечен в статусе "да" менеджером проекта при инициации, то кнопка "Запросить согласование сборки" активна. Ее нажатие создает подзадачу "Комплектация под сборку" и переводит канбан в этот статус. Нажатие создает процесс для менеджера прооекта, и пока он не будет выполнен, кнопка "Выполнено" у кладовщика не активна.
- Если атрибут "Наличие комплектных изделий" был отмечен в статусе "нет" менеджером проекта при инициации, то кнопка "Выполнено" активна сразу.
В обоих случаях, для перехода на следующий этап БП должен быть заполнен чек-лист: - получены первичные бухгалтерские документы (да/нет) - проведен входной контроль (да/нет) - позиции переведены на склад проекта (да/нет). Выбор "да" обязателен, выбор "нет" возвращает ошибку с комментарием о необходимости завершения действия.
Для закрытия задачи «Получение товаров» должна быть закрыта задача бухгалтера "Оплата счетов" После выбора "да" и нажатия на кнопку "выполнено" БП переходит на этап "Общая комплектация под сборку".
- Нажатие кладовщиком на кнопку "Запросить согласование сборки" в задаче "Получение товаров" создает задачу "Требуется согласование на сборку". Менеджеру доступна кнопка "согласовано" и поле комментарий. Когда менеджер нажимает "согласовано", то кладовщику ставится задача "Комплектация оборудования под сборку".
- Кладовщику ставится задача "Комплектация оборудования под сборку". Доступна кнопка "выполнено". Для перехода на следующий этап БП кнопка должна быть нажата и при этом должен быть заполнен чек-лист: - позиции переведены на склад "Сборка" (да/нет) - отправлено уведомление сборщику о готовности к отгрузке (да/нет) - отправлено уведомление логисту о готовности к отгрузке (да/нет). - массогабаритные показатели переданы логисту (да/нет) + обязательный комментарий с этими характеристиками - определено количество мест и составлена отгрузочная ведомость (да/нет) + обязательный комментарий с этими характеристиками - выполнена отгрузочная маркировка (да/нет). Выбор "да" обязателен, выбор "нет" возвращает ошибку с комментарием о необходимости завершения действия. Кладовщик должен обязательно приложить отгрузочную ведомость скомплектованного под сборку оборудования.
- Бухгалтер получает задачу "Подготовка транспортных документов" по завершению задачи "Комплектация оборудования под сборку". Бухгалтер получает отгрузочную ведомость скомплектованного под сборку оборудования и обязательно заполняет поле со стоимостью: "стоимость отгружаемого оборудования для страхования" Бухгалтеру доступна кнопка "выполнено". Для завершения задачи кнопка должна быть нажата и при этом должен быть заполнен чек-лист: - транспортные документы на отгрузку переданы закупщику (да/нет) Выбор "да" обязателен, выбор "нет" возвращает ошибку с комментарием о необходимости завершения действия.
- Логист (закупщик) получает задачу "Заказ услуги транспортировки" по завершению задачи "Подготовка транспортных документов". Доступна кнопка "выполнено". Для перехода на следующий этап БП кнопка должна быть нажата и при этом должен быть заполнен чек-лист: - отгрузка согласована со сборщиком (да/нет) - получена стоимость страхования от бухгалтера (да/нет) - получены отгрузочные документы (да/нет) Выбор "да" обязателен, выбор "нет" возвращает ошибку с комментарием о необходимости завершения действия.
- По завершению задачи "Заказ услуги транспортировки" кладовщик получает задачу "Отгрузка оборудования под сборку". Доступна кнопка "выполнено". Для перехода на следующий этап БП кнопка должна быть нажата и при этом должен быть заполнен чек-лист: - все позиции отгружены (да/нет) - отправлено уведомление сборщику об отгрузке (да/нет) Выбор "да" обязателен, выбор "нет" возвращает ошибку с комментарием о необходимости завершения действия.
- По завершению задачи "Отгрузка оборудования под сборку" закупщик получает задачу "Отслеживание груза". Доступна кнопка "выполнено". Для перехода на следующий этап БП кнопка должна быть нажата и при этом должен быть заполнены текстовые поля: - наименование логистической компании - трек номер Должен быть приложен скан транспортной накладной.
- По завершению задачи "Отслеживание груза" менеджер получает задачу "Выполнена отгрузка сборщику". Доступна кнопка "ознакомлен" и "уточнить"+комментарий. Нажатие кнопки "ознакомлен" переводит БП на следующий шаг. Кнопка уточнить возвращает задачу закупщику (логисту) на этап "Отслеживание груза"
- После ознакомления менеджера проекта закупщик (в роли логиста) получает задачу "Подтвердить получение сборщиком". Кнопка "выполнено" переводит БП на следующий этап. Кнопка "рекламация"+ комментарий создает уведомление с указанным комментарием менеджеру проекта о неполной поставке. После решения проблем закупщик нажимает кнопку "выполнено".
Логист (закупщик) получает задачу "Заказ услуги транспортировки". По завершению сборки доступна кнопка "Выполнено". Для перехода на следующий этап БП кнопка должна быть нажата и при этом должен быть заполнен чек-лист: - массогабаритные показатели получены от сборщика (да/нет) - определено количество мест (да/нет) Выбор "да" обязателен, выбор "нет" возвращает ошибку с комментарием о необходимости завершения действия. Кладовщик получает задачу "Получение комплектных изделий" с кнопкой "Выполнено" Для перехода на следующий этап БП должен быть заполнен чек-лист: - проведен входной контроль (да/нет) - комплектные изделия переведены на склад проекта (да/нет) Выбор "да" обязателен, выбор "нет" возвращает ошибку с комментарием о необходимости завершения действия. После выбора "да" и нажатия на кнопку "выполнено" БП возвращается на этап переходит на этап "Получение товаров", кнопка "Выполнено" становится активной.
4. Работа с решением. Достигнутые результаты.
Автоматизированны бизнес-процессы, а также настроена более качественная работа клиентской службы.
5. Преимущества от внедрения
Таким образом, настроенные бизнес-процессы помогают компании в работе. Ведутся графики всех действий, отслеживается каждый этап.
6. Привести примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.
За счет настроенных бизнес-процессов увеличилась скорость обработки сделок. Единая база помогает контролировать работу сотрудников, а также экономить время в построении задач.
7. Отзыв заказчика о проделанной работе.
По словам заказчика внедрение было оценено как новый шаг в развитии компании.
