Перенос данных из CRM Мегаплан в Битрикс24 для логистической компании
О компании и ее целях в Битрикс24
WEST GROUP HOLDING (Вест Груп Холдинг) занимается проектными поставками на протяжении 15 лет. Группа компаний напрямую сотрудничает с производителями оборудования для камнеобработки, полиграфии, металлообработки и представляет интересы организаций из Европы, Индии и Китая.
Количество офисов: 1 офис в г. Москве и 1 офис в г. Санкт-Петербурге.
Число сотрудников, работающих на портале: 30 человек.
Тип Битрикс24: коробочная версия - Корпоративный портал 50.
До января 2020 года сотрудники компании Вест Груп Холдинг работали в CRM Мегаплан. С ростом бизнеса потребовалась дополнительная функциональность. В качестве оптимального решения выбран Битрикс24.
Куратор компании обратился к нам за переносом существующей базы данных из Мегаплан в новую систему Битрикс24, с сохранением иерархии и связей. Требовался полный перенос:
- вложенных файлов,
- комментариев к задачам,
- описания к задачам,
- участников,
- сроков по задачам,
- даты создания главных и побочных сущностей.
По итогам миграции система Мегаплан должна быть готова к отключению. Работу всех пользователей по задачам и проектам необходимо перевести в Битрикс24. Для компании было недопустимо ссылаться на страницы или файлы Мегаплан в создаваемых сущностях Битрикс24 – работа должна вестись в одной CRM.
Процесс внедрения. Перенос данных из Мегаплан
Работу мы начали с проведения предпроектного анализа и составления плана переноса. После этого приступили к подготовке загрузки данных – определили количество задач и проектов для переноса. Задач порядка 10 тысяч – по предварительной оценке наших специалистов перенос такого объема данных занимает до 30 часов.
- Основная сложность – выборка и форматирование большого объема данных архива Магаплана.
- Основное требование – полная конфиденциальность переносимых данных и возможность полного отказа от Мегаплан.
Работать решили через API. Для распределения времени составили чек-лист:
- Выгрузка данных из Мегаплан. Данный этап включает в себя экспорт всех сущностей и задач из CRM.
- Подготовка данных для переноса в Битрикс24. На данном этапе выгружаемая информация претерпевает изменения, если требуется.
- Тестирование переноса. Прежде, чем загружать данные в Битрикс24, мы проверяем целостность импорта на небольшой «порции».
- Забор данных о пользователях из Мегаплана. Создание неактивных (уволенных в Мегаплан) пользователей в Битрикс24. Проставления всем megaplan_id
- Настройка перехватчика сообщений, оповещений и постов в живую ленту об архивных группах/постах/комментариях.
- Подтверждение клиента. Мы проверили данные с руководством на примере, чтобы убедиться в миграции по удовлетворяющей схеме.
- Перенос оставшейся части данных.
Далее следовала корректировка мелких ошибок и правки согласно замечаниям клиента.
Достигнутые результаты и преимущества внедрения Битрикс24
В развивающемся бизнесе постоянно происходят изменения: появляются новые клиенты, задачи, проекты и планы. Когда задач становится много, их сложнее импортировать, не упустив всех деталей: ответственного и наблюдателей, привязки к сделке или компании, добавленных файлов и комментариев.
В данном кейсе мы допускали мелкие ошибки ввиду масштаба загружаемой базы. При этом нам удалось сохранить взаимосвязь экспортируемых сущностей и перенести колоссальную часть работ для удобства сотрудников в новой для них системе Битрикс24.
Куратор проекта со стороны компании Бристоль доволен результатами проделанной работы.Пульс компании с момента запуска портала продолжает расти. Сотрудники Вест Груп Холдинг активно пользуются модулем Задачи и Проекты.
