Корпоративный портал группы компаний Марвел

Корпоративный портал Битрикс24 для компании Марвел-Дистрибуция

Компания «Марвел-Дистрибуция» основана в 1991 году и является одним из крупнейших широкопрофильных IT-дистрибуторов на территории России и стран СНГ.
В продуктовом портфеле компании более 120 всемирно известных производителей IT-оборудования.
Партнерская сеть насчитывает свыше 4000 компаний более чем из 200 городов России. 
Офисы компании расположены в Санкт-Петербурге, Москве и Алматы, работают представительства в Тбилиси, Бишкеке и Ташкенте.
Миссия компании: быть проводником новейших информационных технологий в России, обеспечивая возможности для развития ИТ-рынка, и надежным партнером для поставщиков и клиентов, способствуя росту прибыльности их бизнеса.

Задача 

Чтобы занимать лидирующие позиции, к какой бы сфере ни относился бизнес, необходимо обеспечивать высокий уровень и качество работ, не только при взаимодействии с клиентами, или партнерами, но и внутри компании. «Марвел» занимает лидирующие позиции на рынке ИТ-технологий России и стран СНГ, поэтому одним из факторов, которые способствовали бы движению компании вперед и укреплению ее позиций на рынке, стала реализация потребности в оптимизации внутренних рабочих процессов компании, внедрение современных, удобных инструментов, позволяющих ускорить, упростить, повысить качество взаимодействия между сотрудниками.

Наличие офисов в разных городах также значительно усложняло коммуникацию между сотрудниками компании. Поэтому, основными задачами, которые необходимо было решить, стали:
- создание механизма, позволяющего повысить эффективность управления компанией;
- внедрение инструментов, позволяющих повысить качество, скорость и удобство взаимодействия между сотрудниками;

- автоматизация внутренних бизнес-процессов для освобождения сотрудников от рутинных операций;
- организация непосредственно рабочего процесса, возможность отслеживать, фиксировать выполнение задания, начиная от стадии постановки задачи, до оценки и анализа результатов. 

Познакомившись с разными веб-студиями и веб-департаментами, представители «Марвел-Дистрибуции» остановились на  компании «Навигатор». Была проведена серьезная предконтрактная работа, «Марвел» оценил наш подход и применяемую нами методологию. Было принято решение о внедрении корпоративного портала на платформе 1С-Битрикс. Данная платформа была выбрана, как лучшая, с точки зрения социальной сети предприятия и отвечающая всем запросам клиента.

На первой же встрече была выявлена потребность в построении четких горизонтальных и вертикальных связей в компании. Организация удобной коммуникации между многочисленными департаментами, объединение их в единой информационной системе. Необходимо было устранить множество проблем, значительно затрудняющих рабочий процесс. Например, ситуации, когда сотрудники не имели возможности оперативно найти коллегу для обсуждения срочного вопроса, или чтобы узнать о стадии и ходе выполняемых работ, или согласовать изменения в процессе выполнения задания, и прочее.
Также чётко прослеживалось желание уйти от "тонн" электронных писем в более дружелюбную среду. 
"Мы хотим дать сотрудникам инструмент и возможность общаться между собой".

Решение 
После проведения серий интервью с руководителями департаментов и сбора функциональных требований, мы провели базовое внедрение корпоративного портала на платформе 1С-Битрикс. Взаимодействие с проектной группой со стороны заказчика было очень  продуктивно, что упростило и ускорило реализацию поставленных задач. Здоровый интерес и желание сделать свою работу приятнее и комфортнее двигали проект. Это был как раз тот случай, когда мы с заказчиком общались на одной волне, эффективно взаимодействовали и быстро двигались к цели. 

На этапе базового внедрения были настроены и доработаны инструменты, позволяющие организовать взаимодействие между сотрудниками компании. Проведена настройка бронирования переговорных комнат. Для 15 комнат мы настроили дополнительные параметры. Теперь сотрудники видят не только график занятости переговорки, но и количество посадочных мест, розеток, наличие шкафа для одежды, кондиционера, маркерной доски, конференц-связи. Благодаря этому, планирование встреч и переговоров стало удобнее и эффективнее.  

Сделан расширенный профиль сотрудника. 
В профиле сотрудника информация о заместителях позволяет коллегам обратиться за решением проблемы к заместителю, при отсутствии руководителя. А наличие функциональных обязанностей и навыков позволяет найти на портале среди 1000 сотрудников человека с нужными компетенциями. Что упростило поиск внутренних ресурсов на проекты и задачи.

Визуализирована структура компании. 
После выгрузки и настройки получилась наглядная структура компании, где сотрудники могут найти нужного им человека, в разрезе департаментов. А регламент о наличии фотографии в профиле позволил сотрудникам увидеть всех своих коллег.

Созданы рабочие группы департаментов и проектов. 
Мы настроили инструменты для создания рабочих групп департаментов и проектов. Каждый департамент получил своё информационное пространство для взаимодействия. Задачи, документы, wiki, форумы – инструменты, которыми пользуются сотрудники в рамках каждой из групп.

Инструменты постановки и контроля выполнения задач.
За первый год было поставлено и выполнено более 1800 задач. Это говорит о вовлеченности сотрудников в использование корпоративного портала Битрикс.

Файловое хранилище. 
Шаблоны документов, выгруженные на портал, позволили сотрудникам всегда иметь доступ к необходимой информации. Регламенты, приказы, бланки – всё в едином интерфейсе и всегда доступно для сотрудника.

Это лишь часть работ, которые были проделаны нами. По завершению базового внедрения, была проведена серия обучающих тренингов проектной и рабочих групп. 15% вовлеченности сотрудников - такие были планы, 43% вовлеченности - так получилось в итоге.

В результате заказчик получил систему, которая обеспечила качественное и удобное взаимодействие между сотрудниками компании, не зависимо от того, находятся сотрудники в соседних кабинетах, или в разных городах. Благодаря автоматизированным бизнес-процессам и внедренным инструментам было упрощено и оптимизировано множество рабочих процессов компании, что позволило повысить скорость и качество работ в целом, а также способствовало повышению эффективности управленческой деятельности. 

Мы благодарим коллег из компании Марвел и искренне рады сотрудничеству с такими жизнерадостными и успешными людьми. А их порталу - долгих лет жизни.