ООО «ТВМ-СЕРВИС»

1. Краткая информация о клиенте

ТВМ-СЕРВИС занимается модернизацией и сервисом инженерных систем.

Сотрудники от 25 до 100

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.

Компания обратилась в Пинол для автоматизации бизнес-процессов, а также для более качественной работы клиентской службы. 

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

Задача

Требовалось настроить бизнес-процесс для контроля сделок, по которым не начата работа и постановки автозадач в зависимости от стадии сделки. И бизнес-процесс автоматизации и учета расходов по клиентам внутри системы Битрикс24

Решение

Для решения задачи, предварительно были настроены бизнес-процессы

Алгоритм работы бизнес-процесса

Процесс учета расходов предполагает настройку формы подачи заявки на оплату, выстраивание цепочки согласования и фиксирование данных в реестре.

Согласование

У отправленной на согласование заявки несколько путей реализации:

• быть согласованной и уйти на оплату;
• быть отклоненной с меткой «Скорректировать»;
• быть полностью отклоненной.

Процесс отправки заявки на согласование через Битрикс24 прост. Инициатор заполняет форму и нажимает «Отправить».

Сам процесс согласования информативный и быстрый. В задании на согласование заявки приходит вся необходимая информация, и решение по согласованию, с большей вероятностью, проходит в один клик.

Движение заявки всегда под контролем. На каждой стадии Инициатору приходят уведомления о текущем статусе заявки.

Учет

Все отправленные заявки фиксируются как в общий реестр по всем клиентам, так и в отдельный реестр по конкретному клиенту. Система все делает автоматически!

Общий реестр — информация по заявкам собранная в удобную форму, для контроля сразу всех активных заявок по клиентам ожидающих согласования.

Реестр по клиенту — информация по заявкам конкретного клиента, собранная в карточке компании и сделке.

Процесс согласования заявки можно запустить несколькими способами:

• из живой ленты;
• из карточки компании;
• из сделки;
• из самого реестра.

Таким образом, процесс становится доступным, быстрым и эффективным. Ответственный за клиента сотрудник всегда будет видеть текущий расход по сделке и в момент формирования счета на оплату не забудет выставить клиенту суммы по дополнительным расходам. Руководители всегда в курсе движения оплат, а бухгалтерам не приходится подтверждать оплату каждого счета у директора.

Алгоритм работы бизнес-процесса

Процесс запускается автоматически каждый раз при изменении сделки.

Проверяется статус сделки. Если сделка заключена, а работы по ней не начинались (нет задач), то сделка считается вновь заключенной и требующей постановки задач.

В первую очередь происходит формальный контроль, заполнены ли обязательные поля сделки. Если заполнены не все обязательные поля, то:

1) статус сделки переводится в "Ожидание заполнения карточки сделки",

2) ставится задача менеджеру с указанием, какие поля сделки необходимо заполнить.

При прохождении формального контроля сотруднику отдела производства ставится задача ручного контроля правильности заполнения сделки и корректности данных в ней. При этом компания переводится в статус клиента. Сделка отмечается как "Принятая в производство", и в зависимости от типа сделки формируется блок регламентированных автозадач для реализации условий сделки. Это позволяет не забывать о ключевых моментах и снижает рутинную нагрузку на сотрудников.

Когда все обязательства перед клиентами по сделке выполнены, бизнес-процесс ставит дополнительную задачу по получению отзыва от клиента.

Важным моментом является формальная передача сделки из отдела продаж в отдел производства, что также позволяет снизить потери информации между отделами.

Так же бонусом является наполнение информацией CRM для последующего анализа и изучения.

В случае, если сделка не заключена (провалена), начальнику отдела продаж ставится задача по контролю причин неуспешного проведения сделки. Выяснив причины провала, он уже решает: удалить ее или же реанимировать и отдать другому менеджеру.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты.

Внедрен бизнес-процесс бизнес-процесс для контроля сделок, по которым не начата работа и постановки автозадач в зависимости от стадии сделки. И бизнес-процесс автоматизации и учета расходов по клиентам внутри системы Битрикс24

 5. Преимущества от внедрения

Таким образом у компании есть возможность фиксировать и контролировать даже самые мелкие затраты и не забывать по ним вовремя оплачивать счета. А также быстрее обрабатывать сделки.

6. Привести примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.

Работа в отделе в первые недели использования бизнес-процессов стала эффективнее на 37%

7. Отзыв заказчика о проделанной работе.

По словам заказчика внедрение было оценено как новый шаг в развитии компании.