AV Group

Город / филиалы: поселок имени Морозова (Ленинградская область)

Сфера деятельности: Производство и продажа взрывчатых материалов

Число сотрудников: 100-500

AV Group — один из мировых лидеров в комплексном сервисе и производстве буровзрывных работ, а  также изготовлении взрывчатых веществ. Компания объединяет ряд предприятий, находящихся как на территории России, так и за рубежом. Группа компаний AV Group осуществляет закупки на принципах категорийного менеджмента, часть закупок консолидирована через головной офис, часть закупок осуществляется самостоятельно предприятиями в составе ГК.

Сотрудничество с INVO Group началось с приобретение лицензии на облачный тариф Битрикс24. Клиент оставил заявку через приложение Битрикс24 и принял решение работать с нами.

Компания использовала ресурсы 1С и Excel для хранения и работы с информацией. С какими запросами клиент обратился к нам:

• из-за разрозненных каналов коммуникаций с клиентами теряются заявки (пропустили звонок, не перезвонили, поздно ответили на письмо и т.д.);

• у руководства нет возможности оценить качество коммуникаций с клиентами (нет записи звонков, письма — по разным рабочим электронным почтам сотрудников);

• нет единой клиентской базы, существует риск «слива» при увольнений кого-то из сотрудников, что особенно критично в данной сфере производства;

• все файлы также разнесены по рабочим компьютерам сотрудников;

• отсутствие отлаженной системы по ведению сделок (из-за этого менеджеры допускают ошибки, неправильно распределяют время в течение рабочего дня и т.д.);

• много времени тратится на «ручную» подготовку документов;

• задачи ставятся и устно, и в чатах, и по электронной почте, так что в итоге про часть из них сотрудники забывают;

• все внутренние коммуникации тоже разрозненные, так что нужную информацию быстро не найти. Плюс сложно сделать общее оповещение сотрудников.

В Битрикс24 будут работать коммерческий отдел, бухгалтерия, а также высшее руководство и производство (руководитель).

В соответствии с этим запросом были осуществлены следующие работы:

— Внедрение CRM Битрикс24 (одно направление в сделках)

— Настройка простой автоматизации в CRM «роботы»

— Интеграция с Битрикс24 мобильной связи через сервис Мои звонки

Вся отчетность по компании велась в Excel, из-за чего руководство не могло в любой момент увидеть текущее положение дел в компании и опираться на него при принятии решений.

Как происходит общение с клиентами: каждый менеджер звонит со своего офисного телефона, пишет со своей рабочей почты. Соответственно, звонки потом для контроля качества прослушать нельзя, а переписки могут быть разбросаны по разным почтовым ящикам (например, с этим клиентом работали разные менеджеры).

Более того, менеджеры периодически забывают перезвонить клиенту в нужный момент (например, после отправки и т.д.), из-за большого количества заказов в работе упускали какие-то детали.

Много времени уходит на формирование счета, договора и прочих документов. Все документы и остальные рабочие файлы каждый сотрудник хранит на своем рабочем компьютере. Так что при необходимости придется тратить время на запрос и отправку файлов другим сотрудникам.

Для решения рабочих вопросов менеджеры используют и офисные телефоны, и электронную почту, и подходят к коллегам лично. На это тратится много времени, а потом нужную информацию быстро не найти (в каком было чате/ “нет, я точно записывал на этот листик”).

Сложность была и с постановкой задач. То, что было озвучено в устном формате, периодически забывалось и не реализовывалось на практике.

Настройка портала прошла в плановом режиме. Для того, чтобы сотрудники смогли максимально быстро разобраться с функционалом Битрикс24 и начать применять его в работе, клиент также дополнительно приобрел у нас услуги по обучению: учебные курсы “Пользователь CRM” и “Администратор CRM”.

Работа с решением

Клиент продолжает работу в CRM-системе Битрикс24.

Все рабочие файлы теперь хранятся на Диске Битрикс24. Также был решен вопрос с единой клиентской базой. Теперь она есть на портале компании и надежно защищена от утечки данных. И по каждому из клиентов видна история коммуникаций. Так что новому человеку не требуется слишком много времени и титанических усилий, чтобы заменить ушедшего сотрудника и продолжить работу с клиентом.

Благодаря появлению системы по ведению сделок повысилось количество отгрузок и качество работы (по итогам обратной связи от клиентов).

Все внутренние коммуникации теперь ведутся в Чатах, а функционал Новости используется для массового оповещения сотрудников и проведения опросов. Все задачи фиксируется в Битрикс24, так что благодаря автоматическим уведомления сотрудники не забывают о дедлайнах, а руководители всегда видят ход работ по тому или иному заданию. Плюс активно используется функционал по проектной работе.

Благодаря бизнес-процессу по согласованию договоров сотрудники тратят гораздо меньше времени и усилий на подписание документов, а правки при необходимости стало внести гораздо проще.

В целом с внедрением Битрикс24 возросла эффективность работы и бизнеса в целом.

Настройка портала и интеграция сервиса Мои звонки прошли в штатном режиме. Компания оставила положительную обратную связь по итогам стартового внедрения Битрикс24. Сотрудничество с INVO Group продолжилось, клиент заказывал у нас услуги по бизнес-процессам и пакеты сопровождения.