Стоматологическая клиника (Автоматизация записи на прием к врачу)

Внедрение Битрикс24 в стоматологическую клинику 

DR. Ramazanov clinic - молодая и активно развивающаяся стоматологический клиника в Ростове-на-Дону. Количество сотрудников - 5 человек. 

С какими задачами обратился клиент? 

Компания для привлечения клиентов в клинику запустила продвижение в интернете. В связи с этим у руководителя стояла задача внедрить CRM, которая бы позволила автоматизировать процессы работы с заявками, увеличить доходимость в клинику, а также начать фиксировать клиентскую базу в едином месте 

После проведения презентации возможностей системы и более глубоко погружения в компанию выявили такие проблемы: 

• Переписка с клиентом происходит лично по WhatsApp врача

• Звонки не фиксируются

• Запись на прием ведется в бумажном журнале, где не всегда указан телефон

• При обращении клиента оперативно не было возможности отследить загруженность и занятость кабинетов и врачей

• Забывались клиенты, которым необходимо прийти повторно 

• Терялись клиенты, которые планировали прийти черз 3 мес. и более 

Как происходило внедрение?

Каждое внедрение силами нашей команды BRAINTOP всегда проходит по единой регламентированной системе успешного внедрения. По этому первым делом мы собрали всю информации о том как работают сотрудники компании и какие инструменты используют

После проведения аудита мы определили основных пользователей системы, а это Администратор, который фиксирует записи и работает с клиентами, руководитель, который контролирует все процессы и естественно врачи, загрузку которых необходимо фиксировать

Определили каналы привлечения и источники коммуникаций: лендинги на платформе Tilda, WhatsApp, а также моб. телефон. После чего главной задачей стало подключение этих каналов с чем мы и справились. Сайт подключили штатными возможностями платформы, а для подключения WhatsApp воспользовались сервисом интеграции I2CRM

Для работы с заявками и записями настроили “Простой сценарий” работы в CRM. Создали отдельную воронку “Запись”, в которой отображаются все заявки и организована запись на прием через поле “Бронирование ресурсов” и отдельная воронка “Прием”, где отображены этапы, которые позволяют не упустить клиентов и довести их до клиники

Обучение

Для того, чтобы внедрение прошло максимально эффективно мы провели несколько обучений:

• Ознакомительное обучение. Показали возможности системы и инструменты с которыми придется работать
• Обучение-практикум, которое прошло после всех проделанных настроек на котором с каждым сотрудником проработали ведения клиента от момента первого обращения до повторного приема 

Результаты от внедрения и дальнейшей работы в CRM Битрикс24

• Организован электронный журнал записей со всей историей посещений 

• Все обращения (заявки с сайта, сообщения в WA) фиксируются в одном месте 

• Получена возможность вести онлайн базу клиентов с разграничением прав доступа

• Приобретена возможность проводить и контролировать повторные продажи

• Автоматизирована работа с входящими заявками (клиенту приходит сообщение в WA с подтверждением о получении заявки с сайта)

• Получены аналитические отчеты эффективности каждого рекламного канала, так как фиксируются utm-метки с сайта. В отчетах наглядно видно, что приносит больше всего денег в клинику и сколько обходится привлечь клиент 

И в конечном счете руководитель получил инструмент, который позволяет не растерять клиентскую базу, а также увеличить продажи на уже привлеченных клиентов, а администратор получил удобный инструмент фиксации записи на прием и понятный алгоритм работы с клиентами