НИЦ СИНТЕЗТЕХ ООО

Город / филиалы: г. Сочи

Сфера деятельности: производство и продажа 

Число сотрудников: 5-10

Компания ранее не пользовалась какой-либо CRM-системой. Для того, чтобы улучшить бизнес-процессы компании, проводился отбор подрядчика. После посещения официального сайта invo.group выбор был сделан в нашу пользу.

Компания занимается производством и розничным/оптовым сбытом биологически активной добавки к пище под брендом SYNTHESIT.  Основные сложности заключались в отсутствие единой клиентской базы, общении с клиентами и внутри компании по множеству разных каналов коммуникаций, отсутствии инструмента контроля поставленных задач, нерациональном расходовании времени на рутинные операции. Также в имеющейся инфраструктуре не было возможности для развития агентской сети. Акцент — отдел продаж компании.

Поэтому клиенту нужны были такие инструменты, как CRM, настройка простой автоматизации, шаблоны документов и писем.

Как выполняли

Были выполнены следующие работы:

— Стартовая настройка портала Битрикс24 (до 10-ти сотрудников, два направления/воронки сделок)

— Настройка простой автоматизации в CRM «роботы»

— Настройка шаблонов email писем/шаблонов задач в CRM

— Настройка шаблона печатной формы документов

— Интеграция одного номера WhatsApp с Битрикс24 через приложение

У компании крупная клиентская база. При этом все контакты хранились в Excel, а звонки не фиксировались где-то в одном месте и велись с личных телефонов. В этих условиях менеджеры могли пропустить звонок клиента и потом забыть перезвонить. Но и в случае состоявшейся коммуникации у руководителя не было возможности позднее прослушать звонок, чтобы оценить качество работы сотрудника. Более того, часть общения с клиентами велась сотрудниками через WhatsApp, что тоже нельзя было никак отследить.

Переписки по электронной почте также осуществлялись с разрозненных рабочих ящиков, что также неудобно в случае отсутствия кого-либо из сотрудников плюс с точки зрения контроля со стороны руководства. 

Значительную часть рабочего дня занимало формирование документов вручную (КП, договоры, счета, акты). Тут и вероятность допустить ошибку становится выше ввиду человеческого фактора.

У руководства также был запрос на аналитику, чтобы принимать решения на основе точных данных, оценивать эффективность тех или иных расходов.

Настройка прошла в плановом режиме. Поскольку клиент ранее не работал в CRM-системах, он приобрел у нас учебный курс «Пользователь CRM».

После проведения настройки портала и проведения обучения компания ведет работу в Битрикс24.

Теперь рабочие процессы внутри компании стали более автоматизированными:

а) пример с новыми заявками

— поступила новая заявка — уведомление ответственному сотруднику

— один день «простоя» заявки — еще одно уведомление сотруднику

— он не обработал ее в течение 2 дней — теперь уведомление и для руководителя

б) проверка получения товара

— на запланированную дату поступления товара планируется звонок клиенту — уточнить, получен ли товар.
Все коммуникации теперь завязаны на Битрикс24, так что теперь легко поднять историю общения с любым клиентом. Забыть перезвонить или потерять входящую заявку в общей массе теперь не получится.

Менеджеры больше не тратят время на «рукописные» документы, а быстро генерируют их в Битрикс24. Высвободившееся время более эффективно расходуется на другие задачи.
Это касается и шаблонов писем, что ускорило процесс коммуникаций.
Сотрудники активно используют и все остальные возможности Битрикс24: чаты, задачи и т.д.

Внедрение Битрикс24 позволило повысить эффективность работы сотрудников, снизить влияние человеческого фактора, улучшить качество работы с клиентами.

Благодаря пройденному учебному курсу сотрудники быстро разобрались с функционалом Битрикс24 и приступили к активному использованию в работе.

Компания INVO Group получила обратную связь — 9 баллов из 10 возможных.

Оценка работы сотрудников

Бизнес-аналитик — 9 из 10

Менеджер отдела сопровождения — 9 из 10

«Устраивает все, нареканий нет. Всегда все на связи, все четко организовано у вас». 

После настройки и обучения клиент приобрел у компании INVO Group пакет услуг по сопровождению.