Корпоративный портал Битрикс24 для ООО «Эволюшн Менеджмент»

О заказчике

Evolution Management занимается образованием и консалтингом владельцев малого и среднего бизнеса. Компания помогает предпринимателям навести порядок в организационной структуре и автоматизировать систему управления. 

В год через услуги и мероприятия Evolution Management проходит около 10000 предпринимателей. 

География клиентов: Россия, Белоруссия, Казахстан, Узбекистан, Канада, Молдова, Украина, Кипр. 

Ситуация и задачи

Заказчик вел работу в amoCRM и решил перейти в Битрикс24. Возможностей для работы всей компании перестало хватать. CRM, как для отдела продаж, стало недостаточно. Нужно было создать эффективную рабочую среду, автоматизировать маркетинговую деятельность, работу с задачами, статистикой и аналитикой по мероприятиям и сотрудникам. 

Одна из глобальных задач — работа с внушительной базой, квалификация и гибкая сегментация клиентов. Для компании, осуществляющей большой объем мероприятий и рассылок, автоматизировать это направление было особенно актуально.

Миграция из amoCRM в Битрикс24

Перед нами встала задача избавиться от дублей и перенести достаточно большой объем данных (в совокупности порядка 20 воронок, около 75 тыс. контактов и 20 тыс. сделок). Для этого написали и запустили скрипт, который создал воронки, добавил соответственно в нужные воронки сделки с ответственными и комментариями, также всю историю сделок и записи звонков, полностью перенес контакты и компании, задачи с делами и комментариями к ним.

Зная, что перенос данных физически займет несколько дней, во время которых заказчик продолжит работать в amoCRM, то есть вносить изменения и добавлять данные, например, сделка может сменить этап, либо появится какой-то новый комментарий, «переезд» производили поэтапно. Сначала перенесли основное, далее за несколько итераций изменения, которые произошли за этот период работы сотрудников в amoCRM.

При этом мы решили распространенную проблему переезда из amoCRM в Битрикс24 — Дата создания сделки проставляется датой переноса, из-за чего сразу нарушается статистика. Мы нашли метод и разработали скрипт, чтобы отдельно отразить Дату начала работы со сделкой, тем самым ушли от потери статистики.

Доработка корпоративного портала 

1. Интеграция с «Бизон 365»

За счет интеграции из «Бизон 365» по API мы получаем в CRM информацию по всем вебинарам (название, символьный код, дату и время начала, длительность) и пользователям  (кто посетил этот вебинар, когда зашли/вышли, считаем сколько каждый пользователь провел на вебинаре).

В сделках есть поля, куда все эти свойства записываются. От значений настроена автоматика, например, если клиент провел на вебинаре:

• менее 50% времени  — сделка уходит в проваленные, проставляется комментарий «Посетил вебинар»; 

• более 50% времени — сделка автоматически переводится в успешные, проставляется комментарий «Посмотрел». Далее запускаются роботы, которые в другой воронке создают копию этой сделки. 

Предусмотрены вычисляемые поля, например, сколько всего клиент посмотрел вебинаров, эта информация также используется роботами. По всем этим полям можно фильтровать данные в CRM. 

2. Интеграция с сайтами. Универсальный конструктор форм от iTrack

Изначально мы интегрировали с CRM несколько форм регистрации на разных сайтах. Однако мероприятий и лендингов на Tilda под них становилось все больше, клиент захотел редактировать текущие формы и интегрировать новые, не обращаясь каждый раз к нашему программисту. Под этот запрос мы разработали приложение —  Конструктор форм, с помощью которого клиент может самостоятельно подключать к CRM любую кастомную форму. Прямо в конструкторе можно легко настроить поля, в которые будут подтягиваться данные из форм, распределение сделок в нужную воронку на нужные этапы, проверку дублей, назначить ответственных, указывать источник. 

Решение уже успело стать популярным среди наших клиентов по ряду причин:

• Универсальность. Можно интегрировать любой сайт и лендинг: самописный, собранный на любом конструкторе и админке — ограничений нет. Конструктор подходит как для Битрикс24, так и для amoCRM.

• Надежность. Есть подробное логирование. Не страшны перебои в работе сервера, данные не потеряются. Если информация по какой-то технической причине сразу не попала в CRM, она все равно туда автоматически попадет позже.

• Широкие возможности и вариативность в работе с данными. Например, можно устанавливать прямо в конструкторе правило для названия и примечаний к сделкам.

• Поиск дублей контактов и сделок. При дубле, данные обогащаются и не затираются.

• Можно интегрировать двухступенчатые формы и формы с оплатой. Формы можно копировать и редактировать.

3. Квалификация клиентов и опросы

По установленным условиям сделаны разграничения между квалифицированным и неквалифицированным клиентом. В зависимости от квалификации сделка создается/движется роботами по определенным воронкам и статусам. Данные по квалификации подгружаются в карточку сделки. 

После каждого вебинара проходит опрос. В зависимости от самого опроса и ответов клиента, система принимает решение в какое направление и этап, создавать сделки. Проверяется есть ли уже активная сделка в нужной воронке по этому клиенту. Ставятся задачи, например, связаться с теми, кто проявил заинтересованность.

Сложность заключалась в том, чтобы соотнести клиента, который был на вебинаре, с тем, прошедшим опрос. Ведь пользователь может поделиться своей ссылкой на вход в вебинар с кем-то еще. Учли это. Мы собираем всю информацию из «Бизон 365» по всем, кто там был, соотносим с теми, кто зарегистрировался ранее, потом создаем сделки на тех, кого еще нет в Битрикс24. 

4. Интеграция с почтовыми рассылками и автоматическое сегментирование

Подключили сервис email-рассылок SendPulse. С помощью API сделали свою доработку для автоматического сегментирования в SendPulse по адресным книгам, которое завязано на движении сделки по воронке. В зависимости от того, на каком этапе, в какой воронке находится клиент, в SendPulse создаются сегменты. 

Клиент может находиться в нескольких воронках сразу, при этом в SendPulse он будет относиться только к одному сегменту, а при переходе в новый, удалится из прошлого.

5. Отчет по движению сделок

Отчет показывает сколько сделок за выбранный период пришло в этап и сколько перемещалось. Можно увидеть эффективность работы менеджера в процессе, сколько за определенный промежуток времени он работал со сделками и переводил их из одного статуса в другой.

6. Отчет по вебинарам 

За счет интеграции с «Бизон 365» создали отчет, где по вебинарам отражается сколько пользователей зарегистрировались, зашли без регистрации, посетили вебинар, просмотрели вебинар. Цифры кликабельные, можно провалиться в список сделок.

7. Интеграция с SafeRoute

Одно из направлений деятельности заказчика — продажа собственных книг через сайт.

Мы сделали интеграцию Битрикс24 с агрегатором служб доставки SafeRoute. По API добавили модуль, который с помощью ID отслеживает статус заказа, двигает сделки по воронке и добавляет комментарии. В CRM отслеживаются данные о заказе, трек-номере, способе доставки, дате доставки. Автоматически эта информация отправляется по SMS или письмом клиенту из Битрикс24.

Таким образом, мы информируем клиента, о том, что происходит с его заказом и сами контролируем процесс доставки.

8. Экспорт данных по клиентам

В Битрикс24 по умолчанию в сделках нельзя сделать выборку по ФИО, телефону и email клиентов прямо из нужного этапа воронки. Мы создали соответствующие пользовательские поля в карточке сделки и пробросили в них данные из контакта. Теперь при необходимости эти данные попадут в экспорт.

9. Который час у клиента

География клиентов заказчика включает 8 часовых поясов. Из-за разницы во времени важно понимать, когда можно звонить/нельзя беспокоить клиента. Мы сделали доработку, которая анализирует телефонный номер, сверяя его с тайм-зоной, и отображает время в карточке контакта, карточке сделки, в канбане сделок.

10. Доработки интерфейса

• Скрыли из карточки сделки и контакта лишние для заказчика поля и вкладки.

• В задачах есть представление Мой план в виде канбана, карточки которого мы дополнили сокращенным описанием задачи, связанной сделки, информации по клиенту.

• В списочное поле с выпадающим селектом, где много значений и не удобно искать, добавили поиск.
  

11. Синхронизация данных между сущностями в CRM

Синхронизация полей между сделками и контактами

Реализовано с помощью бизнес-процессов, которые запускаются на изменение сделки и на изменение контакта. Когда в клиенте меняется ряд полей, они автоматически пробрасываются в сделку. Меняется информация в сделке, автоматом она же меняется в контакте и во всех связанных с этим контактом сделках. Разные менеджеры могут работать в разных воронках. Теперь вне зависимости от того, с какой сущностью и воронкой работает менеджер, везде будет актуальная информация.

Помимо этого, комментарий в таймлайне сделки привязывается автоматически к контакту.

Синхронизация ответственных в задачах и сделках 

Если изменился ответственный за сделку, мы соответственно настроили автоматическое изменение ответственных за незавершенные задачи по ней. По умолчанию Битрикс24 этого не умеет.

12. Телефоны и email

Если у клиента есть несколько телефонов/адресов электронной почты, то отправка сообщений/писем по умолчанию идет только на основной. Было важно учесть, что для разных целей у многих клиентов есть отдельная почта/номер. Мы сделали так, чтобы в сделке отображалось несколько видов контактных данных, а в роботах при желании можно настроить так, чтобы сообщения/письма автоматически отправлялись на нужный телефон/email клиента.

13. Общие настройки

• Настроили требуемые для работы права доступа и роли в Битрикс24.

• Подключили и настроили телефонию Mango Office.

• Подключили и настроили WhatsApp, сервисы SMS.RU и SendPulse.

• Подключили онлайн чат, формы обратной связи на сайте.

Отзыв заказчика

Валерий Горячев, СЕО Evolution Management:

«Могу смело рекомендовать iTrack. Ребята сделали для нас космическую СRM на базе Битрикс24. Их сильная сторона в том, что они в отличие от других интеграторов не будут убеждать вас сделать так, как им проще или удобнее, и не будут объяснять, почему что-то невозможно — они умеют находить решения. Ребята делают работы в срок, что редкость на рынке. И у них действительно сильная разработческая компетенция, нам сделали несколько сложных интеграций без заминок».

Результат 

• «Переезд» баз данных из amoCRM в Битрикс24.

• Настроенные роботы и автозадачи в каждой воронке. Настроена автоматическая отправка писем, смена направлений и этапов, в зависимости от параметров, квалификация клиентов.

• Автоматизация email-маркетинга и сегментации баз в соответствии с уровнем осознания и теплоты клиентов.

• Настроенная интеграция с «Бизон 365» и сайтами, отслеживается статус оплат.

• Конструктор форм для самостоятельной интеграции СRM с кастомными формами на сайтах/лендингах.

• Кастомизированный интерфейс и функционал CRM. Вариативность в работе с данными в CRM.

• Отчеты и возможность фильтровать статистику по настроенным полям.

• Аналитика по вебинарам. На какие вебинары и даты регистрировались, как эти вебинары назывались, были люди на вебинаре или нет, кто из них просмотрел более 50% и т.д. В зависимости от этих данных можно увидеть, как вебинары сказываются на продажах, анализировать конверсию, цикл сделки.