Внедрение Битрикс24 для компании "Би Лоджистик"

«Би Лоджистик»

      «Би Лоджистик» — логистический оператор национального масштаба с логистическими комплексами в Санкт-Петербурге и Новосибирске.

Проблемы, которые хотели решить

1)      Контроль за процессами - Контроль сотрудниками и руководителями за процессом ведения сделок с клиентами.

2)      Автоматизация процесса согласования договоров – Внутреннее согласование договоров по аренде.

2)      Контроль за сроком действия договоров и его продление – Автоматизация контроля за сроками аренды согласно договору и автоматизация согласования дополнительных соглашений.

Механизмы для решения задач

1)      Битрикс24 - Использование коробочной версии Битрикс24 «Корпоративный портал – 50»

2)      Автоматизация - Автоматизация бизнес-процессов в Битрикс24

3)      Сайт - Интеграция Битрикс24 с сайтом компании для фиксации заявок

4)      Электронная почта - Интеграция Битрикс24 с электронной почтой

Описание бизнес-процессов

      Приступать к автоматизации бизнес-процессов нельзя пока они не формализованы. На первом этапе наши бизнес-аналитики собрали информацию о бизнес-процессах компании, которые Заказчику хотелось бы отразить в Битрикс24. Собранную информацию обработали и на выходе получили блок-схемы бизнес-процессов и описание всех этапов работы с клиентами и внутренних взаимодействий в компании в процессе ведения сделки.

      Данные блок схемы были дополнены описанием и согласованы с Заказчиком, что необходимо перед составлением технического задания. Такой подход позволяет исключить ошибки при формализации технического задания.

Техническое задание

     На данном этапе мы переложили бизнес-процессы компании, с которыми мы теперь были знакомы, в логику Битрикс24. В техническом задании мы формализовали все базовые настройки системы, при этом использовали понятный язык для Заказчика.

      Любые автоматизации требуют тщательного описания в формате технического задания так как являются одним из важнейших основных элементов. Мы дополнили техническое задание изображениями интерфейса, с которыми предстоит работать участникам бизнес-процессов (например, процессы согласования договоров руководителем).

Развертывание

     Отправной точкой выполнения работ по настройки коробочной версии Битрикс24 является его правильная установка. Наши компетенции и опыт позволяют выполнить корректные первичные настройки, что безусловно является гарантией правильной работы системы:

·         Предварительная настройка сервера с условием всех требований разработчика продукта;

·         Установка виртуальной машины Bitrix;

·         Установка коробочной версии Битрикс24;

·         Настройка всех модулей;

·         Проведение тестирования;

·         Обновление модулей до актуальной версии;

·         Настройка резервного копирования;

·         Прочие работы при развертывании.

Полученный функционал

      Затем мы приступили непосредственно к работам по настройке Битрикс24 согласно техническому заданию. В результате проведенных работ по внедрению Битрикс24 в компании " Би Лоджистик" был настроен следующий функционал.

1)      CRM

      Менеджеры ведут сделки с клиентами, следят за статусами, при необходимости коммуницируют с клиентами.

2)      Интеграция с электронной почтой

      При необходимости выполнения коммуникаций с клиентами, ведения процессов согласования договоров, информирования о сроках действия соглашений сотрудники могут делать это непосредственно в Битрикс24. Все данные коммуникации автоматически фиксируются в CRM.

3)      Внутренние коммуникации

      Для оперативного взаимодействия у сотрудников появился корпоративный чат, где они обсуждают сделки или внутренние вопросы компании, обмениваются файлами, быстро находят историю обсуждений.

4)      Процессы согласования договоров

      Больше не требуется обходить всех руководителей для сбора подписей при согласовании договоров. Каждый договор теперь утверждается в Битрикс24, что позволяет сократить сроки, видеть статус согласования и избежать лишней бумажной работы.

5)      Контроль сроков действия договоров

      В сделках CRM ведется автоматизированный контроль за сроками действия договоров, оповещаются ответственные и клиенты.

      Автоматизированный процесс «Дополнительные соглашения» позволяет продлевать договора и таким образом всегда держать под контролем работу с каждым клиентом.

Обучение сотрудников

      Внедрение Битрикс24 всегда требует проведения обучения, без этого невозможен успешный запуск проекта. Наши специалист провели поэтапное обучение:

·         Обучение сотрудников компании;

·         Обучение руководителей компании;

·         Обучение администраторов.

      В результате сотрудники компании быстро освоили новый для них инструмент.