Настройка Битрикс24 для оптовых продаж газонов

1. Краткая информация о клиенте

ООО «Абсолют Грин» - один из лидеров ниши на рынке производства и продаж семян для газонов.

Компания занимается поставками семян на территории РФ. В произведстве используется как импортное, так и отечественное сырье последнего года сбора урожая, что обеспечивает качественную пользующуюся спросом продукцию.

В 2020 году компания объединилась с брендом "Евросемена", который более 10 лет так же являлся известным в данной нише представителем. В результате штат компании "Абсолют грин" вырос, а так же выросла и номенклатура продукции.


2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.

Острая необходимость в правильно внедренном «Битрикс24» появилась после слияния брендов «AbsoluteGreen» и «Евросемена». В активный сезон сотрудники с трудом справлялись с рутиной, а после покупки нового бренда ситуация стала ещё критичнее.

Когда к нам обратилась компания, у них уже работал «Битрикс24». Но по результатам проведенного аудита системы оказалось, что работа сотрудников в CRM построена неправильно и, как следствие, работа не систематизирована, не выстроено взаимодействие между отделами, не снимается рутина, отсутствует контроль за процессами. Всё это приводит к сбоям в работе и приносит много неудобств сотрудникам.

Была только одна некорректно настроенная воронка продаж на все направления деятельности. Многие ключевые стадии в ней отсутствовали, как и необходимые поля в карточках сделок и компаний. Не были настроены совсем воронки других отделов, напрямую участвующих в процессе сделки - производство и отдел закупок сырья.

Полностью отсутствовала автоматизация процессов, которая помогала бы контролировать сделки на протяжении длинного цикла.


3. Процесс внедрения, особенности проекта.

Процесс внедрения Битрикс24 был начат с проведения аудита внутренних процессов компании нашим бизнес-аналитиком для понимания, как строится работа в компании, чтобы создать оптимальный план по внедрению.

После аудита мы составляем детальное Техническое задание на внедрение, где прописываются все предстоящие работы и тонкие настройки Битрикс24 для заказчика.

Нами были настроены все стадии воронок продаж по разным направлениям.

Были интегрированы в CRM отделы производства и закупок.

Также были перенастроены необходимые права доступа для сотрудников и отделов, ввиду пополнения штата в ходе слияния брендов.

В каждой воронке для менеджеров сформированы поля, необходимые для эффективной работы по сделке, а лишние хаотично созданные кем-то ранее удалены.

Была выполнена автоматизация процессов, снимающих существенный объем рутины.

Для построения слаженной работы, особенно в пиковые нагрузки, крайне важно систематизировать и организовать общую работу в Битрикс24 всех отделов. В компании сделки по продаже семян начинаются в основном от тонны, т.е. цикл продажи крупнооптовых партий может занимать до года.  В продажах с долгим циклом для успешного завершения важно контролировать сделку на протяжении всего периода и видеть всю историю взаимодействия и актуальные договоренности с клиентом. В этом случае сильно выручает автоматизация процессов.

Мы настроили роботов в Битрикс24 для каждой стадии сделки, которые выполняют ряд автоматических действий за менеджера, в том числе:

• создание дубликатов сделок для производства после подтверждения заказа;
• множество автозадач для сотрудников других отделов, задействованных на определенных этапах;
• рассылка email и sms-уведомлений клиентам о датах отгрузки или необходимости оплатить счет;
• автоматический перенос сделки в другую стадию при наступлении определенных событий;
• напоминания о необходимости заказать транспорт, отгрузить товар, получить оплату и закрывающие документы;
• автоматическая генерация документов по заданным шаблонам.

Также были настроены бизнес-процессы в Битрикс24 для сотрудников (регулярно повторяющиеся действия):

1. Бизнес-процесс Реестр Договоров:

формирование шаблона договора на основе выбора параметров (НДС, УСН), автоматическое сохранение в реестре договоров с присвоением порядкового номера, возможность поиска и фильтрации договоров в реестре по дате или по контрагенту, возможность выгрузки всех договоров. В сделке также появляется вкладка с договором текущей сделки.

2. Бизнес-процесс Работа с рекламациями

При подаче клиентом рекламации(претензии) менеджер запускает данный бизнес-процесс, в реестре
создается рекламация с порядковым номером, к ней прилагаются файлы от клиента, комментарии менеджера и отправляются на согласование руководству, после чего автоматически создаются задачи по проведению работы с клиентом, по получению закрывающих документов после проведения работ и автоматическое ознакомление с итогом руководителя.

Реестр помогает автоматически сохранять все рекламации, сортировать и фильтровать их по контрагенту, по датам, по статусу (открытые/закрытыте, согласованные/несогласованные), выгружать необходимые рекламации на ПК, формировать и смотреть отчет по рекламациям в Excel, в автоматическом режиме проводить согласование с руководством.

3. Бизнес-процесс Реестр и Обновление свидетельств на травосмеси

Бизнес-процесс содержит в себе реестр (перечень) свидетельств на продукцию со своими сроками действия и  позволяет автоматически контролировать сроки истечения документов, своевременно их обновлять, держать в актуальном состоянии, сортировать и фильтровать свидетельства, быстро находить документы на необходимую продукцию и выгружать их для клиента.


4. Работа с решением. Достигнутые результаты.

Благодаря детализации всех стадий в воронке продаж и интеграции в СРМ отделов производства и закупок каждый сотрудник четко понимает свои действия на каждом этапе, какие сроки на выполнение поставленных задач, какие документы необходимо проработать или получить. За счет такого системного подхода руководству не сложно вводить в курс новых сотрудников, которые пополнили компанию в рамках слияния брендов.

Продуманные воронки дали возможность действовать в унисон менеджерам по продажам, ведущим сделку до момента получения денег после отгрузки клиенту, с производством, которому необходимо успеть произвести и подготовить товар к отгрузке в требуемый срок.
Кроме того, они позволяют менеджерам по закупкам своевременно решать вопросы по объему необходимого производству сырья и согласовывать поставщиков с руководством.

Настройка разграничения доступа и прав в СРМ позволила работать в системе большому штату сотрудников в рамках своих полномочий и иметь доступ к информации только в зоне своей ответственности.

Генерация документов по настроенным нами шаблонам позволила за секунды формировать готовый документ, а настроенные в Битрикс24 роботы информируют об этом нужных сотрудников или отправляют их клиенту - существенная оптимизация рутинных действий.

Повысился уровень контроля за ситуацией у руководителя за счет настроенных отчетов, в частности для контроля работы сотрудников (по количеству заключаемых сделок в работе и отдельно выигранных/проигранных), а также отчеты по продажам (по продукту, общая сумма сделок в работе, конверсия сделок с этапа на этап).


5. Преимущества от внедрения

Благодаря данному проекту компания «Абсолют Грин» выстроила систему работы в рамках объединения двух брендов, наладила взаимодействие подразделений для достижения слаженной работы по заказам, снизила нагрузку на менеджеров, за счет автоматизации ряда рутинных задач от начала сделки до ее закрытия, что позволило обрабатывать в пиковые нагрузки не 20, а 50 заказов в день.

Повысился уровень контроля за сотрудниками, а также более глубокий анализ ситуации по продажам (количеству сделок, объема продаваемого товара по видам) за счет настроенных отчетов.

В целом новая CRM оптимизировала работу сотрудников, добавила удобства при работе с документами, высвободила время после перевода рутинных процессов в автоматические на базе Битрикс24, позволила следить за задачами и вовремя их закрывать, а руководству контролировать рабочий процесс.

За счет автоматизации процессов в работе с документами у сотрудников появилась возможность работать удаленно, т.к. согласования документов стали происходить быстро, без необходимости ходить по кабинетам, доносить лично суть вопросов.

У руководителя так же появилась возможность наблюдать за всем процессом работы с клиентами, продажами, отгрузками, не находясь в офисе.


6. Пример использования настроенного бизнес-процесса "реестр рекламаций":

В случае, если клиента не устраивает качество полученной продукции, он заполняет заявку на рекламацию, менеджер клиента запускает соответствующий бизнес-процесс, куда прикладывается рекламация клиента, комментарии менеджера и предлагаемое менеджером решение проблемы. Рекламация автоматически записывается в реестр, отправляется вместе с комментариями менеджера руководителю на согласование (с возможностью корректировки), а после согласования - автоматически ставится задача менеджеру по осуществлению согласованного с руководством решения претензии клиента. По закрытии данной задачи автоматически ставится задача запросить закрывающие документы по рекламации, затем отправляется на ознакомление руководителю, после чего закрывается.

Пример использования настроенного бизнес-процесса "реестр и обновление свидетельств на травосмеси"

У продукции компании имеются свидетельства (сертификаты качества) с разным сроком действия 2-4 месяцев. В реестр Битрикс24 на всю продукцию добавлены документы свидетельств, где указаны их сроки действия с подписью и печатью.
Бизнес-процесс настроен таким образом, что за 3 дня до окончания срока действия любого из свидетельств происходит напоминание ответственному сотруднику о необходимости его обновить (происходит ежедневное оповещение, пока это действие не будет выполнено). Сотрудник обновляет дату свидетельства, подписывает, ставит печать, формирует новый пдф-документ с новым сроком действия и отправляет на ознакомление руководителю. В дальнейшем процесс повторяется за 3 дня до окончания срока действия свидетельства.



7. Отзыв заказчика о проделанной работе.

Мы обратились за настройкой Б24 и остались довольны результатом. Уже работая в Битрикс24, мы понимали, что необходимо обращаться к специалистам за тонкой настройкой, иначе смысл и эффект от прежней работы был совсем не очевиден,  система не давала понимания, что происходит в отделе продаж, скорее наоборот создавала вопросы, к тому же мы хоть и подозревали о возможностях значительно упростить рутинные задачи, но только на практике , после внедрения специалистами MMP-Group и обучения, узнали, как можно эффективно работать в новых реалиях автоматизации. Чему мы, безусловно, рады, в особенности, я как руководитель.