Внедрение Битрикс24 в компанию "ЮКОМ"

ООО “ЮКОМ” Красноярск c 2004 года занимается производством изделий из металла, резкой листового металла, изготовлением мебельной фурнитуры, металлических контейнеров, баков, закладных для строительства, производит сита и грохота так же предлагает приобрести столы для сварочно-монтажных работ на промышленных предприятиях собственного производства.

 Руководство компании обратилось в студию «LID.Group» по рекомендации, с уже выявленной потребностью во внедрении Битрикс24. Ранее компания работала в amoCRM, но её функционала стало не хватить, руководством компании было принято решение перехода на Битрикс24.

 Перед руководством компании стояли задачи автоматизировать процесс продаж, автоматически формировать документы и наладить взаимодействие отдела продаж со смежными подразделениями путём автоматизации, а также начать планирование, выполнение и учёт работы на производстве.

 В первую очередь было принято решение провести аудит бизнес-процессов, в рамках которого были выявлены все потребности заказчика. По результату аудита были продемонстрированы ментальные карты, в которых была отображена логика работы в Битрикс24 исходя из имеющегося в нём инструментария. Для клиента было важно, чтобы работа была выполнена не только качественно, но в сжатые сроки (2 недели), поэтому после согласования ментальных карт мы незамедлительно приступили к внедрению.

На следующий же день, была приобретена коробочная версия Битрикс24 CRM (наибольшим образом подходящая для клиента) и развёрнута на сервере клиента.

 После того, как Битрикс24 был развёрнут, наши специалисты настроили структуру компании, пригласили сотрудников и подключили всем электронную почту.

 После этого, мы приступили к выполнению базовых настроек, настроили воронки для лидов и сделок, роботов к ним.

Во время работы со сделкой, у менеджера может появиться потребность в технической и экономической проработке ТЗ предоставленного клиентом, для этого был создан шаблон задачи на отдел производства, таким образом менеджер смог в кратчайшие сроки поставить задачу на оценку, следить за ходом её выполнения и принимать участие в её обсуждениях, что положительно сказалось на скорости проработки.

Для руководства компании было важно сегментировать разовых и постоянных клиентов, при этом постоянным клиентом считался любой клиент, с которым была проведена хотя бы одна успешная сделка - нами были настроены роботы, которые автоматически меняли статус клиента, при создании с ним новой сделки после проведения одной успешной.

 Настроили бизнес-процесс, который в случае доставки товара до клиента (а не самовывоза), автоматически ставил задачу на дату доставки ответственному за это менеджеру, что позволило планировать доставку и упростило логистические работы в целом.

 После того как были выполнены базовые настройки мы перешли к настройкам бизнес-процессов:

 Бизнес-процессов «Согласование КП»

Составленное менеджером КП иногда необходимо согласовывать с директором по производству, в связи с этим был реализован данный бизнес-процесс, ввиду его нерегулярности процесс запускается менеджером вручную, после процесс уходит на согласование директору по производству, а если КП в сделке отсутствует, то система просит прикрепить файл в соответствующее поле в пришедшем запросе дополнительной информации. По результату согласования КП директором по производству, менеджеру приходит задание на ознакомление, с возможной новой редакцией КП

Бизнес-процесс «Согласование скидки»

В случае если требуется согласовать с руководством скидку, менеджер запускает данный бизнес-процесс. После запуска бизнес-процесса менеджеру приходит задание, в котором он указывает сумму или процент скидки, плановую себестоимость и аргументирует, почему скидку нужно предоставить. После заполнения информации бизнес-процесс уходит на согласование директору (который в свою очередь может делегировать согласование процесса на любого подчинённого). По результатам согласования менеджеру придёт соответствующее задание на ознакомление.

Бизнес-процесс «Согласование договора по версии клиента/протокола разногласий»

В случае получения от клиента договора по своей версии или протокола разногласий менеджер запускает данный бизнес-процесс. Менеджеру приходит задание, в котором он прикрепляет документы и может оставить сопроводительные комментарии. После чего бизнес-процесс уходит юристу на согласование. В случае если юрист не согласует, он указывает причину, и процесс возвращается менеджеру, также в отказе юрист может прикрепить документ со своими правками по документу. В случае если юрист согласует, процесс возвращается менеджеру на ознакомление, он в свою очередь передаёт документы директору на подпись.

Бизнес-процесс "Производство"

Запускается автоматически при переходе на стадию. После запуска бизнес-процесса на инженера автоматически ставятся задачи по шаблону в зависимости от выбранных услуг. Инженер расставляет приоритеты, сроки производства используя канбан, а также распределяет ответственных сотрудников производства за выполнение задач. После завершения каждой задачи, последовательно ставится задача на ОТК, для проверки качества.

После настройки бизнес-процессов нами было настроено автоматическое формирование счетов, договоров, спецификаций и заказ-нарядов.

Закончив работы по автоматизации CRM, мы приступили к настройке сквозной аналитики, подключили Яндекс.Директ, Google ads, сайт и площадки, на которых размещена информация о сайте клиента, благодаря чему смогли не только просчитывать стоимость лидов и сделок, но и видеть с каких площадок осуществляются переходы на наш сайт.

После настройки сквозной аналитики, мы выполнили настройку открытых линий, что позволило менеджерам общаться с клиентами удобным для них способом, через онлайн-чат на сайте, в Facebook или в VK.

В завершении внедрения, нами был написал уникальный регламент взаимодействия с CRM наибольшим образом подходящий для компании и проведен удалённый мастер-класс, который был записан на видео и впоследствии передан заказчику.

На сегодняшний день активнее всего в компании работают в CRM, с задачами, используют чаты и диск, планируют начать работать в CRM-маркетинге.

Руководство компании отмечает, удобство взаимодействия подразделений между собой. Благодаря настроенной CRM-системе клиенты не теряются, менеджеры планируют себе дела. Бизнес-процессы и автоматическое формирование документов позволяют сконцентрироваться на процессе продаж, а не рутинной бюрократии.

Сегодня мы продолжаем сотрудничество с ООО «Юком», оказываем им техническую поддержку по продукту и планируем внедрение Битрикс24 в ещё одну аффилированную компанию.