Внедрение Битрикс24 для логистической компании

1.Описание клиента его потребностей.
Наименование: ООО "РЕЧНОЙ ТЕРМИНАЛ"
Местонахождение: Томск
Сайт: https://rechport.tomsk.ru
Сфера деятельности: ​Морские / речные грузоперевозки, междугородные автогрузоперевозки, услуги складского хранения​, подводно-технические работы.
Число сотрудников: 50.
Описание компании:
Компания ООО «РЕЧНОЙ ТЕРМИНАЛ» была создана в 2009 году и с тех пор успешно работает на рынке, осуществляя продажу и доставку железобетонных изделий. Является представителями крупнейших предприятий стройиндустрии в Томской области, партнером заводов-изготовителей г. Томска ООО «ЗКПД ТДСК» и ООО ТомДом (ЖБК 100).
Так же, компания оказывает весь спектр услуг, связанных с перемещением (а также хранением, накоплением) грузов на территории Российской Федерации, в г. Томске и Томской обл. Осуществляет перевозки речным флотом сыпучих, сборных, негабаритных, проектных и других грузов речными баржами грузоподъемностью от 200тн. до 2800 тн.;
Смешанные перевозки, подразумевающие использование, наряду с речными судами дополнительно плавкраны для выгрузки грузов в любой точке Обь-Иртышского бассейна, собственный автомобильный транспорт для последующей доставки грузов до места назначения. Имеет собственный речной порт площадью 40 000 кв.м.
Причина обращения: продажи сложно контролировать и прогнозировать, нужно выявить причины снижения продаж, сложно осуществлять контроль за исполнением поручений, поручения не выполняются, сроки не соблюдаются, ответственных не найти. Всё это отрицательно влияет на продажи и управляемость компании.

2. Задача. Внедрение Битрикс24 для:

•  контроля процесса продаж услуг компании
•  для автоматизации управления компанией.

3. Было реализовано:
Проведён анализ бизнес-процессов компании и подготовлено техническое задание на настройку Битрикс24.
Создана структуры компании и настроены права пользователей.
Подключена почта сотрудников и компании к Битрикс24. Созданы шаблоны писем и подписей для сотрудников.
Создан шаблона договора перевозки и регламент по его заполнению.
Настроены лиды и автоматическое распределение лидов по ответственным и стадиям в зависимости от адреса отправителя и текста заголовка письма.
Создано 5 направлений продаж в сделках.
Во всех сделках в представлении «канбан», добавили в карточку поле «Заказчик».
Настроены 107 роботов в сделках, которые отправляют уведомления сотруднику, руководителю и клиенту, ставят задачи сотруднику, меняют ответственных на этапах,
Созданы поля в карточках сделок для контроля оплат, возврата документов, типа груза, расстояния.
Настроен запрет на изменение значения поля «Итоговая сумма сделки».
Настроены виджеты для контроля в режиме реального времени:

• Сумма успешных сделок за месяц для каждого направления продаж
• План продаж за месяц по сотрудникам.
• Вклад менеджеров в продажи за месяц.
• Сделок в работе на сумму в текущем месяце.
• Количество забытых сделок в текущем месяце.
• Сделки в работе по суммам и по сотрудникам в текущем месяце.
• Настроен отчёт: Анализ сумм сделок по направлениям, стадиям и сотрудникам.
• Созданы реестры документов в универсальном списке.
• Создан план продаж на основе анализа результатов предыдущих периодов.

4. Результатом стала возможность:
Контролировать в режиме реального времени и в последующих отчётах: сколько и какие сделки находятся на каком этапе продаж и по каким направлениям продаж.

• Прогнозировать объёмы продаж в ближайшем времени.
• Оценивать вероятность выполнения текущего плана продаж.
• Своевременно принимать стимулирующие решения для выполнения плана продаж.
• Оценивать результативность работы по направлениям продаж.
• Своевременно принимать решения для увеличения или снижения активности по определённым направлениям продаж.
• Сотрудники стали меньше времени тратить на оформление договоров.
• Все поручения исполняются в срок.
• Больше нет задолженностей по документообороту.

5. Отзыв клиента.
Рынок логистических услуг «сжался» давление проверяющих и фискальных органов на бизнес усилилось, прибыль компании существенно снизилась. Нагрузка на руководство и ключевых сотрудников усилилась. Та система управления (личные поручения, приказы, ватсап) что ранее пользовались уже не позволяла контролировать бизнес и продажи. В 2018 г. было принято решение найти подходящую и понятную CRM и внедрить. Попробовали варианты CRM 1С, Евфрат, слишком сложно показалось. 1.10.2018 г. зарегистрировались на бесплатной версии Б24, интерфейс Б24 показался более интуитивно понятным. Начали с блока «Задачи и проекты», понравилось, наладилось взаимоотношение с подразделениями, появилось четкое понимание кто чем занимается, и когда будет получен результат. «Ушли в небытие» бесконечные планерки.
Пришло понимание что нужно профессиональное внедрение Б24, настройка CRM, плана продаж, автоматизации бизнес процессов, настройки прав и доступов к информации.
В апреле 2019 г. из нескольких интеграторов бал выбран Побережнюк Алексей. Почему именно он? Потому что он разговаривал с нами на нашем языке, на языке руководителя, не как продавец CRM системы, а как руководитель, понимающий текущие проблемы бизнеса.
Был заказан и проведен аудит. Выявлены проблемные точки. Составлено техзадание внедрения и настройки Б24 под наши условия. Настроены воронки продаж по направлениям нашего бизнеса, настроены роботы ставящие задачи сотрудникам в зависимости от изменяющейся ситуации в сделках и взаимоотношениях с клиентами. Настроены права и уровни доступа сотрудников в соответствии с штатным расписанием.
Настроен план продаж общий и в разрезе по направлениям бизнеса.
В начале 2020 г. был проведен повторный аудит. По итогам его были проведены корректирующие настройки Б24 под наши условия использования.
Итог: Я как руководитель очень доволен внедрением и использованием системы Б24, у меня появилось СВОБОДНОЕ ВРЕМЯ!!! Я смог выйти из «рутины» занялся стратегическим управлением своего предприятия, могу единым взглядом окинуть ситуацию по своему бизнесу (продажам, взаимоотношением с клиентами, исполнением поставленных задач сотрудниками).
Смог отдохнуть.
  Появилась история взаимоотношений с клиентами. Появилась возможность «горячей замены» менеджера, работающего с клиентом.
«Отвязались» от сотрудников «звёзд» что держали при себе своих клиентов и взаимоотношения с ними (серьёзнейшая проблема).
Сотрудники восприняли внедрение тяжело (даже была внедрена система штрафов за отсутствии реакции в Б24) , кто не хотел работать по новому ушли, но те кто остался, и даже те кто изначально саботировал внедрение но всё равно остались теперь очень довольны (теперь так: нет «следа» в Б24 значит ничего не было ).
Я вижу, что упорядочились дела сотрудников, сотрудник может спокойно «отключиться от работы» в конце рабочего дня спокойно отдохнуть дома, а на утро «подхватить» работу в прежнем темпе.