Коробочный Битрикс24 для ООО «ПНЕВМОТЕХ»

О заказчике

История и опыт
ООО «ПНЕВМОТЕХ» с 1997 года поставляет на российский рынок компрессорное оборудование промышленного назначения и запчасти ведущих отечественных и зарубежных производителей.

Услуги
Осуществляет доставку, ремонт и полный комплекс работ по сервисному обслуживанию оборудования.

Местоположение
Главный офис, склады и сервисный центр находятся в Москве.

Клиенты
Клиенты организации – крупнейшие компании федерального значения в сфере пищевой продукции, фармацевтики, автосервиса, строительства и производства: Русал, Башнефть, Калашников Концерн, Мегафон, Сбербанк, РЖД, Красный Октябрь, Аскона, Мосгортранс, Мираторг, Шереметьево, Bridgestone и др.

Причины обращения и ситуация

До внедрения Битрикс24 сотрудники пользовались самописной СRM, которая не обладала достаточным функционалом и скоростью, приходилось вести учет в Excel. База и объем работ возросли настолько, что старая система перестала справляться с задачами.

В связи с активным ростом и наймом новых сотрудников потребовалось автоматизировать внутренние процессы в самой компании (оплата счетов, согласование и утверждение договоров, КП).

Проекты у компании длительные, могут достигать 2-х лет. Из-за человеческого фактора, например, отсутствия/увольнения ответственного сотрудника, сложно было найти информацию и отследить всю историю по сделкам.

• Источники поступления заявок: тендеры, входящие письма, личные коммуникации, входящие звонки, сайты.
• Пользовались самописной СRM и файлами Excel
• Проекты длительные
  
  

Что мы сделали?

ООО «ПНЕВМОТЕХ» оказана услуга по базовому внедрению Битрикс24 (коробочной версии).

АВТОМАТИЗИРОВАЛИ:

• Учет и фиксацию входящих обращений (лидов).
• Работу по обработке и ведению сделок-проектов.

ИМПОРТ БАЗЫ
Загрузили представленную клиентскую базу. Все хранится в одном месте.

ИНТЕГРАЦИЯ С САЙТАМИ
Настроили интеграцию с 3-мя сайтами. Заявки падают сразу в CRM.

ВОРОНКИ ПРОДАЖ
Настроили три отдельные воронки по:

• тендерам;
• общим сделкам;
• проектам.

При этом, на разных этапах воронок настроена автоматическая постановка задач ответственному исполнителю.

LIFETIME VALUE (LTV)
LTV (пожизненная ценность) – это важнейший показатель, который показывает финансовую ценность каждого клиента в долгосрочной перспективе. Наши специалисты придумали как считать LTV в Битрикс24 и создали специальные поля, отражающие маржинальность по компании прямо в карточке CRM. Теперь по каждой компании учитывается количество денег, которые она принесла по всем сделкам, и маржа. Формируется понимание насколько этот клиент важен.

СУММА ЗАДОЛЖЕННОСТИ
Добавили в карточку поля, которые автоматически рассчитывают сумму задолженности клиента и самой организации перед поставщиком. Менеджерам больше не нужно делать это вручную.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ
Разработали и настроили автоматические бизнес-процессы (БП) внутри компании. Используя дизайнер БП и программирование, создали бизнес-процессы для живой ленты Битрикс24 (ЖЛ) и для CRM.

Оптимизировали длительную процедуру согласования/корректировки документов:

• Согласование договора.
• Выставление счета и согласование счета на оплату.
• Согласование технико-коммерческих предложений (ТКП).

В БП участвуют много согласующих и на каждом этапе они могут вернуть документ исполнителю для корректировки. БП запускаются из ЖЛ и CRM. Ход согласования БП и различные уведомления, например, направление документа на корректировку, появляются в ЖЛ.

ИНСТРУМЕНТЫ КОНТРОЛЯ
Контроль персонала и бизнес-процессов – необходимое условие успешной деятельности. Руководитель без правильной системы контроля вынужден тратить на контроль работы персонала почти столько же времени, сколько бы он потратил на ее выполнение.

В целом с помощью правильно настроенной CRM можно сделать этот процесс минимально трудоемким. По запросу заказчика мы разработали и настроили инструменты для оперативного мониторинга и контроля деятельности менеджеров. Например, сделку нельзя перевести на следующий этап без ввода определенных клиентских данных, контроль установлен вплоть до формулировок. Также система не даст завершить сделку, если за клиентом числится задолженность. Когда менеджер попытается завершить такую сделку, его руководителю дополнительно придет уведомление.

ПРАВА ДОСТУПА
Много работали с правами доступа для разных отделов. Например, по желанию заказчика, сделку на определенном этапе нельзя откатить назад, чтобы не создавать лишние задачи.

ОТЧЕТЫ
Настроили в CRM все необходимые отчеты, в том числе для каждого отдела. Провели обучение по созданию новых отчетов во всех разрезах имеющихся данных.

ОБУЧЕНИЕ
Провели для сотрудников обучение и аттестацию по работе в Битрикс24.

Результат и преимущества от внедрения

Решили боли заказчика. Наши специалисты успешно реализовали желания заказчика и сделали Битрикс24 универсальным и стабильным порталом для работы всей компании.

Мы помогли снизить «рутинную» нагрузку на менеджеров и их руководителей, стандартизировать хранение документов и работу с проектами, сделать ее более прозрачной. Система функционально отвечает требованиям и нуждам заказчика. Процессы автоматизированы. База и данные хранятся в CRM, и работа ведется в одном месте.