Установка коробки и обучение настройке портала для компании Логос

О компании и её целях в Битрикс

LOGOS – рекламное агентство в сфере автобизнеса, основанное в 2009 г.:

• Проводит тренинги для отделов продаж и руководителей.
• Осуществляет полное Digital-сопровождение компаний.

В 2014 г. LOGOS стала первым в России агентством, запустившим учебный центр на 1000 кв.м.

Количество представительств: 1 офис и 1 учебный центр в г. Москве.
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 15 человек.
Тип лицензии Битрикс24: коробочная версия — Корпоративный портал на 50 пользователей.

 Администратор компании Логос обратилась к нам в начале декабря 2019 года. Необходима была система для решения следующих задач:

• систему для взаимодействия сотрудников компании
• контроль входящих заявок
• ведение классификации сделок

Особенность проекта – высокая степень конфиденциальности данных. Именно по этой причине была выбрана коробочная версия Битрикс24. Работы по порталу заказчик хотел выполнять самостоятельно. Требовалось обучить их штатного администратора настройкам системы через развернутые инструкции и скайп-конференции. Мы обсудили все условия с куратором проекта и приступили к работе.

Разворот портала и настройка структуры компании

После покупки коробочной версии Битрикс24 мы получили необходимые для разворота портала данные от системного инженера компании Логос.
Установка коробки на сервер заказчика заняла у нас 1 день: система была готова к работе и дальнейшим настройкам.

Следующим этапом требовалось пригласить сотрудников и организовать внутри Битрикс структуру компании с отделами. Данная настройка была выполнена через предварительно проведенную нами демонстрацию на примере одного сотрудника и подробный инструктаж. После чего администратор портала Логос смог самостоятельно, основываясь на проведенное обучение, добавить всех коллег в систему. В результате сформирована структура компании, разделенная на четыре подразделения с подотделами:

Для настройки прав в CRM мы рассказали о принципах создания ролей администратору портала Логос. После чего он создал нужный список ролей.
Далее, отталкиваясь от структуры компании, должностей сотрудников и подразделений, мы распределили права согласно созданному списку.

Навык редактирования прав у администратора портала позволяет в любой момент внести изменения в список созданных ролей для сотрудников. Это было важно в данном проекте, так как безопасность и защита данных в компании Логос стоит на первом месте.

Интеграция почты

Для фиксации переписки с клиентами нужна была интеграция почтового сервиса. Настройку заказчик проекта планировал выполнить сам, но нужна была инструкция по подключению.

Мы выяснили, какой почтовый сервер используется в компании и написали пошаговое руководство по необходимым действиям и возможностям настроек почты.

Благодаря составленной инструкции все сотрудники, которым было необходимо сохранение переписки в CRM, успешно подключили свои почтовые ящики.

К нам часто обращаются за подобными инструкциями, чтобы минимизировать передачу данных сторонним лицам. Мы с пониманием относимся к пожеланиям клиента и составляем максимально понятные руководства.

Настройка CRM

Для настройки блока CRM мы использовали ту же схему, что и с настройкой структуры компании – демонстрацию и инструктаж для администратора портала Логос.

Такой формат позволяет изучать функционал Битрикс24 и одновременно настраивать CRM под процессы компании. Мы сохранили видео-запись с описанием настроек для заказчика, чтобы в дальнейшем можно было вернуться к материалам.

Статусы лидов и сделок на первоначальном этапе решено было оставить стандартными. Направление сделок также осталось одно – Общее.

Благодаря проведенному обучению куратор компании сможет при необходимости отредактировать элементы CRM самостоятельно.

Обучение пользователей

Чтобы пользователи Битрикс24 смогли быстро адаптироваться к новому для них инструменту, необходимо рассказать об особенностях его работы.

Четырехчасовое обучение для сотрудников компании – обязательный пункт для всех наших клиентов, которые только начинают работу с CRM-системами.

Если исключить эту часть работ по порталу, то потраченные время и средства на настройку Битрикс24 могут так и остаться невостребованными – пользователи не разберутся в логике работы и продолжат использовать свои старые средства.

Обучение для компании Логос мы провели по Skype с демонстрацией экрана, параллельно запустив запись. После завершения звонка видео-урок сохраняется и к нему можно вернуться при необходимости и посмотреть еще раз или дать ознакомиться новому сотруднику.

Для пользователей портала Логос мы рассказали об основных разделах и инструментах Битрикс24:

• Живая лента
• Моя страница
• Задачи и проекты
• Роботы и триггеры
• Чаты и звонки
• Группы
• База знаний
• Календарь
• Диск
• Почта
• CRM
• Сотрудники
• Приложения
• Мобильное и декстопное приложение

В конце обучения наш специалист ответил на возникшие вопросы, касающиеся работы в Битрикс24. Это помогло осветить неясные моменты и определить еще несколько преимуществ Битрикс24, позволяющих автоматизировать регулярные действия некоторых сотрудников.

Итоги по проекту

В данном проекте мы постарались максимально упростить введение администратора Логос в работу с Битрикс24. Составили инструкции и провели несколько профильных уроков по обучению работе и настройкам портала, которые в дальнейшем можно будет применять самостоятельно.

Разворот коробки на сервере Логос прошел по запланированному сценарию в минимальные сроки, благодаря нашему опыту по данной части работ.

Поставленные в этом проекте задачи выполнены:

• Создан единый портал для сотрудников компании. Нет необходимости переписываться в социальных сетях и беспокоить друг друга звонками – общий чат и живая лента заменили сторонние сервисы.
• Переписка и входящие заявки автоматически фиксируются в CRM. Новые клиенты не затеряются среди старых заявок.
• Сделки классифицированы по стадиям, их легко и быстро можно обработать, перемещая по воронке к успешному завершению.

Проект реализован нами за 22 часа. Впереди – переговоры об оказании услуг технической поддержки и дальнейшее сотрудничество с компанией Логос.