Корпоративный портал Правительства Алтайского Края

ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ:

Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края - орган исполнительной власти региона

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ВНЕДРЕНИЯ:

1.     Организовать единое пространство для корпоративного общения на базе программного продукта, разрешенного для использования в гос. органах.

2.     Обеспечить возможность организации безопасного дистанционного доступа к данным из любой точки, где есть Интернет, в том числе с мобильных устройств.

3.     Вся информация должна храниться на защищенных ресурсах органа власти. 

4.     Повысить информированность руководителей о занятости коллег.

5.     Оптимизировать: 

• работу по планированию графика руководителя.

• ежедневный сбор и представление данных о местонахождении руководителей органов исполнительной власти Алтайского края, руководителей структурных подразделений Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края.

• взаимодействие секретаря и руководителя по вопросу поступающих звонков и посетителей.

ЧТО СДЕЛАНО ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ ПОСТАВЛЕННЫХ ЦЕЛЕЙ И РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ?

1.     Развернута коробочная версия Битрикс24 на ресурсах заказчика, настроена двухфакторная авторизация пользователей при входе на сайт (нужно не только ввести свой логин и пароль, но еще и индивидуальный уникальный код, который формируется в момент авторизации в приложении на смартфоне пользователя).

2.     Оптимизировано планирование рабочего графика руководителя (взаимодействие руководитель - помощник руководителя): 

• При создании мероприятий видна занятость участников и залов совещаний, есть возможность прикреплять материалы к мероприятиям, использовать цветовые схемы для отображения разных классов событий в календаре (существенно упрощает восприятие информации)

•  Настраивается система напоминаний о начале мероприятий;

• Синхронизированы действия руководителя и помощника по работе с графиком (планирование графика, подтверждение участия или отказ от участия в мероприятиях);

• Для каждого руководителя созданы несколько календарей («Рабочий графика», «Не забыть поздравить», «Личные события» и т.д.);

• Размещена справочная информация о праздничных днях, профессиональных праздниках и памятных датах. Доступна всем пользователям портала;

• Размещена справочная информация по залам совещаний (указаны контактные данные ответственных за бронирование зала, общее количество мест, количество мест в президиуме). Информация доступна всем пользователям портала;

• Размещена и оперативно обновляется информация о занятости залов для совещаний. Доступна всем пользователям портала, в том числе техническим специалистам, занимающимся подготовкой залов совещаний. Предварительное бронирование помещений так же отражается в системе.

3.     Оптимизировано взаимодействие участников совещания при планировании мероприятий: 

• Исключено дублирование действий разных руководителей (помощников руководителей): при создании мероприятий все участники автоматически информируются о нем (место проведения, время и продолжительность, материалы, изменения в мероприятиях). Могу подтвердить свое участие или отказаться от него указав комментарий. После подтверждения участия мероприятие автоматически встраивается в рабочий график участника;

• Повысилась информированность руководителей о занятости коллег (При этом доступ на просмотр информации гибко разграничен как к календарям в целом, так и отдельным событиям в них).

4. Автоматизирован ежедневный сбор сведений о местонахождении руководителей. Доступ к информации разграничен. Для каждого пользователя проведена индивидуальная настройка отображения данных, осуществляется сортировка и выбор сведений по заданным параметрам. Данные могут выгружаться в Excel;

5. Автоматизирован процесс оперативного взаимодействия руководителя и помощника по вопросу поступающих звонков и посетителей;

6. Сформирован актуальный справочник контактных данных, который обновляется пользователями системы самостоятельно (телефон и адрес электронной почты);

7. Проведено обучение пользователей по работе в основных разделах Битрикс24. Разработаны и размещены на портале метод. рекомендации для пользователей по персональной настройке системы и особенностям работы с внедренным функционалом.

ОТЗЫВ КЛИЕНТА: 

Автоматизирован процесс сбора информации о местонахождении сотрудников позволил на порядок сократить загруженность специалистов, показал свою эффективность. Используется в ежедневном формате. 
Коммуникации с делопроизводителями из муниципальных образований в ведению документооборота со служебной корреспонденцией ведется в закрытом ресурсе, оперативно, просто поддерживать. 
Календари используются ежедневно, но есть очень много рекомендаций по доработке мобильной версии. Пользоваться неудобно в мобильном. 
Сравнили удобство работы с задачами на платформе Битрикс и Trello. Отдали предпочтение продукт Битрикс24.