Внедрение Битрикс24 в юридической компании “Юрком”

Краткая информация о клиенте

Юридическая компания “Юрком” основана в 2006 году. Специалисты компании оказывают широкий спектр юридических услуг как физическим лицам, так и бизнесу.

Штат компании — 60 человек. Офисы “Юрком” есть в 43 городах России.

Необходимость внедрения Битрикс24

Несмотря на 11 лет успешной работы, у компании “Юрком” не было единого информационного пространства. Для систематизации всей накопленной информации и рабочих процессов, руководство решило использовать Битрикс24. Также требовалось свести все коммуникации с клиентами и информацию о них в CRM, чтобы навести порядок в клиентской базе.

Кроме того, в компании “Юрком” используется 1С. Нужно было данные из нее перенести в Битрикс24.

Процесс внедрения, особенности проекта

Так как внедрение Битрикс24 стартовало в период полного карантина, мы начали с изучения процессов, по которым работают сотрудники “Юрком” на удаленке. Также выяснили, какие каналы коммуникации с клиентами используются.

В ходе консультаций стало понятно, что заказчик очень хочет получить коробочную версию Битрикс24, так как все сотрудники и руководство привыкли, что все должно быть в физической доступности. Во время zoom-встречи с руководством “Юрком” наши специалисты по Битрикс24 описали все технические требования к обеспечению работы коробочной версии, по итогу было решено на первом этапе использовать облачный Битрикс24, а в будущем, если потребуется, все-таки перейти на коробочную версию.

Во время непосредственно настройки Битрикс24, возникли некоторые сложности с телефонией. Дело в том, что в “Юрком” использовался Asterisk, работающий на старом сервере (возраст около 10 лет). По опыту предыдущего аналогичного проекта, где пришлось столкнуться с таким же старым сервером, мы дали рекомендацию по смене сервера на новый. После того, как новое оборудование было готово, наши специалисты по внедрению использовали ВАТС от Krasterisk. На стороне Битрикс24 для интеграции используются вебхуки: входящий для регистрации входящих звонков, поднятия карточки звонка и создания сущностей CRM, а исходящий для инициации звонка из Битрикс24.

На следующем шаге клиент передал нам текущую схему работы и процессов. Она легла в основу бизнес-процессов, которые были реализованы в Битрикс24. Когда все технические вопросы и задачи были решены, мы пригласили сотрудников “Юрком” на портал и провели обучение основам работы с порталом. После первого обучения сотрудники получили задание — начать использовать портал в ежедневной работе, а именно Чаты и Живую ленту.

Пока сотрудники привыкали к порталу, руководство “Юрком” передало нам данные из 1С. После их подготовки к импорту, они были загружены в CRM. К этому моменту уже были настроены поля в CRM, виды карточек и воронки. Сотрудники начали пользоваться CRM, в которой были исторические данные и существующая база клиентов. Следом началось использование подключенных к порталу: телефонии, почты и социальных сетей. Для подключения социальных сетей была разработана “дорожная карта”. CRM начала наполняться свежими данными. Мы провели еще одно обучение сотрудников и начали оказывать персональную поддержку после обучения.

Заключительным этапом внедрения стало обучение работе с порталом руководителей. У руководителей больше возможностей и прав на портале, так что обучение было более долгим, чем у рядовых сотрудников.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Сейчас работа над порталом компании “Юрком” продолжается в рамках поддержки и развития. После новогодних праздников к нам поступило много пожеланий по автоматизации рутинных задач. Мы реализовали использование шаблонов документов, сделали дополнительные настройки телефонии, подключили новые каналы коммуникации с клиентами.

Помимо этого мы помогли создать шаблон базы знаний компании, по ходу внедрения помогали создавать регламенты работы сотрудников. Также заложен фундамент для внедрения RPA. Работы в этих направлениях продолжаются. Сейчас идет активная подготовка ко второму крупному этапу внедрения и доработок портала клиента.

Преимущества от внедрения

В итоге компания “Юрком” имеет удобный и современный портал для эффективной работы всех сотрудников. Коммуникации с клиентами теперь проходят через Битрикс24, вся история сохраняется. Работать с клиентской базой стало гораздо удобнее.

Также у сотрудников и руководства компании появилось общее информационное пространство, которое упрощает коммуникации и ускоряет работу.

Примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента

Благодаря Битрикс24 каждый менеджер теперь экономит огромное количество времени. Во-первых, все звонки совершают из Битрикс24, где сразу можно ознакомиться с историей работы с клиентом компании "Юрком". Если кто-то из менеджеров уходит в отпуск, коллеги легко могут его подменить, так как вся информация о клиенте у них под рукой.

Кроме того, в работе сильно помогает автоматизация многих процессов. Например, стали гораздо быстрее формироваться и отправляться клиентам договора и другие документы. С помощью шаблонов и бизнес-процессов они создаются буквально за пару кликов.

Отзыв заказчика о проделанной работе

Руководство и сотрудники компании "Юрком" остались очень довольны проделанной работой и возможностями Битрикс24. Они отметили повышение эффективности работы за счет автоматизации и удобство портала, как единого информационного пространства компании. Мы получаем множество новых пожеланий по доработкам и развитию портала, которые оперативно реализуем.