Автодор

О компании

Клиент - компания ОАО "Донаэродорстрой", входит в группу компаний "Автодор", которая занимается строительством дорог. Штат компании - около 250 человек.

Проблема, с которой обратился клиент:

Клиент попросил оптимизировать бизнес-процесс по согласованию документов, так как он занимал огромное количество времени и вовлеченности 

Цели и задачи проекта:

1. Оптимизация бизнес-процесса по согласованию договоров.

2. Создание единой базы договоров с настройкой разных прав доступа.

Что было сделано:

1. Установлена коробочная версия Битрикс24 на сервере заказчика.

2. Произведены первичные настройки: заведение сотрудников, создание оргструктуры компании, распределение доступов.

3. Реализованы бизнес-процессы в 2-х итерациях по согласованию документов.

4. Создана единая база договоров: кастомизированная индивидуальная разработка интерфейса из списков карточек договора, связанных между сотрудниками, контрагентами, включающая в себя несколько бизнес-процессов.

5. Проведено очное обучение сотрудников.

Результат:

1) Был создан бизнес-процесс по согласованию договора с 3-мя уровнями согласования и возможностью вернуть его на доработку. По факту согласования формируется лист согласования с динамическим списком сотрудников, которые принимали участие в согласовании. Список участников зависит от инициатора и от отдела, в котором он работает.

2) Был реализован проект по ведению единой базы договоров в карточках компаний путем программирования и разработки бизнес-процессов.

Пользовательский сценарий выглядит так: сотрудник из карточки компании или из живой ленты запускает бизнес-процесс на создание договора, указывает вид договора. В зависимости от вида договора, сотруднику предлагается заполнить определенный набор обязательных и необязательных полей. По завершению данного бизнес-процесса создается карточка договора в инфоблоке, и в индивидуально разработанном слайдере отображается карточка договора с определенным набором полей, который зависит от вида договора. 

3) Также при создании карточки договора формируется сквозная нумерация с набором букв (справочник аббревиатур, зависящий от вида договора) и нумерации, включая фиксацию года и месяца. Набор полей в карточке договора частично доступен для изменения вручную, частично нет (только с помощью бизнес-процесса). 

4) Существует также подслайдеры в карточке договора, которые по выбранному объекту связывает карточки договора между собой и выводит информацию о сопричастном договоре другого вида.

Вывод: Внедренный бизнес-процесс позволил существенно упростить процесс согласования договоров и сократить время, которое сотрудники, задействованные в согласовании, на него тратили.