Как автоматизировать бизнес-процессы франшизы?

Экономика всего мира стремительно меняется, бизнесу приходится быстро адаптироваться под новые условия рынка. В процессе работы человек получает большой поток информации, который требует много времени для обработки. Сегодня существует большое количество разных программ, способных сделать за человека «рутинные» дела. Давайте окунемся в мир автоматизации и посмотрим на примере, как современные IT решения, такие как CRM-системы, способны помочь любому бизнесу работать как часы.

Немного о Клиенте

В 2021 году к нам обратилась управляющая компания сети франшиз Чио Чио из г. Москвы. Сфера деятельности – бьюти коворкинги, барбершопы, салоны красоты. Офиса у компании нет, все сотрудники работают удаленно, поэтому так важно организовать удобное рабочее пространство в сети.

Чио Чио – крупная сеть парикмахерских, «точки» компании открываются не только по всей России, но и в странах СНГ. На сегодняшний день в Битрикс24 работает 174 человека. Но давайте более подробно.

Нашей команде предстояло автоматизировать работу трех отделов:

• отдел запуска ‒ помогает франчайзи запустить бизнес и открыть точку;
• отдел развития – занимается действующими партнерами, решает текущие проблемы;
• бухгалтерия.

Особенности проекта

Отдел продаж изначально работал в другой CRM-системе. Битрикс24 руководители компании устанавливали самостоятельно и на момент обращения к нам система была «голой».

Главная задача проекта ‒ организовать взаимодействие между отделом запуска и отделом развития – настроить их работу и реализовать основные бизнес-процессы по открытию и ведению партнеров.

Главная сложность на старте проекта заключалась в том, что ответственные сотрудники со стороны Клиента долго не выходили на связь. Проектная команда Заказчика состояла из двух человек: руководители отдела запуска и отдела развития.

Клиент выбрал именно Битрикс24 из-за широкого функционала системы и возможности автоматизации.

Заказчик перешел к нам от партнеров, которые не смогли помочь ему решить главную задачу – настроить работу и взаимодействие между собой отдела запуска и отдела развития. После проведенной встречи Клиент понял, что мы сможем «закрыть» его задачи.

Работа началась с погружения в процессы Заказчика – выявления болей и изучения сценариев.

Начинаем с отдела запуска

В первую очередь решались проблемы отдела запуска. Сценарий следующий: после открытия точки франчайзи закупает мебель и оборудование для салонов согласно регламенту. Все необходимое предоставляется отделом запуска.

Случалось так, что товар, купленный франчайзи, отгружался ему не сразу ‒ он мог отсутствовать на складах либо отгружаться позже по графику. Контроль отгрузок у Клиента отсутствовал, что влекло за собой несвоевременную доставку товара. В крайних случаях о партнере могли и вовсе забыть. Проблема была решена с помощью переноса процесса отгрузки товаров в процесс сделок.

В Битрикс24 мы настроили возможность создавать сделки, установили все необходимые поля и настроили бизнес-процесс ‒ ведение контроля за своевременной отгрузкой товаров. В результате внедрения сотрудники Заказчика не забывают про сроки отгрузки товаров, заносят все необходимые данные в одном месте и могут легко отследить все этапы отгрузки. Технических сложностей в этой автоматизации не возникло.

Как мы помогли отделу развития?

Проблемы отдела развития мы решили с помощью настроек экстранет групп. Такая группа позволяет пригласить сотрудника, который не зарегистрирован в Битрикс24, к себе на портал. Функционал приглашенного сотрудника ограничен «рамками» группы, другими словами, он не может видеть ключевые процессы компании; сотрудников, которых нет в группе; и вносить изменения на самом портале компании.

Группа была создана чтобы партнеры могли оставлять в ней заявки для управляющей компании. Для того, чтобы франчайзи знали какую именно информацию необходимо предоставить для решения их проблем – были созданы брифы. Таким образом, создано и настроено пространство, в котором партнеры могут просить помощь у франчайзера и видеть статус выполнения своей заявки.

Битрикс24 пока плохо адаптирован под мобильные устройства и экстранет группы полностью отсутствуют в мобильной версии приложения. Это стало главной технической сложностью, с которой пришлось столкнуться нашей команде. Так как большинство партнеров Заказчика пользуются телефоном, подавать заявки с мобильного они не могут, заполнять бриф можно только с компьютера/ноутбука. Данная проблема никак не влияет на работу процесса.

Также в компании был настроен процесс приема сотрудника на работу. Раньше все запросы на поиск сотрудника и коммуникация с соискателями осуществлялись в разных социальных сетях и мессенджерах. Были ситуации, когда HR-менеджер не знал, что кого-то трудоустраивают. Поэтому было принято решение организовать процесс найма сотрудников в Битрикс24.

На возражения сотрудников работать по-новому руководитель отдела кадров пояснила, что из сторонних ресурсов никакие заявки приниматься не будут, все должно быть организовано только через бизнес-процесс Битрикс24. Не все сотрудники сразу включились, но постепенно стали пользоваться системой, проблема протеста была устранена.

Бухгалтерия не осталась без внимания

Для бухгалтерии мы автоматизировали процесс запроса счетов. В результате этого был создан единый источник передачи запросов на выставление счетов в бухгалтерию, настроена обратная связь. Это позволило увеличить скорость обработки и передачи счета партнеру на 29%. Теперь каждому сотруднику управляющей компании понятен статус выполнения задания в бухгалтерии.

Нововведения и сотрудники

Прилагать дополнительные усилия для мотивации персонала работать в новой для них системе не пришлось. Нам помогали руководители отделов, для которых нужна была автоматизация. Они четко знали на что необходимо обратить внимание, чтобы улучшить работу своего отдела.

Наша команда провела обучение в формате вебинара, на который подключались сотрудники отделов. Мы предоставили Клиенту запись обучения, если что-то забудется сотрудник всегда может посмотреть видео и вспомнить что и как работает.

Битрикс24 решает такие задачи бизнеса как ведение клиента, коммуникация между отделами и хранение файлов на диске.

Сейчас топ-менеджмент использует возможности облачной версии Битрикс24 очень активно. Чаще всего используется модуль CRM: отдел запуска полностью ведет франчайзи с момента как клиента передали из отдела продаж. Вся коммуникация осуществляется только через Битрикс24. Задачи ставят все сотрудники без исключения, используют проектные группы, отслеживают показатели эффективности работы сотрудников, пользуются бизнес-процессами.

Результат автоматизации

В результате сотрудничества Lidkom.ru и ООО «Инстарт» были структурированы многие процессы Заказчика, что позволило сократить время на обработку заявок и поиск информации почти в 2 раза. Из-за того, что работать стало гораздо удобнее повысилась мотивация сотрудников, задачи стали выполнятся быстрее, а принимать оперативные решения стало проще.

С помощью Битрикс24 можно автоматизировать огромное количество процессов в любой сфере бизнеса, нужно только знать правильный подход.

Клиент остался доволен сотрудничеством.